淺議高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用

一、高職院校電子檔案的類型

1.用WORD、EXCEL等辦公軟件制作的電子教案、試題庫、文件、郵件、表格等等，這些用文字處理軟件生成，用字、數(shù)字、符號(hào)表達(dá)的電子檔案。

2.學(xué)校主頁上的新聞、校園風(fēng)光、視頻、招生宣傳片等等，這些用影像設(shè)備制作的動(dòng)態(tài)畫面生成的電子檔案。

3.高職院校服裝設(shè)計(jì)、機(jī)械制造、汽車工程、土木工程等專業(yè)學(xué)生繪制的CAD文件等等，這些用算法繪制的曲線圖、圖表形成的電子檔案。

4.高職院校舉辦的各類學(xué)術(shù)講座、科研項(xiàng)目報(bào)告會(huì)、各項(xiàng)重要會(huì)議的錄音等等，這些用音頻設(shè)備錄入生成的電子檔案。

5.高職院校學(xué)生學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、學(xué)校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、教職員工基本情況數(shù)據(jù)庫等等，這些用數(shù)據(jù)庫形式生成的電子檔案。

二、高職院校電子檔案效益分析

1.使檔案資源的齊全性、時(shí)效性得到提高

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的收集提供了極大的方便，檔案工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的采集與核對(duì)。方便、省力，并確保了檔案信息的齊全性。由于采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門能夠及時(shí)地通過網(wǎng)絡(luò)收集到最新的信息，確保了檔案信息資源的時(shí)效性。

2.檔案資源的歸檔速度得到提高

電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)資源共享，可以產(chǎn)生圖文、聲像并茂的效果，這些都能夠提高檔案資源的歸檔速度。

3.實(shí)現(xiàn)了文檔一體化

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使公文處理和文件歸檔有機(jī)地結(jié)合起來，使文檔一體化成為現(xiàn)實(shí)。實(shí)現(xiàn)了文書與檔案管理的接口轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案工作的效益和質(zhì)量的倍增。

4.使檔案管理人員從高強(qiáng)度的勞動(dòng)中解脫出來

檔案管理部門給每份文件編制一個(gè)唯一的分類號(hào)、檔案號(hào)以及相對(duì)應(yīng)的文件，在用戶利用時(shí)只要給出文件分類號(hào)或是主題號(hào)就可以準(zhǔn)確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強(qiáng)度的勞動(dòng)中解脫出來，減輕工作壓力、負(fù)擔(dān)。

三、高職院校電子檔案存在風(fēng)險(xiǎn)分析

1.電子檔案對(duì)設(shè)備及軟件系統(tǒng)的依賴

電子檔案是利用二進(jìn)制代碼來編制檔案信息的，人工無法識(shí)讀，必須借助一定的存儲(chǔ)介質(zhì)和相關(guān)設(shè)備才能制作和閱讀。電子檔案必須要在軟件的環(huán)境才能存儲(chǔ)和取出，電子檔案的制作質(zhì)量和使用方法、途徑、效能取決于軟件系統(tǒng)的狀況。

2.電子檔案的安全性較差

電子檔案必須借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能生成、保管和利用，開放的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案的真實(shí)性和完整有著極大威脅，“黑客”騷擾、病毒侵入及在傳輸過程中的泄密、竊取等等，這些都直接影響著電子檔案的安全性。

3.電子檔案載體的變化帶來的立卷歸檔問題

電子檔案由擬稿者直接寫在存儲(chǔ)介質(zhì)上，一經(jīng)形成就上傳到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案工作人員、技術(shù)人員共享。既可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，也可以在存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行移交。所以，電子檔案的歸檔已不能按照傳統(tǒng)的歸檔制度來執(zhí)行。

4.電子檔案的保存問題

電子檔案的載體特殊，多為高科技產(chǎn)品，它對(duì)環(huán)境的要求比較苛刻，地點(diǎn)的選擇必須將溫度、濕度、灰塵、強(qiáng)光、有害氣體這些因素都要考慮入內(nèi)，其中一項(xiàng)不合格對(duì)整個(gè)檔案工作帶來的損失是無法彌補(bǔ)的。

四、正確、高效管理電子檔案的對(duì)策建議

1.重視電子檔案的重要作用

高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)采取措施，加強(qiáng)管理。高職院校檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，改變過去重紙質(zhì)檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子檔案的歸檔工作。要加強(qiáng)對(duì)電子檔案重要性的宣傳力度，提高電子檔案在各項(xiàng)工作中利用率。

2.完善制度、規(guī)范流程

重視檔案管理人員的職業(yè)道德和安全操作意識(shí)，從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，出臺(tái)、完善相應(yīng)的管理制度。加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員具有較高的管理技能和職業(yè)素質(zhì)，熟練掌握檔案管理工作中的要求與規(guī)范，具有嫻熟的電子檔案應(yīng)用操作技巧，推動(dòng)電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高職院校要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，走出管理管理隊(duì)伍建設(shè)認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，切實(shí)增強(qiáng)緊迫感和危機(jī)感，推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。制訂適合學(xué)校實(shí)際的檔案管理隊(duì)伍規(guī)劃，配足、配好檔案管理人員，使檔案管理隊(duì)伍在職稱、學(xué)歷、年齡、知識(shí)等方面更加合理，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化、正規(guī)化。

4.加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的安全性

要針對(duì)性第加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，對(duì)相關(guān)軟件應(yīng)要進(jìn)行定期檢查、更新、維修、升級(jí)，對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)及設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)和淘汰。配備專職的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對(duì)重要文件、軟件進(jìn)行備份、更新，加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻的應(yīng)用，最大限度地保證電子檔案在傳輸、利用過程中的安全性。

電子檔案已經(jīng)實(shí)實(shí)在在進(jìn)入到我們的生活和工作中，它在高職院校檔案管理應(yīng)用的作用是不可忽視的。我們要正視當(dāng)前面臨的困難和存在問題，不斷地進(jìn)行總結(jié)、分析、創(chuàng)新，把握機(jī)遇，增強(qiáng)信心，規(guī)范相關(guān)操作流程與制度，積極采取有效措施推進(jìn)電子檔案的利用，提供更好的服務(wù)。

本文來源：《文學(xué)教育》：http://m.00559.cn/w/wy/63.html