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文書檔案管理過程中存在的問題

作者:茍東林來源:《魅力中國》日期:2022-01-05人氣:1394

隨著科技的發(fā)展,無紙化辦公已不再是一句空話,使用OA平臺辦公已經(jīng)非常普遍,OA辦公平臺優(yōu)勢諸多,其中很重要的一點是實現(xiàn)文檔管理的自動化。隨著電腦應(yīng)用的普及,大量電子文件應(yīng)運而生,隨之出現(xiàn)的就是電子文件怎么歸檔的問題,截止目前,存檔最重要的載體形式任然是紙質(zhì)檔案,隨著OA的應(yīng)用,電子文件在一定程度上實現(xiàn)了數(shù)字化管理,但由于OA軟件中沒有專門的檔案管理軟件,使得文件與檔案分割開來,信息資料沒有很有效的整合歸檔,最終還是以紙質(zhì)版的文件存儲為主要的存儲手段,并未實現(xiàn)正真意義上的電子文件整合歸檔存儲,這就給檔案管理工作提出了新的難題。本文從OA的優(yōu)勢、文書檔案管理的現(xiàn)狀等幾個方面進行闡述,以期更進一步完善OA辦公系統(tǒng)的檔案管理模塊,為檔案管理工作提供更加智能、靈活的工作平臺,使檔案在企業(yè)發(fā)展中能更加高效、及時的發(fā)揮服務(wù)作用。

 

一、文書檔案管理中使用OA系統(tǒng)的的優(yōu)勢

1.實現(xiàn)文書檔管理的電子化、智能化,提高工作效率,降低檔案管理成本,提升文件信息交流速度,實現(xiàn)資源共享,建立一個信息共享的平臺,用便捷的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段,使用信息共享功能來組織協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作,減少工作中的復(fù)雜環(huán)節(jié),按照閱文權(quán)限,通過線上審核查閱申請,實現(xiàn)信息共享、快速傳遞的便利。

2.解決電子文檔收集整理歸檔難的困擾。在線上辦公的過程中,自動形成企業(yè)管理過程中的痕跡管理,使得企業(yè)的發(fā)展過程有跡可查,有據(jù)可依,避免了實際操作中出現(xiàn)的審批流程的跳躍或者缺失等現(xiàn)象的發(fā)生;有效的降低了檔案被篡改、損毀、偽造的風(fēng)險。

二、文書檔案管理過程中存在的問題

(一)文書處理程序的不規(guī)范

文書簽審過程中,不安程序?qū)徟?;文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);超越級別行文;單位領(lǐng)導(dǎo)沒有掌握文件的審核和蓋章過程;打印文件材料較為隨意等程序比較混亂,使得行文的質(zhì)量和效力不及預(yù)期,給日常工作帶來諸多困擾。

(二)公文處理不及時

在文書的傳閱過程中,出現(xiàn)拖拉延誤情況,致使部分公文超過時限,公文積壓延緩,影響辦事效率,未能及時傳達文件精神等。使用OA系統(tǒng)收發(fā)文,避免了類似上述情況的發(fā)生,有效的規(guī)范了收發(fā)文流程;線上同時閱文,極大提高了辦文辦事效率。

三、改善措施

(一)加大經(jīng)濟投入力度,支持平臺搭建

從檔案管理信息化的硬件設(shè)施著手,提升檔案管理水平,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境等的配套設(shè)施必須要不斷完善更新。使用信息化辦公平臺安全、高效的開展檔案的日常管理工作,首先需要建立起完整、流暢的網(wǎng)絡(luò)平臺,在共享文件、數(shù)據(jù)傳輸時保證網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性、可靠性和穩(wěn)定性,這就需要不斷加大資金投入力度,凸顯OA辦公平臺高效、共享的優(yōu)勢,使的檔案管理部門與企業(yè)的日常工作聯(lián)系緊密、協(xié)調(diào),發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位發(fā)展過程中作用。

(二)健全電子文檔保密、歸檔制度

“無以規(guī)矩,不成方圓”規(guī)矩即制度。單位內(nèi)部要提高對電子文檔歸檔工作的重視度,面對新的工作環(huán)境、工作方法,需要建立科學(xué)合理、行之有效的歸檔制度。讓檔案管理工作有據(jù)可循,有據(jù)可查,進而提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化程度。從細節(jié)入手,將制度落實做細,通過完善的管理制度,提高資料整體收集效率,保證檔案在企業(yè)的發(fā)展活動中能夠提供高質(zhì)量服務(wù)做好準(zhǔn)工作。

(三)強化檔案意識,做好宣傳工作

為保證OA的順利執(zhí)行,首先,要配備專業(yè)的技術(shù)人員進行系統(tǒng)維護與二次開發(fā)利用;其次需要對從事檔案管理的技術(shù)人員進行相關(guān)理論和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn),確保在OA系統(tǒng)與檔案管理軟件對接、運行、開發(fā)、利用、維護與更新時提供專業(yè)的技術(shù)支持。這也對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求,檔案管理人員要在具備豐富的檔案管理知識的同時,熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),熟練掌握辦公操作流程,及時發(fā)現(xiàn)問題,及時改進工作方法,不斷更新理論知識和管理方法,實時關(guān)注國家和上級部門在檔案管理方面的新舉措,以及新的檔案規(guī)章制度的頒布,并認(rèn)真對照落實。以順應(yīng)新時代下的檔案管理工作。做好宣傳工作,使員工充分認(rèn)識到檔案的重要性,以及使用該平臺對辦公以及檔案管理的重要意義。

(四)創(chuàng)新檔案工作模式

在科技高速發(fā)展的現(xiàn)在,傳統(tǒng)的檔案收集歸檔模式,已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的需求,計算機技術(shù)的普及,使得人們每一項工作都離不開電子資料,同時也對電子文檔的管理提出了更高的要求,傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書檔案的管理模式需要變革,順應(yīng)時代的發(fā)展需要,檔案工作需要新思維、新理論、新方法。要解放思想,破除因循守舊的工作觀念;要與時俱進,樹立大服務(wù)理念;要擺正位置,在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。運用檔案事業(yè)發(fā)展中形成的一套理論、方法和工作經(jīng)驗,指導(dǎo)今后的檔案創(chuàng)新工作。

四、總結(jié)

實現(xiàn)OA辦公自動化,極大地解決了紙質(zhì)材料因使用壽命、外界損壞,傳遞過程中可能會發(fā)生丟失等情況,讓檔案歸檔、檢索檔案、傳遞工作變得非常方便和簡單,更有效的解決了檔案存儲在空間占用方面的難題,這也揭開了文書檔案管理的新篇章,構(gòu)建文檔管理新局面。


本文來源:《魅力中國》:http://m.00559.cn/w/wy/25805.html

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