信息化時代下企業(yè)檔案管理發(fā)展的對策

信息化時代下企業(yè)檔案管理發(fā)展的必要性

（1）技術(shù)發(fā)展帶來的檔案發(fā)展的必要性：由于近代以來科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電腦、智能手機等設(shè)備在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ鳟?dāng)中的運用越來越廣泛，許多傳統(tǒng)的工作如今都能以智能化的方式更加快速便捷的解決。加之各種自動化軟件技術(shù)在企業(yè)建設(shè)中的應(yīng)用，使企業(yè)辦公越來越傾向電子化辦公的發(fā)展方向。［1］在這種大的時代背景下，企業(yè)檔案的管理要想盡快跟上時代的步伐，就要加快其管理和發(fā)展，全面形成檔案的信息化體系建設(shè)，這必將成為企業(yè)未來發(fā)展的一個趨勢。

（2）企業(yè)高效信息化檔案管理的必要性：大型企業(yè)對自身發(fā)展都有一套完善詳細(xì)的管理機制和發(fā)展策略，這些機制和策略的制定基礎(chǔ)就是企業(yè)當(dāng)中的檔案信息，而傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)化的方式管理效率低下。因此，提升企業(yè)檔案管理的效率，以信息化的手段來發(fā)展企業(yè)的檔案管理是非常有必要的，只有將現(xiàn)代信息化技術(shù)充分融入和應(yīng)用到企業(yè)檔案管理的建設(shè)過程中，才能更好的為企業(yè)自身解決各種實際問題。

信息化時代下企業(yè)檔案管理發(fā)展過程中的問題

2.1企業(yè)檔案管理發(fā)展中的數(shù)據(jù)安全問題

在這個信息化時代背景下，企業(yè)的檔案資料都暴露在整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，信息的相互交融和網(wǎng)絡(luò)開放性，必然會加大企業(yè)檔案管理過程中信息泄露的風(fēng)險。一些黑客通過互聯(lián)網(wǎng)的一些漏洞進入到企業(yè)電腦系統(tǒng)之中，盜取或篡改企業(yè)檔案信息，會給企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟損失。另外，在企業(yè)對檔案管理進行信息化建設(shè)的過程中，要對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加密，在不斷升級完善的過程中，由于有些企業(yè)技術(shù)人員能力不足或所使用的技術(shù)不當(dāng)，計算機受到病毒入侵也是影響其網(wǎng)絡(luò)安全性的重要因素之一。

2.2企業(yè)檔案管理人員信息化管理意識欠缺

現(xiàn)階段，由于我國在企業(yè)人事檔案管理方面的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)還處于一個不完善的發(fā)展階段，相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不成熟，使企業(yè)在信息化時代下進行檔案管理和發(fā)展的工作難以標(biāo)準(zhǔn)化、體系化的展開。并且在信息化發(fā)展的過程中，一些傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理人員觀念相對落后，沒有意識到信息化管理給企業(yè)檔案管理帶來的便捷性和高效性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，不關(guān)心企業(yè)檔案管理工作，對企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施配備的也不完善，最終導(dǎo)致的結(jié)果就是企業(yè)檔案管理工作效率低下，使企業(yè)檔案信息沒有充分發(fā)揮作用。

信息化時代下企業(yè)檔案管理發(fā)展的對策

3.1促進企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)

在信息化時代下，企業(yè)建立一套與自身發(fā)展特點相匹配的信息化檔案管理體系是推動企業(yè)發(fā)展與強化企業(yè)管理的重要方式。企業(yè)應(yīng)該在符合企業(yè)檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)下，利用各項網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)、智能軟件系統(tǒng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息或落后的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫進行不斷改造和升級，使檔案管理軟件功能逐步完善，使企業(yè)對檔案信息的利用程度逐步加強。例如：我單位正在積極推進OA辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳送、接口對接等工作，逐步實現(xiàn)線上文書檔案自動歸檔功能。另外，通過國家層面或者以省級地方為單位，也可以集中對行業(yè)內(nèi)部的企業(yè)建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣可以聯(lián)合多方力量，建立一個具有高技術(shù)含量、方便快捷、互通互享的信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文書檔案、科技檔案同時創(chuàng)建、同時歸檔，實時跟蹤進度查看的“三同時”。一方面便于國家或者省級地方了解企業(yè)發(fā)展信息，對其做出及時的政策扶持，另一方面，也可以實現(xiàn)整個行業(yè)企業(yè)檔案的資料收集、資料查詢調(diào)用等目標(biāo)。

3.2加強企業(yè)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)

信息化時代下企業(yè)要想進行更好的管理與發(fā)展，進行檔案管理軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施的建設(shè)是非常重要的。擁有先進的軟件系統(tǒng)和與之配套的硬件基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)檔案管理信息化系統(tǒng)高效運行的先決條件。這就要求企業(yè)在選擇檔案管理軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施的過程中，要選擇安全性能穩(wěn)定、符合國際通用標(biāo)準(zhǔn)、管理系統(tǒng)技術(shù)成熟的檔案管理軟硬件系統(tǒng)。好的應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該充分遵循檔案信息兼容性和檔案信息開放性兩大原則，這樣便于企業(yè)后期檔案資源越來越豐富時，能夠及時對整個應(yīng)用系統(tǒng)進行擴容。此外，檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)該具備強大的開源性，這樣才能夠有效確保企業(yè)檔案管理可以實現(xiàn)充分的資源利用，能根據(jù)企業(yè)具體發(fā)展情況靈活自由地進行各種檔案信息調(diào)取和分析。

3.3提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息化時代下，各種科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理的過程中時，對企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。企業(yè)檔案管理工作者要以一種時不待我的學(xué)習(xí)精神緊跟時代發(fā)展的腳步，不斷提升自己的專業(yè)技能，具備終身學(xué)習(xí)的素質(zhì)。努力學(xué)習(xí)企業(yè)檔案管理的各項新技術(shù)和新軟件系統(tǒng)，要對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)重視起來，提升業(yè)務(wù)知識，成為一專多能的復(fù)合型檔案人才。同時企業(yè)應(yīng)該積極組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員實際操作技能和工作能力，使他們能靈活運用最新的檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的科學(xué)管理。

結(jié)束語

綜上所述，在這個信息化時代，企業(yè)所產(chǎn)生的檔案信息越來越龐雜，因此企業(yè)對自身檔案的管理應(yīng)該積極的向信息化體系發(fā)展，要立足于本企業(yè)自身發(fā)展特點，利用各種先進技術(shù)，加強對企業(yè)檔案的科學(xué)化和智能化管理。使企業(yè)檔案信息實現(xiàn)集中化管理，提升其使用效率，為企業(yè)的長足發(fā)展奠定堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

本文來源：《魅力中國》：http://m.00559.cn/w/wy/25805.html