當(dāng)前人事檔案的數(shù)字化管理存在的問題及解決辦法

引言：隨著社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，社會越來越關(guān)注人的綜合發(fā)展，而不是只單看人的知識儲備和學(xué)歷，所以很多企業(yè)在選用員工的時(shí)候都要調(diào)看個(gè)人的人事檔案，人事檔案對于個(gè)人的學(xué)習(xí)和發(fā)展具有重要的影響，是個(gè)人的成長經(jīng)歷外向化的表現(xiàn)，個(gè)人在享受社保等國家服務(wù)的時(shí)候也要用到人事檔案，基于這樣的發(fā)展背景，我國的人事檔案管理也由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，在各項(xiàng)管理中都體現(xiàn)著現(xiàn)代化和人性化，但是由于管理意識不到位、制度不完善以及人員的素質(zhì)有待加強(qiáng)等，我國的人事檔案管理數(shù)字化管理仍存在一些不足，這都需要相關(guān)人員去優(yōu)化解決。
一、人事檔案的特點(diǎn)
（一）流動性
人事檔案就像是具體化的身份證，它是隨著個(gè)人的流動而流動的，不同于其它的檔案，人事檔案會隨著個(gè)人的崗位變動而發(fā)生變動，而且會隨著個(gè)人的閱歷增加而逐漸豐富。
（二）現(xiàn)實(shí)性
人事檔案具有較強(qiáng)的客觀性，它記錄了個(gè)人的學(xué)歷、工作情況以及道德和法律素養(yǎng)，是個(gè)人品質(zhì)的實(shí)際記錄，所以具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性[1]。
（三）保密性
人事檔案管理所涉及的內(nèi)容比較全面，不僅包括自己的基本信息、政治面貌，還包括其家人的信息和社會關(guān)系，此外還包括其職場經(jīng)歷和職業(yè)評價(jià)，具有極強(qiáng)的保密性，法律規(guī)定，任何人不得隨意查看個(gè)人的人事檔案，只有通過正常的法規(guī)程序方可查看。
（四）全面性
人事檔案的全面性是最顯著的特征，人事檔案涵蓋了個(gè)人生活的整個(gè)階段，無論在學(xué)校還是任職期間，亦或者是參加各種政治活動期間，在人事檔案中都會找到這些事跡的信息，此外還包括個(gè)人受到的表彰和處分，還包括個(gè)人的家庭結(jié)構(gòu)，具有很強(qiáng)的全面性。
（五）真實(shí)性
人事檔案的社會作用要求其必須具備真實(shí)性，只有保持真實(shí)性才具有可參考的價(jià)值，也正是因?yàn)槿耸聶n案的真實(shí)性，學(xué)校和企業(yè)才如此重視人事檔案資料的查看和記錄。
二、人事檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)及作用
（一）人事檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)
查閱的靈活性
人事檔案數(shù)字化管理在查閱起來具有很強(qiáng)的靈活性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔在查閱的時(shí)候不僅受時(shí)間的限制，還受空間的限制，管理人員翻箱倒柜可能還無法準(zhǔn)確找出，除此之外紙質(zhì)檔還容易受潮、受損。而數(shù)字化管理則有效彌補(bǔ)了這些缺點(diǎn)，打破了時(shí)間和空間上的限制，管理人員利用現(xiàn)代設(shè)備對人事檔案進(jìn)行掃描并分類，查閱的時(shí)候只要輕敲鍵盤就能輕松找出，具有很強(qiáng)的便捷性。
持久保護(hù)性
人事檔案的真實(shí)性和全面性決定了它具有法律保護(hù)性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔在查閱的時(shí)候會不停地翻閱，對人事檔案會造成不同程度的磨損，遇到火災(zāi)更是會帶來更大的損失。而人事檔案的數(shù)字化管理則避免了查閱時(shí)對檔案的損毀，不僅方便快捷，還十分安全，可以加密，也可以異地備份。
管理的安全性
人事檔案的數(shù)字化管理具有很強(qiáng)的安全性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔很容易受不法人士的修改和銷毀，而數(shù)字化管理的運(yùn)用則可以有效避免這一狀況，不僅是檔案管理人員，任何人調(diào)看和更改人事檔案信息都會在日志上留下查看和更改日期，這樣也就有效避免了人事檔案被非法改動或銷毀的現(xiàn)象。
（二）人事檔案數(shù)字化管理的作用
降低管理成本
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理方面不僅要耗費(fèi)大量的勞動力，隨著人事檔案數(shù)量的增加，還要占據(jù)一定的空間，這些建設(shè)都需要很多的資金做支持，而數(shù)字化管理則省去了空間上的限制，只需要簡單的設(shè)備和足夠的存儲空間就行，而且所需要的管理人員也不需要太多，管理起來也比較便捷，有效地降低了管理成本。
提高工作效率
人事檔案的數(shù)字化管理可以有效提高工作效率，無論是在記錄方面還是查閱方面，亦或者是管理方面，都能有效地節(jié)約時(shí)間成本，不僅可以有效提高工作效率，還能有效提升人事檔案資源的利用率。
利于保護(hù)檔案原件
這和其管理的安全性是分不開的，人事檔案的數(shù)字化管理由于其技術(shù)作為支撐，所以對原有文件具有很好的保護(hù)性，避免出現(xiàn)有意無意損壞的現(xiàn)象。
三、當(dāng)前人事檔案的數(shù)字化管理存在的問題
實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理不是一蹴而就的，它需要經(jīng)歷一個(gè)漫長的發(fā)展時(shí)期才能逐漸實(shí)現(xiàn)，不僅需要有設(shè)備的支持，還需要管理人員有完善的管理意識和素養(yǎng)[2]?？v觀我國目前的人事檔案數(shù)字化管理，主要存在以下幾點(diǎn)問題：
（一）硬件措施不完善
想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，首先需要有完善的設(shè)備作為支撐，但是由于我國幅員遼闊，很多偏遠(yuǎn)地區(qū)缺少經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，或者是缺乏數(shù)字化管理意識，所以缺乏對有關(guān)設(shè)備的投入，不僅要具備掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)，還要有完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，硬件設(shè)備的缺乏在一定程度上阻礙了人事檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。
（二）管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)
人事檔案的數(shù)字化管理不僅要具備完善的硬件設(shè)備，還要具備有素養(yǎng)的管理人員，但部分管理人員卻缺乏相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。不僅沒有掌握專業(yè)的檔案管理技能，還沒有工作責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)懶散的工作態(tài)度。
（三）人事檔案的利用率較低
這主要來源于兩方面的原因，首先是部分社會人士沒有養(yǎng)成良好的檔案利用意識，很多高校畢業(yè)生在畢業(yè)以后對自己的學(xué)籍檔案不管不顧，很多企業(yè)也只聽?wèi)?yīng)聘者的一面之詞；其次，由于我國人事檔案的數(shù)字化管理開始時(shí)間不長，所以很多功能還沒有被開發(fā)出來，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源的互通和利用率也比較低。
四、優(yōu)化人事檔案的數(shù)字化管理的對策
（一）加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的完善
相關(guān)管理部門要加強(qiáng)對一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)扶持，不僅要完善其硬件設(shè)施，還要加強(qiáng)相關(guān)軟件的開發(fā)，可以相應(yīng)增加人事檔案管理部門，要建設(shè)一整套的硬件和軟件設(shè)施基礎(chǔ)，同時(shí)還要根據(jù)當(dāng)?shù)氐男枨蠛托聲r(shí)代的特色建立相應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息還要做好保密和備份工作，進(jìn)而在根源上保證人事檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)現(xiàn)。
（二）提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
人事檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)現(xiàn)還需要不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先要提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其要具備數(shù)字化管理的技能，其次要提升管理人員的道德素養(yǎng)，端正其管理時(shí)的工作態(tài)度，樹立為人民服務(wù)的心態(tài)。
人事檔案管理部門要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，不僅要加強(qiáng)其專業(yè)技能上的培訓(xùn)，更要加強(qiáng)其理論知識上的培訓(xùn)，從而不斷培養(yǎng)出更多復(fù)合型的人才[3]。對于工作中出現(xiàn)的問題可以進(jìn)行記錄并總結(jié)，進(jìn)而加強(qiáng)培訓(xùn)的針對性，另外人事檔案管理人員還需要不斷學(xué)習(xí)新技能，以不斷提升工作效率。
（三）完善人事檔案數(shù)字化流程
科學(xué)的人事檔案數(shù)字化流程可以促進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的長久發(fā)展，所以應(yīng)該對人事檔案的數(shù)字化管理流程進(jìn)行規(guī)范和完善，主要可以遵循以下幾條流程：
查漏補(bǔ)缺。人事檔案管理工作首先應(yīng)該保證人事檔案資料的完整性，對于一些圖片或者文件也要做好記錄，并做到事無巨細(xì)，對已經(jīng)掃描好的文件要及時(shí)進(jìn)行篩查，發(fā)現(xiàn)不完整或者缺少的檔案要及時(shí)進(jìn)行整補(bǔ)。
編碼排序。針對于已經(jīng)篩查過的人事檔案要進(jìn)行科學(xué)分類，并要進(jìn)行編碼，以方便后期的管理和查閱，要注意編碼的連續(xù)性。
建立目錄?？茖W(xué)建立目錄可以使管理工作變得更加高效，也更方便后期的檔案查閱，可以根據(jù)上一步的分類進(jìn)行目錄編排，需要注意的是，目錄的內(nèi)容和頁碼要與正文的內(nèi)容和頁碼對應(yīng)。
錄入電腦。對于已經(jīng)整理好的人事檔案資料要進(jìn)行掃描入庫，掃描的時(shí)候需要格外注意圖片的完整性，掃描時(shí)要和文件分開進(jìn)行掃描，但歸檔時(shí)要記錄在同一個(gè)文檔里。
（四）加強(qiáng)數(shù)字化人事檔案管理技術(shù)
首先檔案管理人員在使用數(shù)字化管理的時(shí)候不要拋棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔，以防數(shù)字檔丟失而造成的麻煩，可以采取紙質(zhì)檔和數(shù)字檔并存，以提升管理的安全性；其次檔案管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，還要不斷學(xué)習(xí)并引進(jìn)新的管理技術(shù)，不斷提升檔案管理的科學(xué)性和質(zhì)量。
總結(jié)：隨著新時(shí)代的發(fā)展，人事檔案的管理也由原來的紙質(zhì)檔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔，這很大程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔的不足，不僅可以有效節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本，還能有效提升管理效率，這也相應(yīng)提升了人事檔案資源的利用率；人事檔案管理人員應(yīng)該不斷提升自身管理的水平，加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而使人事檔案的數(shù)字化管理朝著更長久的方向發(fā)展。

本文來源：《魅力中國》：http://m.00559.cn/w/wy/25805.html