城建檔案數(shù)字化運(yùn)用中的問(wèn)題及其發(fā)展的趨勢(shì)

引言：城建檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生一種用于檔案管理工作的方法，將各種形式的檔案資源信息以數(shù)字化的形式記錄下來(lái)，并存儲(chǔ)到硬盤(pán)中，而網(wǎng)絡(luò)又可以將這些信息資源連接在一起，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的而管理，使之成為一個(gè)有序且結(jié)構(gòu)性完整的檔案信息庫(kù)，為實(shí)際的城建檔案工作及時(shí)提供參考資料。數(shù)字化的城建檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享，從日常的工作中提升城建檔案工作的管理水平，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)職能。

一、城建檔案數(shù)字化運(yùn)用中的問(wèn)題

（一）城建檔案缺乏通用性

基層城建檔案管理部門(mén)所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)及系統(tǒng)軟件千奇百怪，一些部分專(zhuān)有的管理軟件并不能共享，而且著錄的標(biāo)準(zhǔn)也有所差異，所以城建檔案的數(shù)字化工作缺乏通用性，在一些需要多個(gè)部門(mén)合作完成的工作中，常由于這一問(wèn)題導(dǎo)致信息管理工作不能如期完成，甚至?xí)绊懝芾碚叩臎Q策，在某些程度上也限制了城建檔案數(shù)字化的發(fā)展[1]。

（二）城建檔案缺乏規(guī)范性

標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范性是有效開(kāi)展城建檔案數(shù)字化的重要前提，但是由于各個(gè)部門(mén)的管理方式不同，所以其檔案業(yè)務(wù)水平也存在差異。而且在不同地區(qū)的城建檔案管理工作中，由于經(jīng)濟(jì)水平的不用，各地的業(yè)務(wù)水平存在明顯的不均衡現(xiàn)象，城建檔案數(shù)字化工作中使用的系統(tǒng)軟件移植性較差，如果有關(guān)部門(mén)僅將數(shù)字化運(yùn)用的范圍規(guī)定于某一部分，那么就會(huì)影響城建檔案數(shù)字化工作的全面實(shí)施。

（三）城建檔案缺乏技術(shù)感

城建檔案工作所應(yīng)用的信息技術(shù)與組織工作的程序標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)固化，并未從信息化處理的形式特點(diǎn)進(jìn)行考量，更多的城建檔案文件資料的歸檔是通過(guò)磁盤(pán)或光盤(pán)的形式開(kāi)展工作，而這些形式與檔案整理、分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)并不能完全適應(yīng)，所以在實(shí)際的城建檔案數(shù)字化管理工作中，相關(guān)信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，有關(guān)部門(mén)所使用的信息化軟件水平有待提升。

（四）城建檔案缺乏素質(zhì)化

要想實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的數(shù)字化發(fā)展，有關(guān)部門(mén)就要廣泛的吸納專(zhuān)業(yè)人才，從事管理工作的人員應(yīng)當(dāng)具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，并不能以普通的計(jì)算機(jī)操作水平來(lái)衡量，需要對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件熟悉并且能夠熟練的應(yīng)用，才能滿足城建檔案數(shù)字化的要求。但就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，許多地區(qū)的城建檔案管理部門(mén)并未擁有充足的專(zhuān)業(yè)人才資源，而且對(duì)在崗人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)培訓(xùn)也并不到位，所以城建檔案數(shù)字化應(yīng)用未能發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

（五）城建檔案資金的不足

開(kāi)展城建檔案數(shù)字化管理工作需要計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)元件及輸入輸出等硬件設(shè)施，這就意味著有關(guān)部門(mén)要投入一定的資金進(jìn)行建設(shè)，但所需投入的資金數(shù)額往往超出有關(guān)部門(mén)可承擔(dān)的數(shù)額，所以需要上級(jí)部門(mén)撥款，才能完成資金建設(shè)，然而層層審批常常會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，那么城建檔案數(shù)字化建設(shè)的效率也就難以提升[2]。

二、城建檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)

在當(dāng)下時(shí)代中，信息技術(shù)成為各個(gè)領(lǐng)域工作的主要模式，尤其是在檔案管理工作中，無(wú)論是哪一類(lèi)別的檔案管理，應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展數(shù)字化的管理方式，都可以有效的提升檔案管理的效率與工作質(zhì)量。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，工作人員需要接觸大量的文件資料、圖片資料及圖紙資料等，應(yīng)用計(jì)算機(jī)與通訊線路進(jìn)行歸總，可為后續(xù)調(diào)取資料提供極大的便利，但數(shù)字化的城建檔案管理模式使檔案的生成方式也產(chǎn)生了極大的變化，推動(dòng)著我國(guó)有關(guān)部門(mén)的辦公形式逐漸朝向自動(dòng)化、無(wú)紙化的方向發(fā)展。許多城建檔案的管理工作以機(jī)讀文件為主要的形態(tài)，而且這種檔案的歸總方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用方式存在較大的差異，標(biāo)志著現(xiàn)代的工作者需要適應(yīng)數(shù)字化的工作形式，并掌握機(jī)讀形式的磁盤(pán)載體記錄檔案的工作方法。

在檢索相關(guān)檔案信息時(shí)，所獲得的信息可能來(lái)自于不同的檔案內(nèi)容中，從這些檔案中綜合的提出檔案是工作人員的本職工作，利用數(shù)字化的方式改進(jìn)城建檔案工作的傳統(tǒng)模式，成為其未來(lái)的必然發(fā)展方向，主要可包括以下幾個(gè)方面：第一，有關(guān)部門(mén)將逐步建立起完善的城建檔案數(shù)字化工作體系，健全城建檔案數(shù)字化的接收與管理流程；第二，有關(guān)部門(mén)將建立起具有地方特色的城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于為社會(huì)提供更加專(zhuān)業(yè)的資源服務(wù)；第三，有關(guān)部門(mén)對(duì)于城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用將朝向通用化的方向發(fā)展，爭(zhēng)取做到多館通用；第四，有關(guān)部門(mén)將致力于縮短城建檔案數(shù)據(jù)化錄入的時(shí)間，提升相關(guān)工作的時(shí)效性，并在城建檔案信息的準(zhǔn)確性方面加以提升，雖然采用機(jī)讀的形式，但仍要保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確度，才能夠使檔案服務(wù)更加完善。有關(guān)部門(mén)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案形式之后，可以加強(qiáng)對(duì)信息安全的管理，通過(guò)軟件加密的形式，避免相關(guān)信息的泄露，也防止了有人篡改檔案的行為，可以對(duì)歷史較為久遠(yuǎn)的檔案資料進(jìn)行妥善的保存，并延長(zhǎng)其保質(zhì)時(shí)間[3]。

結(jié)束語(yǔ)：以往有關(guān)部門(mén)在開(kāi)展城建檔案管理工作時(shí)，通常會(huì)使用紙質(zhì)的檔案記錄方式，所以有關(guān)部門(mén)在辦公費(fèi)用及人員費(fèi)用方面會(huì)花費(fèi)大量的成本，應(yīng)用數(shù)字化的管理方式以后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息變?yōu)闄C(jī)讀檔案，有效的節(jié)約了管理成本及占地空間，并且提升了檔案資料查閱的效率。數(shù)字化歸檔的方式能夠?yàn)槿藗儷@取即時(shí)信息提供便利，使資料查詢(xún)變得更加簡(jiǎn)單。

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