提升非營(yíng)利組織檔案管理工作實(shí)效性的策略

近些年來(lái)我國(guó)各種非營(yíng)利組織層出不窮，與此同時(shí)，國(guó)家也加強(qiáng)了對(duì)其的支持力度，但從目前來(lái)看，部分非營(yíng)利組織在實(shí)際開(kāi)展捐贈(zèng)物資檔案管理的過(guò)程中還存在著較多的不利因素，對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著一定的阻礙作用，這既不利于物資捐贈(zèng)實(shí)際情況的完整呈現(xiàn)，也難以為后續(xù)工作的開(kāi)展提供參考，基于此，有必要對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化策略展開(kāi)更加深層次的探討。

一、研究背景

對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)，非營(yíng)利組織本質(zhì)上其實(shí)屬于第三部門(mén)，同政府共同開(kāi)展社會(huì)治理工作，為公眾提供各方面的公共服務(wù)，是當(dāng)前整體國(guó)家治理體系中至關(guān)重要的組成部分。非營(yíng)利組織向公眾所提供的公益服務(wù)以及物資在極大程度上需要依靠募捐，這也是其重要的資金來(lái)源渠道，直接關(guān)系到非營(yíng)利性組織未來(lái)的發(fā)展情況，并影響著項(xiàng)目本身影響力和可持續(xù)性。檔案管理是非營(yíng)利組織所開(kāi)展物資募捐工作的重要環(huán)節(jié)之一，對(duì)于非營(yíng)利組織的募捐物資接收能力以及工作效率有著直接影響，所以筆者將立足于檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

二、提升非營(yíng)利組織檔案管理工作實(shí)效性的策略

（一）建立健全募捐物資檔案管理制度

通常情況下非營(yíng)利組織內(nèi)部都會(huì)建立起一定的運(yùn)行機(jī)制，但從目前來(lái)看，非營(yíng)利組織針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)制度的建立并不完善，這便導(dǎo)致檔案管理人員工作的開(kāi)展規(guī)范性難以有具體制度參考，制約了檔案管理的實(shí)效性。檔案管理制度的建立不僅要起到對(duì)于檔案管理行為的有效約束和規(guī)范作用，還能夠加強(qiáng)對(duì)于工作人員的管理，切實(shí)發(fā)揮出其應(yīng)用的作用，從根本上提升工作人員對(duì)于檔案管理的重視。規(guī)章制度的欠缺會(huì)使得非營(yíng)利組織開(kāi)展的物資募集工作出現(xiàn)紕漏，進(jìn)而增加被人鉆空子謀求自身利益的風(fēng)險(xiǎn)，所以要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理制度的重視。基于此，非營(yíng)利組織應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前工作中普遍存在的問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以達(dá)到對(duì)于檔案管理人員的有效規(guī)范作用。

在當(dāng)前對(duì)于非營(yíng)利組織捐贈(zèng)物資檔案管理方面我國(guó)并未出臺(tái)統(tǒng)一的辦法，但在各種門(mén)類(lèi)以及載體檔案方面已經(jīng)有與之相對(duì)應(yīng)的規(guī)范，并對(duì)其中的整理方式進(jìn)行了更加詳細(xì)的規(guī)定，包括《歸檔文件整理規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等等，非營(yíng)利組織應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)規(guī)定的中的要求建立起相應(yīng)的考核制度以及責(zé)任制度，將捐贈(zèng)物資檔案管理細(xì)化下分到各個(gè)工作人員的身上，以此提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為后續(xù)捐贈(zèng)物資的高效分配以及利用效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。以非營(yíng)利醫(yī)療機(jī)構(gòu)所募集物資的檔案管理為例，針對(duì)捐贈(zèng)協(xié)議以及集體決策會(huì)議紀(jì)要等原始資料，主要是由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案管理，而捐贈(zèng)專(zhuān)門(mén)小組指定的部門(mén)則會(huì)對(duì)捐贈(zèng)協(xié)議、接收記錄以及使用發(fā)放記錄等檔案展開(kāi)檔案?jìng)洳楣芾砉ぷ?，而工?huì)、信息科、醫(yī)學(xué)裝備科以及藥劑科則會(huì)負(fù)責(zé)管理日常維修維護(hù)記錄、設(shè)備類(lèi)信息、捐助財(cái)產(chǎn)使用計(jì)劃等檔案信息的管理[1]。

（二）加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用

近些年來(lái)我國(guó)非營(yíng)利性組織在募捐物資檔案管理方面存在著信息化水平不足的問(wèn)題，這主要是因?yàn)槠鸩酵砗鸵庾R(shí)程度不足。在采用信息化手段進(jìn)行檔案管理之前，最主要使用紙質(zhì)檔案管理，然而當(dāng)前紙質(zhì)檔案無(wú)論是在錄入還是在應(yīng)用方面都面臨著效率不高的問(wèn)題，所以有必要加強(qiáng)開(kāi)展電子檔案的建設(shè)工作，以提升非營(yíng)利組織檔案管理的信息化水平。為有效落實(shí)上述目標(biāo)，要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上加大在財(cái)力、物力以及人力等方面的投入，并對(duì)檔案信息化管理工作開(kāi)展的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化協(xié)調(diào)，以加速紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化速度。

對(duì)于非營(yíng)利組織來(lái)說(shuō)，其所募集而來(lái)的物資往往來(lái)自四面八方，而且在種類(lèi)上呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)，這便使得工作人員的工作量大幅增加。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，并緩解其工作壓力，但與此同時(shí)，檔案管理人員自身應(yīng)當(dāng)具備良好的信息化技術(shù)水平，并積極學(xué)習(xí)當(dāng)前各項(xiàng)先進(jìn)的信息化技術(shù)，與此同時(shí)還要形成相應(yīng)的崗位責(zé)任意識(shí)，切實(shí)提升捐贈(zèng)物資檔案管理的時(shí)效性。從接收、錄入、處理以及儲(chǔ)存等多方面內(nèi)容著手保障檔案信息化管理的效率。

（三）提升檔案管理的連續(xù)性

部分非營(yíng)利組織所進(jìn)行的慈善捐贈(zèng)行為大多會(huì)有著持續(xù)性的特點(diǎn)，捐贈(zèng)的對(duì)象有的需要長(zhǎng)期接受幫助，所以檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與物資捐贈(zèng)的這一特點(diǎn)相適應(yīng)，適當(dāng)提升物資檔案管理的連續(xù)性，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況的變化對(duì)檔案管理的措施進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)持續(xù)不斷地對(duì)物資應(yīng)用狀況進(jìn)行跟蹤記錄，對(duì)受助人員的各方面實(shí)際情況產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)識(shí)和了解，在此基礎(chǔ)上對(duì)救助的實(shí)效性進(jìn)行分析和判斷，結(jié)合判斷結(jié)果對(duì)相應(yīng)的救助策略展開(kāi)及時(shí)的調(diào)整工作，切實(shí)體現(xiàn)出慈善捐贈(zèng)的實(shí)質(zhì)性作用。由此可見(jiàn)非營(yíng)利組織開(kāi)展捐贈(zèng)物資檔案管理工作的重要性，其不僅能夠?qū)⑽镔Y捐贈(zèng)的實(shí)際情況更加完整和直觀地呈現(xiàn)出來(lái)，還能夠在一定程度上對(duì)后續(xù)的慈善捐助行為提供參考，對(duì)于慈善行為有效性的不斷提升有著重要作用。

三、結(jié)論：綜上所述，優(yōu)化開(kāi)展檔案管理工作能夠有效提升非營(yíng)利組織捐贈(zèng)物資管理工作效率的提升，對(duì)于非營(yíng)利組織的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。因此，非營(yíng)利組織要立足于檔案管理這一重點(diǎn)工作內(nèi)容，建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，充分發(fā)揮其對(duì)于檔案管理人員的規(guī)范作用，與此同時(shí)還要適當(dāng)引入信息化技術(shù)，提升檔案管理的效率，為非營(yíng)利組織物資募捐工作的高質(zhì)量開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。

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