企業(yè)加強人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是企業(yè)管理工作中的一項重點內(nèi)容，在調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部員工之間的關(guān)系和人員變動的過程中起到極為關(guān)鍵的作用，確保管理工作的質(zhì)量才能為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展提供源源不斷的人力支持，而人事檔案管理制度和管理模式則是保證人事檔案管理工作規(guī)范進行的重要前提條件。結(jié)合我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，管理制度和管理模式方面依然存在著一些問題，其最主要的原因就是人事檔案管理制度與模式相對落后，無法和社會發(fā)展接軌，自然也難以為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟利益和發(fā)展空間。

一、人事檔案在企業(yè)管理中的作用

（一）戰(zhàn)略統(tǒng)籌作用

在企業(yè)人事管理中，通過對員工人事檔案進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)勢和劣勢，并梳理整合出指導(dǎo)企業(yè)開展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學(xué)的、針對性的人力資源規(guī)劃。同時，根據(jù)企業(yè)總體規(guī)劃，結(jié)合市場動態(tài)，統(tǒng)籌兼顧，不斷完善企業(yè)人力資源開發(fā)與管理，根據(jù)企業(yè)各個部門對于不同層面的人才需求，組織合理的人員結(jié)構(gòu)，使部門內(nèi)部形成人效合力的最大化，最終提高企業(yè)人事管理的效率。

（二）人才保障作用

企業(yè)具備的人事檔案越詳細、完備，越有利于管理者從中抓取和捕獲他們所需要的各類信息。從人事檔案中，用人單位能夠了解員工的家庭情況、健康情況、成長情況、培訓(xùn)情況等，從而分析員工的個人職業(yè)發(fā)展方向，根據(jù)員工的思想、政治、文化等方面，以人為本，制定科學(xué)合理的員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，讓員工在企業(yè)主管推動及個人能動下，不斷提升自我技能，實現(xiàn)自我價值，從而獲得自我認同感和企業(yè)歸屬感。員工個人的成長，是企業(yè)留住人才、保障人才的重要方式，是企業(yè)獲得人效力量的重要基礎(chǔ)。

二、存在的問題

（一）對人事檔案管理重視程度不足

首先，是個人對人事檔案重視程度不足，在填寫相關(guān)材料時具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導(dǎo)致檔案信息失真，給后續(xù)一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機構(gòu)缺乏對材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失，現(xiàn)階段，勞動人口流動性較強，參與的社會活動類型多樣化，這導(dǎo)致人事檔案的材料收集難度增加，并且相關(guān)材料形成部門缺乏材料意識，在填寫材料時不規(guī)范或者審核不嚴(yán)格，給人事檔案管理造成了一定的困難；再次，是負責(zé)檔案管理的工作人員管理意識薄弱，認為只要確保人事檔案不損壞、不丟失、不泄密即可，在實際工作過程中敷衍了事，對于如何科學(xué)管理人事檔案以及充分發(fā)揮人事檔案作用缺乏關(guān)注與了解；最后，是領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認識到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調(diào)整等方面的作用，對人事檔案管理工作缺乏關(guān)注，對于實際工作狀況缺乏了解，導(dǎo)致人事檔案管理工作沒有發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

（二）人事檔案資料質(zhì)量不高

人事檔案資料質(zhì)量不高具體表現(xiàn)為檔案資料的真實性難以得到保障，存在檔案材料造假的情況；材料檔案的完整性難以得到有效保障，存在檔案材料遺漏的情況。具體來說，導(dǎo)致人事檔案資料質(zhì)量不高的原因有以下幾方面：一是人事檔案材料的收集工作過于被動化，人事檔案管理機構(gòu)往往是被動收集檔案材料，只有本人遞交或者其他部門轉(zhuǎn)遞時才能收集到相關(guān)資料，在平時工作中沒有落實好檔案材料收集工作。這就導(dǎo)致在限期審核或者檔案檢查時，往往在倉促之間收集或者補充相關(guān)檔案材料，難以嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料審核程序，使得一些虛假材料被歸入檔案當(dāng)中，對后續(xù)人事檔案利用造成一定的影響，包括職級評定、干部選拔任命、薪資調(diào)整等。甚至于部分別有用心之人會利用虛假材料蒙騙組織，謀取不正當(dāng)利益，造成了極為惡劣的影響；二是相關(guān)材料歸檔不及時，人事檔案管理人員在接收到本人提交或者其他部門轉(zhuǎn)遞的材料時不及時進行處理，造成檔案材料積壓，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料沒有及時歸檔，導(dǎo)致人事檔案中部分材料缺失，造成了嚴(yán)重后果。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)水平低下

缺乏專業(yè)的、高水平的管理人員已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理中普遍存在的一項問題，一方面對人事檔案管理制度的認知不夠全面和清晰，另一方面也導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。為了迎合社會快節(jié)奏的發(fā)展趨勢，檔案管理人員提升自身的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)是需要嚴(yán)格落實的。就現(xiàn)階段企業(yè)的人員情況來看，很多管理人員的文化水平和專業(yè)水準(zhǔn)都需要大幅度提升，但是想要在短時期內(nèi)實現(xiàn)這一效果幾乎是不可能的，這樣的情況也為人事檔案管理工作科學(xué)化的進行增添了一定的阻礙。就修復(fù)人事檔案來說，修復(fù)工作較保存檔案和管理檔案還是有一定區(qū)別的，需要管理人員具備較高的專業(yè)能力和實踐技能，這樣才能夠?qū)ぷ髦写嬖诘膯栴}進行及時正確的處理。通過以上這些問題也能夠發(fā)現(xiàn)，管理人員的個人能力對人事檔案管理的效果具有緊密的聯(lián)系，所以要求管理人員提升自身的專業(yè)能力和管理水平也是無可厚非的。

三、加強管理的措施

（一）完善人事檔案管理機制

針對人事檔案材料質(zhì)量不高的問題，檔案管理機構(gòu)要深入分析背后的原因，從而完善人事檔案管理制度，以保障人事檔案的真實性。首先，在人事檔案材料收集方面，要制定明確的工作流程，除了本人提交以及其他部門轉(zhuǎn)遞以外，檔案管理機構(gòu)在平時工作中要及時了解檔案材料歸檔情況，對于缺少的材料要及時督促本人或者相關(guān)部門提交，增強工作的主動性，避免事到臨頭才倉促收集相關(guān)材料；其次，要建立嚴(yán)格的歸檔制度，接收到相關(guān)材料后要及時做好歸檔工作，避免材料積壓，導(dǎo)致材料丟失，要及時將相關(guān)材料補充到人事檔案中，以確保人事檔案的完整性。

（二）強化人事檔案管理的信息化

“棄檔”現(xiàn)象是目前人事檔案管理工作中普遍存在的一個問題，究其根本則是管理模式比較落后，管理制度也缺乏科學(xué)性和合理性，其中的管理內(nèi)容無法為開展人事檔案管理工作提供依據(jù)，這樣就導(dǎo)致在管理工作中出現(xiàn)各種各樣的不良情況。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術(shù)和人事檔案管理相融合，從而促進人事檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強對各項資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，企業(yè)需要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而對工作人員進行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人員信息的及時查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進人事檔案管理工作更加高效的開展。

（三）消除人事檔案管理的身份限制

現(xiàn)如今，我國企業(yè)人事檔案管理條件具有一定身份的限制，如針對高學(xué)歷的人員、政府機關(guān)部門的人員等才能夠擁有建立人事檔案的資格，然而針對農(nóng)民工這一類人卻不具備建立人事檔案的資格，這樣對維護人員的社會利益來說是極度不公平的，前者在社會上享有的福利待遇等比較豐厚，但是后者幾乎不能享用社會所提供的福利待遇，這樣的情況體現(xiàn)了社會對人員的不平等對待。所以針對這種情況，企業(yè)需要消除人事檔案管理當(dāng)中的身份限制，每個人都擁有建立人事檔案的資格，必須讓人員的利益能夠得到良好的保障。首先，可以盡量將人事檔案歸屬地設(shè)置在戶籍所在地，避免由于檔案流動過大增加管理的難度。其次，針對一些小型的民營企業(yè)，可以由管理人員對員工的人事檔案進行保存，這樣也會大大提升檔案管理工作的便捷性?？偟膩碇v，針對目前人事檔案管理中身份限制的情況，不僅會使管理人員的工作難度大大提升，也無法為人員提供一定的社會福利，對此需要采取及時有效的措施消除人事檔案對身份的限制。

四、結(jié)束語

人事檔案，是個人的全宗，也是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、社會關(guān)系、德能勤績等信息，是最直接、最真實的證明。人事檔案是人力資源開展管理工作的有力工具，是用人單位擇才、用才的重要依據(jù)。企業(yè)只有根據(jù)時代需要不斷進行革新，改進人事檔案管理，才能做好企業(yè)人事管理的數(shù)據(jù)支撐工作，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)保障。

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