醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進程中的難點

   中國科學(xué)技術(shù)發(fā)展進程的不斷加快，信息技術(shù)的普及，信息化產(chǎn)品種類和數(shù)量越來越多，為生活和生產(chǎn)提供了諸多的便利。醫(yī)院要對科學(xué)技術(shù)有較高的認知度，認識到應(yīng)用數(shù)字技術(shù)可以提高醫(yī)院檔案的管理效率，且能夠保證管理質(zhì)量。所以在醫(yī)院的綜合檔案管理中，實施數(shù)字化管理是大勢所趨，需要高度重視[1]。

一、醫(yī)院應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施綜合檔案管理的意義

    醫(yī)院在綜合檔案管理中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，可以將檔案資源簡化，優(yōu)化管理流程，且在檔案管理中不再受到時間和空間的限制，使數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。用戶查閱檔案資源的過程中，可以根據(jù)需求排列綜合檔案，使檔案的查準(zhǔn)率更高，使用效果更好。

    醫(yī)院應(yīng)用信息系統(tǒng)實施檔案管理，可以確保管理工作全方位展開。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理模式，可以更有效地為醫(yī)院的醫(yī)療提供服務(wù)[2]。醫(yī)院通過引進新型信息化系統(tǒng)推進數(shù)字化檔案管理的進程加快，所以，選擇更加可靠的數(shù)字化進程實施檔案管理，可以優(yōu)化綜合檔案，也為醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)工作提供便利。

二、醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進程中的難點

（一）檔案管理人員沒有更新思想觀念

    醫(yī)院綜合檔案管理工作中，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式，就是用紙質(zhì)形式記錄信息資料，之后對資料進行分類，整理之后歸檔，主要的目的是保管信息資料。如果醫(yī)院工作人員需要使用檔案資料，檔案管理人員就要將使用者的借閱資料信息告知查找資料的人員，整個的程序比較復(fù)雜。使用者借閱的過程中，管理人員需要發(fā)揮指導(dǎo)作用，還要及時更新計算機系統(tǒng)以及相關(guān)設(shè)備，對系統(tǒng)定期升級，否則，會導(dǎo)致電子文檔不能查閱。由于醫(yī)院綜合檔案管理中會受到數(shù)字化進程管理自身因素的影響，就會導(dǎo)致檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)字化技術(shù)不能充分發(fā)揮作用。

（二）檔案管理人員職能分工缺乏合理性

    在醫(yī)院綜合檔案管理工作中如果依然采用傳統(tǒng)方式，就是要將管理工作分為兩個部分，即文件管理和檔案管理。其中，實施文件管理，就是在對文件歸檔之前對資料進行收集和處理，經(jīng)過將同類的資料整合之后歸檔處理。在檔案管理工作中，重在保存歸檔的文件，并為使用者提供檔案服務(wù)。文件管理與檔案管理之間沒有關(guān)聯(lián)性，都有各自的管理職能。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在弊端，就是檔案管理人員沒有直接參與到檔案文件的搜集工作和處理工作中，由此對文件的價值不能做出準(zhǔn)確的判斷，不能統(tǒng)一管理綜合文檔。應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施檔案管理，可以將文件管理與檔案管理結(jié)合起來，但是由于管理人員各有自己需要承擔(dān)的職能，相互之間不能充分合作，就導(dǎo)致數(shù)字化管理工作很難順利展開，數(shù)字技術(shù)在綜合檔案管理中不能有效應(yīng)用。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

    綜合檔案管理中發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的作用，就是合理使用計算機軟件和硬件實施檔案管理，這就需要檔案管理人員要將收集的檔案資料整理為電子檔案，使用數(shù)字技術(shù)對檔案資料進行鑒定、檢查，維護檔案資料的安全，保證其使用的有效性[3]。這一系列的工作要保質(zhì)保量地完成，需要醫(yī)院的檔案管理人員有較高的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員具備專業(yè)水平，但是計算機操作技術(shù)能力低，檔案數(shù)字化管理工作就無法有序展開。

三、應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施醫(yī)院綜合檔案管理的有效策略

（一）檔案管理人員要更新觀念

    醫(yī)院的管理人員對綜合檔案管理數(shù)字化進程充分認識，認識到檔案管理不是簡單的保存檔案管理資料，而是要為醫(yī)院各項業(yè)務(wù)提供服務(wù)。醫(yī)院要持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，綜合檔案管理是重要的保障。所以，管理人員要對檔案管理人員的各項工作實施監(jiān)督，端正管理態(tài)度，對綜合檔案管理正確認識，積極落實數(shù)字化管理。

（二）整合各部門信息子系統(tǒng)

    應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施檔案管理，發(fā)揮計算機的作用，結(jié)合使用有關(guān)的設(shè)備，就可以查閱資料所在位置，或者直接閱讀電子文檔[4] 。醫(yī)院在應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實施綜合檔案管理工作中，重在為檔案的是使用者提供服務(wù)，將有關(guān)檔案的信息快速傳遞給使用者。醫(yī)院還需要整合各部門的信息子系統(tǒng)，做好檔案文件的歸納、整理工作，在總信息平臺呈現(xiàn)。

（三）定期培訓(xùn)綜合檔案管理人員

    醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化，需要在整個的管理過程中應(yīng)用數(shù)字技術(shù)。管理人員要能夠應(yīng)用數(shù)字技術(shù)進行資料整理、存檔，并為檔案資料的使用者提供服務(wù)。為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，醫(yī)院定期開展培訓(xùn)活動，讓檔案管理人員能夠熟練利用計算機執(zhí)行檔案管理操作，提高其綜合職業(yè)能力。

四、結(jié)束語：

    通過上面的研究可以明確，醫(yī)院綜合檔案管理中采用數(shù)字技術(shù)，充分發(fā)揮先進科學(xué)技術(shù)的作用，進行數(shù)字化進程管理，更加符合當(dāng)前的社會發(fā)展環(huán)境。醫(yī)院在綜合檔案管理中實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，促使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平有所提高。在具體的檔案管理工作中，醫(yī)院相關(guān)部門要從自身的實際出發(fā)，還要充分考慮到社會發(fā)展需求，將科學(xué)有效的管理計劃制定處理，運行新型的檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案服務(wù)作用充分發(fā)揮，對醫(yī)院各項事務(wù)的全面展開起到促進作用。

本文來源：《魅力中國》：http://m.00559.cn/w/wy/25805.html