全面發(fā)揮紙質檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的途徑探析

檔案信息化管理中紙質檔案的作用分析

發(fā)揮紙質檔案原始憑證作用提升檔案真實性

    檔案自身價值的作用，體現(xiàn)在檔案原始證據(jù)、法律憑證等方面，對檔案材料長遠發(fā)展來看，全面實現(xiàn)數(shù)字化以及網(wǎng)絡化應用，要注重對電子檔案真實性與法律效應相關問題進行判定。但是，針對電子檔案的法律地位未能補充相應法律法規(guī)進行規(guī)定，針對管理相對完善的紙質檔案來看，其真實性至關重要。原有的紙質檔案管理中，更注重實現(xiàn)形式、內(nèi)容原始性的有效統(tǒng)一。主要是表現(xiàn)在諸多檔案文件資料內(nèi)容中的個人字跡、字體、圖像、印章等不容易被替換?；蚴侵T多不法分子在檔案內(nèi)容復制以及信息篡改中會與原件之間存有差異?，F(xiàn)有的技術條件對紙質檔案真實性具有較高要求，在新時期檔案信息化管理中，電子檔案真實性難以得到有效判定。對于諸多至關重要的文件檔案，要應用電子文檔，需要對原有的紙質檔案真實性進行維護。在網(wǎng)絡環(huán)境中，針對檔案應用空間以及應用類別不斷擴大背景下，紙質檔案有利于存儲以及保存原始憑證的作用會逐步顯現(xiàn)[1]。

突出紙質檔案穩(wěn)定性提高檔案信息安全性

    計算機軟硬件系統(tǒng)以及計算機信息存儲中存有諸多不足之處，與紙質檔案對比，各類電子檔案資料在網(wǎng)絡環(huán)境中傳輸、存儲與利用中安全性較低。加上諸多不法分子、計算機病毒對電子信息安全會產(chǎn)生較大威脅。當前在檔案管理中，管理人員會在計算機安裝防火墻以及病毒查殺系統(tǒng)，但是各類病毒不斷更新，將導致多項防護技術措施應用難以為電子檔案信息安全提供有效保障。其中紙質檔案安全管理模式相對成熟，與電子信息環(huán)境相比其安全系數(shù)更高，無需開發(fā)諸多新型技術手段，所以紙質檔案自身具備的安全保障不可替代。

基于實體檔案強化檔案保存與利用價值永久性

檔案價值主要是體現(xiàn)在其保存與利用價值層面上，各類電子文件在光盤、磁盤等電子介質虛擬空間中有效存儲，這樣將會受到多項技術條件、存儲載體、外部環(huán)境要素影響。和紙質實體檔案對比，其保存壽命與應用周期較低。在紙質檔案管理中，管理部門注重構建冷熱干濕均衡的存儲環(huán)境，對人為破壞集中防控，再做好各類無法預知災害的防控，其存儲壽命較長。諸多較為珍貴的檔案資料由于實際保存時間較為久遠具備較強的歷史價值[2]。

全面發(fā)揮紙質檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的途徑探析

創(chuàng)新檔案管理人員管理觀念

    目前檔案管理人員要注重順應信息化發(fā)展趨勢，轉變傳統(tǒng)管理思想?；诰C合性管理人才標準對自身提出多項要求，能適應時代環(huán)境發(fā)展現(xiàn)狀，對電子檔案科學化管理。檔案管理人員在檔案管理中，要注重與信息技術發(fā)展趨向有效對應。積極完善自身知識結構，對各項信息技術有效整合，通過多項技術強化自身素質。對傳統(tǒng)檔案管理模式集中創(chuàng)新，還要掌握更多信息技術應用知識以及設備存儲技能等?；诠ぷ髦黧w內(nèi)容以及管理服務方式創(chuàng)新中對傳統(tǒng)管理模式集中創(chuàng)新，強化自身綜合素質與創(chuàng)新素養(yǎng)，建立新型管理形象[3]。

完善檔案管理制度與管理設施

    檔案信息化管理中要注重與計算機技術有效結合，多項存儲數(shù)據(jù)質量對檔案信息整體質量具有較大影響，管理人員要注重建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)格式。還要注重對檔案信息存儲格式以及原有的轉換標準集中創(chuàng)新。將科學化的檔案管理標準與管理制度有效結合，這樣能對電子檔案和紙質檔案集中優(yōu)化，保障電子檔案與紙質檔案相互配合，并且進一步規(guī)范電子檔案與紙質檔案工作。要將電子檔案與紙質檔案搭配應用，突出檔案資源的應用價值。電子檔案與紙質檔案均是以相應的物質狀態(tài)形式存在，其安全性與完整度需要多項設施與應用條件提供保障。紙質檔案實際存儲信息量有限，長期檔案案卷積累，庫房壓力都很大，電子檔案能優(yōu)化存儲信息量問題，有助于降低庫房存儲壓力，節(jié)約更多管理資金與人力資源[4]。

創(chuàng)新檔案管理模式，實施數(shù)字化管理

在檔案創(chuàng)新管理中要注重實施雙套制管理模式，針對不同載體但內(nèi)容相同的檔案實施雙套保存，保存相同內(nèi)容的紙質與電子檔案。由于紙質檔案與新型電子檔案具有不同作用，通過雙套制管理能實現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢有效結合，這樣能使電子檔案突出信息存儲量與檢索能力，還能突出紙質檔案資料的憑證作用。電子檔案能基于副本形式實施異地存儲，這樣能有效防止紙質檔案資料受到意外破損威脅。基于雙套制檔案管理模式能實現(xiàn)電子檔案長期存儲，紙質檔案資料長期保存的優(yōu)勢，所以紙質檔案在檔案管理工作中是至關重要的，是不可忽視的。

結語

綜合上述，在現(xiàn)代化檔案管理中，要注重提升紙質檔案真實性與安全性。在紙質檔案管理中還要認識到信息化管理重要性，實現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新化發(fā)展。確保電子檔案與紙質檔案雙軌制發(fā)展，有助于實現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢互補，這樣能推動檔案事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作健康穩(wěn)定發(fā)展。

本文來源：《魅力中國》：http://m.00559.cn/w/wy/25805.html