事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理的若干思考分析

伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在社會(huì)上大面積普及，同時(shí)，會(huì)計(jì)行業(yè)也朝著信息化方向發(fā)展，并且逐漸建立了電子會(huì)計(jì)檔案，相比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方式，會(huì)計(jì)檔案的電子化比傳統(tǒng)紙質(zhì)材料更具有高效化，在實(shí)際的工作中發(fā)揮重要的作用。

一、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的背景

會(huì)計(jì)檔案涵蓋的內(nèi)容比較廣，包含：圖標(biāo)和文字等形式的有關(guān)材料和電子會(huì)計(jì)檔案等，用它記錄企業(yè)有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和其他事項(xiàng)。隨著我國(guó)電子商務(wù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)精細(xì)化管理也隨之提高，大量的會(huì)計(jì)資料通過電子化的形式進(jìn)行傳輸、保存；傳統(tǒng)模式下的會(huì)計(jì)憑證通過紙質(zhì)形式打印、整理、保存以及歸檔，會(huì)浪費(fèi)大量人力和物力成本，并且不利于存放，會(huì)占據(jù)大量的存儲(chǔ)空間，與節(jié)能減排的環(huán)保理念背道而馳。結(jié)合目前情況，我國(guó)相繼出臺(tái)了很多關(guān)于電子檔案的規(guī)定，根據(jù)國(guó)家規(guī)定，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)通信或計(jì)算機(jī)等方式對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。企業(yè)可以根據(jù)國(guó)家規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的保存方式，但必須滿足以下條件：第一，必須通過計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段對(duì)有效的檔案進(jìn)行傳輸。第二，一些核算系統(tǒng)可以對(duì)資料進(jìn)行接收和讀取，同時(shí)可以輸出歸檔格式的有關(guān)會(huì)計(jì)資料，并且對(duì)審簽流程進(jìn)行設(shè)定。第三，可以長(zhǎng)久保存電子會(huì)計(jì)檔案，同時(shí)能與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案建立信息檢索聯(lián)系。第四，保證檔案信息不被更改。第五，要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，以防遭到意外情況和災(zāi)害，造成資料丟失。第六，電子會(huì)計(jì)檔案具有長(zhǎng)久保存價(jià)值。

二、電子會(huì)計(jì)檔案管理面臨的問題

（一）相關(guān)制度在執(zhí)行方面的問題

在很多事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度中最重要的部分就是會(huì)計(jì)檔案管理工作，但是，在電子化會(huì)計(jì)制度建立過程中，沒有具體結(jié)合本單位的實(shí)際情況，以及缺乏考慮單位內(nèi)部控制建設(shè)等因素，至今沒有形成全面的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，然而雖然單位存在管理制度，但在具體實(shí)施過程中并不按照規(guī)定執(zhí)行，造成有關(guān)檔案管理存在辦理手續(xù)不齊全和相關(guān)流程不嚴(yán)謹(jǐn)以及職責(zé)劃分不清楚等問題，進(jìn)而使會(huì)計(jì)檔案的使用受到影響。長(zhǎng)久以來，單位在檔案管理過程會(huì)有很多錯(cuò)誤和紕漏出現(xiàn)，造成檔案管理困難等問題。

（二）注重電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施保存問題

電子檔案大多依靠計(jì)算機(jī)的軟件和硬件進(jìn)行存儲(chǔ)，很多數(shù)據(jù)的保存載體容易遭到破壞，保存載體容易受到外部物理形式損壞，有的也會(huì)出現(xiàn)氧化反應(yīng)。對(duì)于保存的要求方面，它的保管條件要高于紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。首先電子檔案的存放地應(yīng)該是防蟲和防磁以及防潮的位置，也要嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，要避免在磁場(chǎng)或陽光充足的地方。然而有很多事業(yè)單位投入信息化建設(shè)不到位，沒有建設(shè)符合存放條件的專業(yè)化檔案室，有的讓會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)代為存放到不符合標(biāo)準(zhǔn)的保存環(huán)境，還有很多單位對(duì)電子檔案沒有進(jìn)行備份，還把存儲(chǔ)盤和備用盤放置到一起，沒有對(duì)他們分開管理等，在很大程度上存在安全問題。

（三）缺乏專業(yè)的人才

隨著信息技術(shù)的不斷融入，電子會(huì)計(jì)檔案管理逐漸替代傳統(tǒng)管理形式，并且，電子化管理模式已經(jīng)成為目前主要的管理方式，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。會(huì)計(jì)檔案的電子化管理是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，但受到事業(yè)單位的人力配備不足和運(yùn)行經(jīng)費(fèi)有限等原因限制，基本不會(huì)配置網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專業(yè)人才管理電子會(huì)計(jì)檔案，一般由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和電子會(huì)計(jì)管理工作，只有當(dāng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行出現(xiàn)問題時(shí)才會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人士進(jìn)行維護(hù)。針對(duì)檔案管理和軟硬件升級(jí)維護(hù)以及系統(tǒng)安全保障等方面都不是財(cái)務(wù)人員涉及的領(lǐng)域，一般沒辦法實(shí)現(xiàn)維護(hù)的效果，會(huì)出現(xiàn)管理不善的問題。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理措施

（一）完善會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度

首先，單位要完善內(nèi)部管理體制，建立有效的信息溝通機(jī)制，并且對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管控力度進(jìn)行提升，根據(jù)政府相關(guān)規(guī)定，結(jié)合目前實(shí)際情況，通過精細(xì)化會(huì)計(jì)檔案管理方式，制定相關(guān)電子檔案的管理方案，包括：電子檔案的保存、歸檔、借閱等細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)，其次，單位要對(duì)每個(gè)崗位的職責(zé)和責(zé)任進(jìn)行明確劃分，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的互相制約，逐漸形成合理化和規(guī)范化的管理制度，通過合理的技術(shù)進(jìn)行高效控制管理，使電子檔案信息系統(tǒng)的安全性得到保證。

（二）加大信息化建設(shè)，創(chuàng)造合理存放會(huì)計(jì)電子檔案的環(huán)境

由于電子檔案載體特別依賴于存放的環(huán)境，所以企業(yè)在對(duì)載體保存環(huán)境的安全性予以重視。在安裝防盜設(shè)施的基礎(chǔ)上，也要安裝除濕和排風(fēng)等設(shè)施，同時(shí)根據(jù)倉庫面積配備防磁裝置和消防設(shè)施。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行雙重?cái)?shù)據(jù)備份，在備份時(shí)注明文件信息。在選擇磁盤方面，單位應(yīng)購(gòu)買高質(zhì)量的磁盤載體，對(duì)存儲(chǔ)盤和備用盤采用分開管理的方式。在儲(chǔ)存載體的擺放方面要加以注意，以免遭到損壞，同時(shí)要保存在防磁檔案柜和軟件盒當(dāng)中。單位要保障電子檔案信息的安全性，除了定期對(duì)計(jì)算機(jī)做好病毒查殺，還要對(duì)相關(guān)裝置做好升級(jí)和檢查工作，對(duì)病毒庫進(jìn)行升級(jí)，從根源上防止病毒的入侵，做好電子數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通過會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行記錄，其中包括很多重要信息，是單位日后的運(yùn)行和發(fā)展中的重點(diǎn)。一方面，需要提高會(huì)計(jì)檔案工作人員的思想意識(shí)，把電子化管理融入到工作人員的崗位職責(zé)中，避免工作人員在工作中出現(xiàn)隨意性。同時(shí)要對(duì)電子檔案管理制度和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)方面展開培訓(xùn)。從而進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)軟件的基本操作，能對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理細(xì)則和存放進(jìn)行深入了解。另一方面，對(duì)相關(guān)工作人員展開職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。使其增強(qiáng)使命感和責(zé)任感，使道德素養(yǎng)得到有效提升。除此之外，還要采取合理的途徑進(jìn)行復(fù)合人才的選拔和培養(yǎng)，加強(qiáng)員工之間的合作意識(shí)，使會(huì)計(jì)信息管理應(yīng)用能力得到提高。檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門要通過交流輪崗和教育培訓(xùn)以及外部招聘的方式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，使檔案管理人員和財(cái)務(wù)人員可以在管理方面和會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)方面相互提出需求，培養(yǎng)一支具有高超的技術(shù)水平和素質(zhì)過硬的電子會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍。

四、結(jié)語

伴隨信息化不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案電子化管理也較之前有所創(chuàng)新，同時(shí)，這種模式的轉(zhuǎn)變，也會(huì)存在很多問題，單位應(yīng)該怎樣運(yùn)行電子會(huì)計(jì)檔案的管理模式，充分發(fā)揮出會(huì)計(jì)電子檔案自身優(yōu)勢(shì)，是工作人員和企業(yè)管理者研究的重要方向。這也需要單位對(duì)相關(guān)信息化管理技術(shù)充分適應(yīng)，針對(duì)自身不足和問題，建立健全相關(guān)體制，為企業(yè)日后的發(fā)展帶來一定的決策作用，促進(jìn)事業(yè)單位不斷持續(xù)發(fā)展。

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