“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的服務方式創(chuàng)新 ——以博物館數(shù)字檔案管理為例

博物館的數(shù)字化進程已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)+時代有了快速進展，尤其隨著影像科技的進步、網(wǎng)絡傳輸效能的提高、大數(shù)據(jù)技術的快速應用，使得博物館得以為文物建立數(shù)字影像，通過網(wǎng)站和微信公眾號、微博等多種方式，為民眾提供立體化的線上體驗，并擬建立虛擬博物館。在此趨勢下，對互聯(lián)網(wǎng)+檔案新業(yè)態(tài)服務進行研究，已經(jīng)成為檔案人一項重要的職責目標。
在傳統(tǒng)意義上，博物館對于實體文物的維護非常重視，目前已經(jīng)以各種制度和最為高新的科技手段來確保珍貴且唯一的文物免于毀壞，以最大程度長期積存并使之傳于后世。但是根據(jù)調(diào)研可知，當前一般博物館工作人員較少意識到各種數(shù)字化資料的建設和儲存工作尚存在較多不足，各種數(shù)字資料也相當脆弱，它們和實體文物一樣，不僅可以應用在博物館的研究、管理、展覽以及教育等各種活動上，更可以以此授權增加博物館的創(chuàng)收以更好地豐富藏品及做好維護工作。長期以來，我國的博物館界對于數(shù)字資產(chǎn)的管理缺乏足夠的討論，尚未意識到數(shù)字資產(chǎn)的管理已然是博物館管理的重要工作模塊，并非只是單純的IT業(yè)務，其中更涉及到使用與政策的問題。承前互聯(lián)網(wǎng)+及大數(shù)據(jù)在各個行業(yè)的應用，本文從博物館的業(yè)務特性和環(huán)境脈 絡作為研究的主軸，結合對目前國內(nèi)博物館數(shù)字資產(chǎn)管理善的考察和經(jīng)驗，梳理重要文獻并針對博物館的業(yè)務特性和需求進行研討。
1  博物館檔案的資訊環(huán)境和資訊流動
博物館的資訊環(huán)境有異于一般商業(yè)公司和政府部門，影響博物館館藏品檔案資訊傳播環(huán)境的原因很多，除了科技和所擁有的資源等外在因素，博物館的功能性和分工方式、人員工作崗位安排、觀眾的需求以及商業(yè)運作的模式等，都共同形成了博物館資訊環(huán)境和資訊流動狀態(tài)。就目前的考察可知，當前博物館檔案資訊的應用中，藏品仍然是博物館最重要的資訊，但是當前觀眾多元化的需求，尤其已經(jīng)適應了智能手機出行完成生活吃喝玩樂的年輕觀眾，他們更需要博物館其他類型的資訊并能數(shù)字化、網(wǎng)絡化來提供服務，也只有如此方可維持一個現(xiàn)代化博物館的運作。如紐約現(xiàn)代藝術博物館，已經(jīng)向公眾開放了一個數(shù)字檔案庫，公眾可以登錄數(shù)字檔案網(wǎng)站，免費瀏覽Mo-MA自1929年開館至今3500多個展覽的展覽目錄、超過33000張展覽現(xiàn)場照片以及藝術家名單和介紹等相關資料，這一創(chuàng)舉不但加深了公眾對現(xiàn)當代藝術的深入了解，同時也培養(yǎng)相關領域的研究者能得到珍貴的數(shù)字檔案資料，促進藝術文化的交流與發(fā)展。
2  互聯(lián)網(wǎng)+檔案環(huán)境下的博物館功能與數(shù)字資產(chǎn)類型
博物館的藏品檔案資訊可被視為核心資訊，但隨著共享經(jīng)濟的到來，為了讓藏品能夠最大程度的發(fā)揮其價值和功用，隨著藏品檔案的資訊被研究、再制和編輯，也會生產(chǎn)出各種不同的附加資訊，在博物館檔案資訊生產(chǎn)和使用的各個階段，使用者的角色也在不同階段有了不同的資訊需求。因此，博物館各部門的各個階段，其檔案內(nèi)容也因分工和活動的不同而產(chǎn)生不同的數(shù)字形態(tài)，要制定完整詳細的數(shù)字檔案保存和維護，以確保這些資產(chǎn)可以被有效保存和再利用。博物館數(shù)字檔案的需求依部門分工不同，需制作及存儲的數(shù)字影像格式離不開原始藏品的素材，由于很多藏品具有珍貴的文物收藏價值，因此在制作數(shù)字檔案時需要盡量減少對文物的盤點和影像素材的收集。
3  互聯(lián)網(wǎng)+檔案下的博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)
3.1  博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應用
近年來國內(nèi)外博物館均不遺余力地推動數(shù)字化工程，加上資訊科技應用在博物館各種業(yè)務的彈性大境，使得博物館所累積的數(shù)字資產(chǎn)不僅數(shù)量龐大，而且格式眾用，用途更是復雜。如果博物館仍以傳統(tǒng)個人檔案管理方式進行數(shù)字檔案的管理，不能以系統(tǒng)化方式管理，勢必會造成未來工作的麻煩，如由于數(shù)字檔案資產(chǎn)無法與博物館工作流程和價值鏈相結合，導致影像資產(chǎn)負擔大，甚至會需要不斷的重拍和格式轉換，造成資源浪費并占用大量儲存空間。隨著數(shù)字檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的倍境，博物館員也要花費更多的時間和精力尋找數(shù)字檔案，甚至要出現(xiàn)簡單的文檔搜索已經(jīng)無法找到所需材料的情況。最重要的一點是也會增加數(shù)字檔案遺失的風險以及傳遞電子檔案所耗的人力成本。
根據(jù)對美國、日本和臺灣的博物館數(shù)字資產(chǎn)管理發(fā)展的研究，他們目前均以系統(tǒng)化方式引入了檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)（DAMS）,這也是在面對數(shù)字檔案資產(chǎn)管理工作日益龐雜的壓力之下，開始仿效企業(yè)推動創(chuàng)建屬于博物館的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，目前以大都會美術館、舊金山現(xiàn)代美術館、紐約現(xiàn)代美術館等重要的博物館都已經(jīng)使用這些系統(tǒng)。在具體的工作中可以節(jié)省14%的查詢檔案時間、36%的檔案格式轉換時間、13%用來確認不同版本格式的時間、28%用來挑選和組織檔案的時間，此外尚可以擁有和博物館藏品管理系統(tǒng)互連，有效整理管理儲存的目錄及相關維護、挪移藏品等相關背景文件，擴大數(shù)字檔案資產(chǎn)的用途、增加數(shù)字檔案被再利用的機會、使員工和研究人員取用資料更為方便、節(jié)省時間和管理成本等其它優(yōu)點。在具體的研究過程中可知，如果沒有數(shù)字管理系統(tǒng)，在一個展覽的工作過程中，策展的藏品部門研究人員會先挑出一批文物影像檔案，要求相關部門提供所有影像檔案供研究所用，但此時設計和公眾號經(jīng)營等工作人員并不能及時得知信息，需要等通知才能開展相應工作，而展場設計和網(wǎng)頁設計及公眾號發(fā)布等工作則更為滯后。在DAMS協(xié)作平臺工作中，所有工作人員可以信息同步，快速高效地完成工作。
3.2  博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)應用的要求
博物館的數(shù)字檔案資產(chǎn)系統(tǒng)中，藏品的影像資料、文物背景資料、研究資料、詮釋資料等，大多儲存于管理系統(tǒng)，在使用管理中要注意以下三點。首先，數(shù)字檔案的資產(chǎn)定理系統(tǒng)如果要保障文物背景資料能和數(shù)字檔案本身的有效連接，就需要使用后臺資料庫，將藏品的影像及信息進行篩選，把一些涉及保密并不適合公開的部門進行特別標注，以免在系統(tǒng)文物語義資料的傳遞中泄密。其次，系統(tǒng)創(chuàng)建時就要考慮到各部門的使用需求，在處理素材時跨部門協(xié)同作業(yè)、專案管理、流程管理的需求，要有即時性和穩(wěn)定懶得。如大都會美術館，他們的數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)的組織建構，就整合了攝影室、影像管理和授權部門、典藏部門、IT部門等四種部門的需求，工程浩大，并耗時較久進行分階段推動。第三點，因為管理系統(tǒng)的目的是為了解決博物館數(shù)字檔案在管理、儲存、查詢和使用上的種種不便，所以在創(chuàng)建同時也要解決不同部門需求和團隊合作的工作負擔，此項檔案管理工作不是技術性的而是策略性，要有完整的政策和管理機制配合，并不僅僅是科技的改革。
3.3  博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)的安全管理
在博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，對于系統(tǒng)的權利和安全一直是被視為最重要的。在具體的工作中，數(shù)字檔案資產(chǎn)的各種安全措施和權利狀態(tài)及相關法律也是息息相關，當使用者使用數(shù)字檔案的不同權限設置時，需要對文物和數(shù)字檔案資產(chǎn)的法律問題有深入了解。藏品毫無保留的資訊公開，會為不法分之的仿制等行徑提供便利。同時，還需要注意藏品原創(chuàng)者是否已身故50年或者仍受到著作權保護、是否授權博物館允許進行數(shù)字復制、是否有權利將數(shù)字檔案用于文創(chuàng)商品的創(chuàng)意元素，在規(guī)劃存取安全和實物安全的政策時，也要將惡意破壞或不當使用數(shù)字檔案等行為納入法律監(jiān)管體系，這樣方能在保障工作人員自身工作權限的使用福利，處理好科技與福利之間的關系。
4  數(shù)字化檔案管理服務方式的創(chuàng)新
博物館藏品數(shù)字檔案系統(tǒng)的應用，借助了先進的設備和儀器創(chuàng)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在收集和保管、研究等方面都有著巨大的優(yōu)勢，有別于以人工調(diào)閱、入庫、整理等傳統(tǒng)方式，可以更便捷地查閱藏品文物的照片、尺寸、質地、歷史、來源等信息。
合理利用資源，提高博物館經(jīng)濟效益。先進和硬盤和云數(shù)據(jù)等媒介，不僅儲存空間小，節(jié)且查閱調(diào)取資料迅速，避免了因為重復復印而造成的各種浪費。此外對于環(huán)境的要求改變，由原來實物檔案的保存受到光照、溫度、濕度的要求，而轉為云端等對信息安全技術的需求，達到無損安全的效果。在創(chuàng)新服務方面，做好藏品文物檔案的保密資料歸屬，對于資料的借閱者進行個人信息甄別，根據(jù)個人的誠信及工作范圍內(nèi)設置不同權限，既保證科研人員使用的便捷，又做好檔案資料的保密性。同時積極研發(fā)掌上博物館APP的功能，通過簽到、競猜等內(nèi)容提高用戶的參與度，更好地宣傳傳統(tǒng)文化，提高民眾的藝術欣賞和鑒別素質。
規(guī)范化的博物館數(shù)字檔案系統(tǒng)的創(chuàng)建與使用，是適應互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時代需求的轉變，服務的創(chuàng)新和改變也將推動數(shù)字檔案的經(jīng)濟效益和社會價值的更大程度發(fā)揮。

來源：《視聽》：http://m.00559.cn/w/xf/9501.html