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新形勢(shì)下物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的有效策略分析

作者:劉冰來(lái)源:《商業(yè)觀察》日期:2022-12-06人氣:542

隨著城市化的快速發(fā)展,物業(yè)企業(yè)的規(guī)模不斷壯大,內(nèi)部結(jié)構(gòu)也逐漸復(fù)雜化,為物業(yè)企業(yè)的管理帶來(lái)一定的難度,內(nèi)部控制作為企業(yè)內(nèi)部管控的重要手段,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的必然要求,為保證企業(yè)內(nèi)部正常運(yùn)行,營(yíng)造良好的工作環(huán)境,必須對(duì)其高度重視,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)內(nèi)容,完善企業(yè)內(nèi)部管控制度,推進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、新形勢(shì)下物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

物業(yè)企業(yè)主要工作內(nèi)容是管理小區(qū)和服務(wù)小區(qū)業(yè)主,在新形勢(shì)下,隨著生活水平的提高,人們對(duì)物業(yè)管理的需求也提出了高標(biāo)準(zhǔn),為有效提高物業(yè)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量,保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展,必須要從根源做起,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制工作,完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)體系,提高企業(yè)的管理效率。物業(yè)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等情況,在企業(yè)運(yùn)行的過(guò)程中,無(wú)論哪種風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展,而將內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的監(jiān)督手段,對(duì)企業(yè)運(yùn)行中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制,可以保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)范性,提高企業(yè)資源應(yīng)用的安全性,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)[1]。工作人員是推進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的重要保障,通過(guò)建立內(nèi)部結(jié)構(gòu)體系,加大企業(yè)內(nèi)部管理力度,優(yōu)化內(nèi)部職能機(jī)構(gòu),可以規(guī)范企業(yè)員工的工作行為,提高員工的責(zé)任意識(shí),確保員工始終遵循嚴(yán)謹(jǐn)、高效的原則,強(qiáng)化企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量,滿足人們的需求。另外,內(nèi)部控制是保障財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ),通過(guò)健全企業(yè)內(nèi)部控制,可以保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,并以此為依據(jù)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)的控制,對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估,將企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降到最低,對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有促進(jìn)的作用,進(jìn)一步提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

(一)內(nèi)部控制制度不完善

健全的內(nèi)部控制制度是保證工作有效落實(shí)的前提,但目前由于內(nèi)部控制系統(tǒng)和控制目標(biāo)之間銜接不足,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度存在不完善的情況,影響工作的落實(shí)。首先,物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制流程不規(guī)范,管理機(jī)制不科學(xué),導(dǎo)致崗位之間劃分不明確,各部門(mén)之間缺少緊密連接性,內(nèi)在聯(lián)系缺如,無(wú)法保證企業(yè)管理控制工作的有序進(jìn)行,增加控制的難度。其次,物業(yè)企業(yè)由于工作的特性,其主要核心在人員的應(yīng)用,但在內(nèi)部結(jié)構(gòu)體系方面存在著不足,人員配置方面存在局限,導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制工作比較混亂,再加上權(quán)責(zé)制度不完善,在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),不能及時(shí)進(jìn)行處理,影響工作的效率。最后,物業(yè)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中,主要以規(guī)?;鲩L(zhǎng)的方式進(jìn)行發(fā)展,部分企業(yè)管理人員過(guò)多重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展規(guī)模,對(duì)內(nèi)部控制工作沒(méi)有過(guò)多重視,缺少內(nèi)部控制制度,在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)時(shí),缺少制度依據(jù),導(dǎo)致規(guī)劃的內(nèi)容與實(shí)際發(fā)展情況不符,無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展要求。

(二)缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)

風(fēng)險(xiǎn)控制是企業(yè)控制工作開(kāi)展的難點(diǎn),作為控制工作中的薄弱環(huán)節(jié),雖然有設(shè)置相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén),但對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)的建設(shè)還存在著不足,主要原因是物業(yè)企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制與內(nèi)部控制機(jī)制二者之間的聯(lián)系性認(rèn)識(shí)不足,在落實(shí)工作的過(guò)程中只是簡(jiǎn)單的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理,而沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行深入研究,在出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題時(shí),管理人員不能做出正確決策,及時(shí)采取有效的措進(jìn)行解決,無(wú)法發(fā)揮真正的價(jià)值,影響企業(yè)的管理質(zhì)量和管理水平,對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成一定的阻礙。另外,部分企業(yè)為了更大的經(jīng)濟(jì)效益,在企業(yè)管理方式方面沒(méi)有過(guò)多重視,使管理工作過(guò)于形式化,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部治理與實(shí)際發(fā)展情況不符,為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

(三)內(nèi)部控制監(jiān)督力度弱

在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)過(guò)程中,管控力度不足、內(nèi)部建設(shè)工作不到位是當(dāng)前的主要問(wèn)題,其主要原因是物業(yè)管理企業(yè)大部分都設(shè)置了基本的內(nèi)部控制體系,但對(duì)于內(nèi)部控制的監(jiān)督機(jī)制沒(méi)有過(guò)多重視,缺乏完善的監(jiān)督制度,監(jiān)督工作過(guò)于形式化,導(dǎo)致工作沒(méi)有有效落實(shí),發(fā)揮不出其應(yīng)有的價(jià)值[2]。因缺乏內(nèi)部控制制度,監(jiān)督制度不健全,導(dǎo)致企業(yè)管理工作沒(méi)有制度化,對(duì)于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)很難去及時(shí)把握、控制,缺少規(guī)范性,無(wú)法保證企業(yè)內(nèi)部控制效果,推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。另外,內(nèi)部審計(jì)工作在企業(yè)發(fā)展中占有重要的地位,對(duì)企業(yè)制定內(nèi)部控制評(píng)價(jià)機(jī)制具有協(xié)助的作用,但部分管理人員認(rèn)為審計(jì)工作只是一個(gè)形式上的工作,得不到管理層的重視和支持,嚴(yán)重阻礙了審計(jì)工作在企業(yè)內(nèi)部控制工作中的價(jià)值,內(nèi)部審計(jì)制度的缺失,導(dǎo)致內(nèi)控環(huán)境混亂,監(jiān)督工作無(wú)法有序開(kāi)展,在遇到問(wèn)題時(shí),不能及時(shí)解決問(wèn)題,進(jìn)一步的阻礙了企業(yè)的內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理。

(四)對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不足

物業(yè)企業(yè)的主要工作職責(zé)是協(xié)助業(yè)主對(duì)小區(qū)進(jìn)行管理,為業(yè)主提供便利服務(wù),與人們的生活水平和生活質(zhì)量有著直接的聯(lián)系,而物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的完善性與居民居住的幸福度有著密切的關(guān)系,必須對(duì)其高度重視。但目前,部分管理人員由于對(duì)內(nèi)部控制工作認(rèn)識(shí)不足,相關(guān)工作人員意識(shí)薄弱,對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制與企業(yè)發(fā)展之間的聯(lián)系沒(méi)有清楚的認(rèn)知,認(rèn)為只需要遵循規(guī)章制度便可,該種觀念導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制工作流于表面,發(fā)揮不出應(yīng)有效果,無(wú)法保證工作的服務(wù)質(zhì)量,影響企業(yè)的發(fā)展。

(五)工作人員綜合素質(zhì)低

工作人員的質(zhì)量是保證物業(yè)企業(yè)發(fā)展的核心力量,物業(yè)管理作為新型的服務(wù)行業(yè),在進(jìn)行招聘時(shí),對(duì)于其專業(yè)技術(shù)和學(xué)歷要求較低,再加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視人員的數(shù)量而忽視工作人員的質(zhì)量,導(dǎo)致從業(yè)人員的綜合素質(zhì)參差不齊,造成人員混亂,服務(wù)意識(shí)弱的情況,影響企業(yè)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展。另外,人才培訓(xùn)機(jī)制的缺失,導(dǎo)致員工的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)無(wú)法有效提高,也是造成專業(yè)人才和管理人員流失的主要問(wèn)題,嚴(yán)重制約工作的落實(shí)質(zhì)量。

三、提高物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的措施

(一)健全企業(yè)內(nèi)部控制制度

為保證物業(yè)企業(yè)的管理質(zhì)量和管理水平,必須健全內(nèi)部管理制度,提高管理人員管理意識(shí),加強(qiáng)管理人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的重視度。首先,企業(yè)要從員工角度出發(fā),以內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展為前提,制定完善的權(quán)責(zé)制度,明確劃分員工的職責(zé),做到有責(zé)可依,保證工作落實(shí)的規(guī)范性,提高工作效率。其次,以企業(yè)站略目標(biāo)為導(dǎo)向,結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況,建立企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),營(yíng)造良好的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境,保證相關(guān)工作人員工作的規(guī)范性,各部門(mén)之間可以有效銜接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享,為企業(yè)的決策提供正確的參考依據(jù)。最后,在完善內(nèi)部控制制度時(shí),管理人員要對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的具體情況進(jìn)行了解,對(duì)內(nèi)部控制不完善的部分進(jìn)行深入分析,以此為依據(jù),制定內(nèi)部控制管理機(jī)制,對(duì)內(nèi)部控制內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化,確保企業(yè)內(nèi)部控制工作的全覆蓋性,以此推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

(二)建立完善風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)

提高管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)是內(nèi)部控制工作中重要的內(nèi)容,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部全面化的控制,必須對(duì)其高度重視。首先,對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化,提高企業(yè)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)管理能力,在潛移默化中將風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)融入到企業(yè)內(nèi)部建設(shè)中,確保員工對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn),及時(shí)采取有效的措施控制。其次,對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式要了解,對(duì)企業(yè)內(nèi)部可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)要準(zhǔn)確進(jìn)行預(yù)測(cè)和判斷,對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行總結(jié)分析,將其作為參考依據(jù),對(duì)內(nèi)控的制度內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化,并在此基礎(chǔ)上,提高員工的認(rèn)知能力,定期進(jìn)行排查、評(píng)估,將風(fēng)險(xiǎn)控制到最低,保證企業(yè)內(nèi)部控制管理工作的質(zhì)量[3]。最后,在開(kāi)展內(nèi)部控制工作時(shí),企業(yè)管理人員要明確內(nèi)部環(huán)境建設(shè)的重要性,樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理理念,優(yōu)化內(nèi)控管理方式,采用信息技術(shù)的方式,將企業(yè)的相關(guān)信息及時(shí)進(jìn)行匯總、分析,為后續(xù)工作提供參考依據(jù),以此保證企業(yè)的健康發(fā)展。

(三)制定內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

完善的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制是保證企業(yè)內(nèi)部控制工作有效落實(shí)的重要保障,更是企業(yè)內(nèi)部控制工作發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值的前提,必須對(duì)其高度重視。首先,由于物業(yè)工作人員與小區(qū)業(yè)主之間有著直接的聯(lián)系,每位員工言行舉止都代表著物業(yè)企業(yè)的形象,所以在開(kāi)展工作的過(guò)程中,要加大監(jiān)督力度,設(shè)置科學(xué)合理的組織架構(gòu),避免出現(xiàn)職務(wù)與崗位分離的情況,嚴(yán)格禁止出現(xiàn)徇私舞弊的違法行為,保證企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。其次,建立權(quán)責(zé)制度,明確劃分職責(zé),將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén)、各個(gè)員工身上,做到有責(zé)可依,在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),可以及時(shí)找到相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)進(jìn)行處理,避免出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況,影響工作的質(zhì)量,并在此基礎(chǔ)上,對(duì)管理人員的職責(zé)權(quán)限、決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)相互制衡,以此提高內(nèi)部管控的管理力度。最后,物業(yè)企業(yè)要認(rèn)識(shí)到企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制與企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制之間的關(guān)系,準(zhǔn)確找到二者之間的關(guān)聯(lián)性,以此將相關(guān)工作進(jìn)行有效協(xié)同,形成完整的物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制體系,設(shè)定各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)流程,全方位的實(shí)現(xiàn)控制工作,確保對(duì)存在的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

(四)提高員工內(nèi)部管理意識(shí)

企業(yè)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展需要企業(yè)員工的理解和支持,更需要企業(yè)全體員工具備科學(xué)的監(jiān)督思想和管理意識(shí),基于此,為保證工作的落實(shí)效率,必須提高內(nèi)部控制工作質(zhì)量,增強(qiáng)管理意識(shí),優(yōu)化內(nèi)控管理方式。企業(yè)的管理人員要重視企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)工作,做好榜樣作用,為員工樹(shù)立正確的意識(shí)提供導(dǎo)向,深化和落實(shí)內(nèi)部控制內(nèi)容,加強(qiáng)員工的培訓(xùn)教育,提高企業(yè)文化的宣傳工作,將企業(yè)文化與內(nèi)控思想進(jìn)行有效結(jié)合,在潛移默化重視中提高員工的認(rèn)知,使其在工作中可以規(guī)范性的進(jìn)行操作,自身遵守相應(yīng)的規(guī)章制度,保證工作的質(zhì)量[4]。另外,要完善內(nèi)部環(huán)境,對(duì)企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)劃,保證內(nèi)部結(jié)構(gòu)的完整性,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況,制定內(nèi)部監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制,提高員工的思想認(rèn)知,并且企業(yè)可以設(shè)置員工溝通渠道,鼓勵(lì)員工提出建議,形成良好的工作氛圍,促進(jìn)員工的工作積極性,提高員工分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力,以此推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

(五)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作

專業(yè)性的人才是保證企業(yè)內(nèi)部控制工作落實(shí)質(zhì)量的重要保障,針對(duì)工作人員綜合素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題必須采取有效的措施解決。企業(yè)人才缺乏是影響工作落實(shí)的主要問(wèn)題,因此企業(yè)要重視招聘工作,制定完善的招聘計(jì)劃,對(duì)應(yīng)聘人員的學(xué)歷、專業(yè)以及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行嚴(yán)格要求,設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),確保其專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)符合企業(yè)發(fā)展需求,在確保其符合要求后方可進(jìn)行上崗,從源頭上保證工作人員的能力水平。與此同時(shí),企業(yè)要重視員工的培訓(xùn)教育工作,對(duì)于新入職的員工進(jìn)行崗前培訓(xùn),使其可以快速的融入到工作中,發(fā)揮其自身的價(jià)值;對(duì)于已經(jīng)入職的員工也要定期進(jìn)行培訓(xùn)教育,培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì),確保其有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí),在提高企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上,協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)部控制建設(shè)工作,為企業(yè)的發(fā)展提供原動(dòng)力。

四、其它措施

(一)制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

物業(yè)企業(yè)相較于其它企業(yè)資金規(guī)模較小,所涉及的工作內(nèi)容也存在著不同,主要經(jīng)營(yíng)范圍包括小區(qū)內(nèi)部的場(chǎng)地維護(hù)、環(huán)境整理、衛(wèi)生狀況以及常規(guī)巡查,因工作性質(zhì)的不同,企業(yè)支出主要包括人工費(fèi)用和材料設(shè)備費(fèi)用,因此在開(kāi)展企業(yè)內(nèi)部控制工作時(shí),對(duì)于收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格控制,對(duì)財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化,提高審計(jì)工作在物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的地位,制定完善的成本管理體系,以此保證內(nèi)部控制工作的系統(tǒng)性,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另外,在制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),物業(yè)人員要對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行了解,確保收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與市場(chǎng)收費(fèi)狀況相符。

(二)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè),將其與企業(yè)內(nèi)部控制工作相結(jié)合,為企業(yè)發(fā)展注入了新的活力。目前,信息化管理系統(tǒng)的設(shè)置可以將企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行有效整合,實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享,將企業(yè)的相關(guān)信息及排查風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行歸納、總結(jié),為企業(yè)內(nèi)控人員提供重要數(shù)據(jù)支持,不僅加快了數(shù)據(jù)的傳播速度,保證業(yè)務(wù)流程操作的規(guī)范性,還進(jìn)一步提高了工作的質(zhì)量和效率[5]。另外,加強(qiáng)企業(yè)的信息反饋與信息控制機(jī)制,可以使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理內(nèi)容更全面,使信息傳遞的更便捷,有效提高業(yè)主對(duì)企業(yè)服務(wù)的滿意度。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,本文對(duì)物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,著重從內(nèi)部管理制度、風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)、內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制、員工的管理意識(shí)和人才隊(duì)伍建設(shè)幾方面措施進(jìn)行探討,希望進(jìn)一步提高物業(yè)企業(yè)管控質(zhì)量,保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。


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