大數(shù)據(jù)時代檔案管理困境與發(fā)展趨向

大數(shù)據(jù)的爆發(fā)深刻地影響著人們的思維和生活方式，信息的獲取變得便捷、高效。傳統(tǒng)的檔案管理工作對象基本是紙質(zhì)文件為主，如今還包括光盤、圖片、影音等更為豐富的檔案信息；存儲模式也朝多樣化發(fā)展。檔案管理正處于格局變化的關(guān)鍵時期，一方面，檔案管理工作的手段、資源變得充實，效率得以提高；另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作的思維模式受到?jīng)_擊，現(xiàn)有的檔案管理技術(shù)也難以滿足發(fā)展需求，且隨著資源的共享和數(shù)據(jù)的交流，檔案管理的安全隱患一直存在。因此，我們應(yīng)該立足于檔案管理的實際，以開放心態(tài)、創(chuàng)新的精神更好地融入大數(shù)據(jù)時代，推進(jìn)檔案管理之改革，提高檔案管理的利用價值。

1  大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的困境

1.1  檔案管理的思維模式困境

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理思維模式產(chǎn)生變化，這主要體現(xiàn)在三個方面：

其一，數(shù)據(jù)觀，簡單而言一切數(shù)據(jù)皆有其用處。這與傳統(tǒng)的思維觀念有著極大的區(qū)別。由于數(shù)據(jù)海量劇增、信息資源豐富多樣，大數(shù)據(jù)時代注重的是數(shù)據(jù)的集合，故而數(shù)據(jù)分析的基量實際上越多越完整，分析就越有價值。以往在收集、分析數(shù)據(jù)時，通常會基于某些主客觀原因排除或舍棄一些看似無用的數(shù)據(jù)，但隨著技術(shù)的發(fā)展，我們逐漸發(fā)現(xiàn)，有些數(shù)據(jù)雖然個體上未呈現(xiàn)出意義，但將之放入集體數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行處理和考量，便能夠發(fā)揮其自身的作用，使結(jié)果更加精準(zhǔn)。

其二是檔案觀。檔案觀基于數(shù)據(jù)觀的基礎(chǔ)上而形成，一切數(shù)據(jù)都有其自身之意義，故而我們必須對其進(jìn)行整合和編輯。以往的檔案管理思維僅僅停留在檔案成冊、陳列的階段，然而，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，未來我們更應(yīng)該著眼于檔案的動態(tài)變化，及時更新和豐富檔案內(nèi)容，及時獲取檔案資源，并深入挖掘檔案的內(nèi)在價值。

其三是服務(wù)觀。雖然傳統(tǒng)模式下的檔案整理之后也能夠發(fā)揮服務(wù)的性能，但實際上并未樹立起明確的服務(wù)思維。而基于大數(shù)據(jù)為人類服務(wù)的終極目的，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理的服務(wù)觀的構(gòu)建尤為重要，因為檔案用戶的需求不再只是簡單的了解、利用檔案文件，而具有更為深層的需求，即感受到檔案資料的內(nèi)在價值和蘊藏的知識能量。

數(shù)據(jù)觀、檔案觀以及服務(wù)觀都是大數(shù)據(jù)時代檔案管理應(yīng)該樹立的觀念，對傳統(tǒng)的檔案管理思維模式而言造成了一定的沖擊。

1.2  檔案管理的技術(shù)困境

檔案管理的技術(shù)困境一則是管理技術(shù)上的困境，二則表現(xiàn)為信息處理技術(shù)上的困境。傳統(tǒng)的檔案管理以人工管理模式為主，檔案管理員是核心，由其進(jìn)行檔案資料的收集、分類、處理和歸檔等工作，在大數(shù)據(jù)時代下，由于信息的數(shù)量極多，這種管理技術(shù)效率低下，難以滿足檔案管理的需要，同時，這種管理技術(shù)十分依賴于管理員的管理和監(jiān)督，故也面臨一定的檔案遺失風(fēng)險。所以我們必須采用更加現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，而這對檔案管理者的素質(zhì)提出更高的要求。

隨著信息處理技術(shù)的革新，檔案管理開始嘗試運用云技術(shù)等一系列現(xiàn)代化的方式，但是目前的信息處理技術(shù)不夠完善。首先，在大數(shù)據(jù)的容錯計算方面存在困難，目前的軟件無法保證絕對的正確性和可靠性，而只能盡量減少失敗率，且投入成本隨著失敗率的降低工作而增加；其次，云計算技術(shù)雖然能夠提高資源的共享率，但是卻會增加檔案管理的成本，且系統(tǒng)出現(xiàn)故障的頻率也會增加。

1.3  檔案管理的隱私與安全困境

檔案的安全保護(hù)是檔案管理的重中之重，檔案安全性的保障是檔案其他性能得以發(fā)揮的基礎(chǔ)，若國家層面的檔案信息泄露，會給國家造成不可估量的損失，甚至威脅到國家的安全和穩(wěn)定；若公民個人的信息泄露，也會對其生活和工作造成一定程度上的不良影響。在大數(shù)據(jù)時代下，雖然檔案資源得益于大數(shù)據(jù)而更加便捷地獲取，但伴隨著資源和信息的共享，檔案管理的隱私與安全的維護(hù)面臨困境。

其一，由于檔案管理的信息安全規(guī)章制度還未完全建立，在檔案管理的安全保障上缺乏法律、法規(guī)作為后盾，且從整體而言，我國的檔案管理維權(quán)意識比較淡薄，這就導(dǎo)致即使在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)了信息泄露行為，也很少有該信息的創(chuàng)造者或權(quán)益所有者進(jìn)行維權(quán)，這不僅使侵權(quán)人更加猖狂，也不利于行業(yè)形成相應(yīng)的擔(dān)保機制，行業(yè)自律亦無從培養(yǎng)。

其二，大數(shù)據(jù)時代，由于沒有對開放的數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行有效的監(jiān)督和適當(dāng)?shù)墓芾?，?shù)據(jù)被惡意使用的情況時有發(fā)生，且存在網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)的情況，進(jìn)而對當(dāng)事方造成或大或小的不利后果。

其三，信息在電腦檔案管理軟件中被處理和分析過程，一些信息數(shù)據(jù)不可避免地會殘留在某些終端端口，造成信息的泄露；同時，由于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理常采用軟硬磁盤、云儲存等技術(shù)進(jìn)行，檔案安全保護(hù)的技術(shù)和設(shè)備需要更加先進(jìn)，否則很容易就會被黑客、別有用心的人竊取、泄露，最終造成嚴(yán)重的額損失。據(jù)統(tǒng)計，我國2016年就有上千萬的公民因為個人信息數(shù)據(jù)的泄露而遭受到高達(dá)數(shù)十億人民幣的損失。

2  大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展趨向

2.1  檔案管理思維模式的轉(zhuǎn)變

隨著大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的改革不斷推進(jìn)，檔案管理思維模式必然呈現(xiàn)出更加鮮明的數(shù)據(jù)觀、檔案觀和服務(wù)觀的發(fā)展趨向。基于數(shù)據(jù)觀，檔案管理時的資源收集應(yīng)該更加全面和具體，對于信息不能只以其個體存在是否有意義為篩選的標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)該樹立起集體數(shù)據(jù)庫的觀念，盡可能保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性和全面性，在此基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對相關(guān)信息進(jìn)行處理，可以利用現(xiàn)代化的智能工具檢索信息，將符合分析條件的信息進(jìn)行處理，而將其余信息儲存?zhèn)溆?；基于檔案觀，一方面要重視檔案的建立和歸檔，利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，如數(shù)字化檔案目錄、資源等數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建等，同時對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化的動態(tài)管理，及時更新和補充信息，挖掘檔案的內(nèi)在價值；基于服務(wù)觀，檔案管理者不斷提高自身的服務(wù)意識和服務(wù)水平，一為檔案用戶提供人性化服務(wù)，用親和的服務(wù)態(tài)度提供基礎(chǔ)性的查閱、檢索指導(dǎo)等服務(wù)；二為檔案用戶提供個性化的服務(wù)，這主要表現(xiàn)在滿足不同檔案用戶的精確性需求；三為檔案客戶提供智能化服務(wù)，即充分利用微博、微信等新興媒體，使服務(wù)更加即時，朝網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

2.2  檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化革新

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的技術(shù)必然會保持一定的革新狀態(tài)。首先管理技術(shù)不斷革新，利用計算機進(jìn)行檔案管理實現(xiàn)全面的普及，且紙質(zhì)的檔案資料應(yīng)轉(zhuǎn)錄為電子數(shù)據(jù)加以備份和保存，同時，在檔案管理時引入云計算等現(xiàn)代化信息處理技術(shù)，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更精準(zhǔn)的分析和處理，進(jìn)一步建立起檔案云平臺。而人工智能、知識圖譜等技術(shù)也將更加深刻地影響著檔案管理。其次，加大投入，不斷地研究和創(chuàng)新信息處理技術(shù)，設(shè)計出能夠保證大數(shù)據(jù)容錯計算的設(shè)備，革新云計算技術(shù)，避免因其不斷整合處理海量數(shù)據(jù)而導(dǎo)致的系統(tǒng)故障問題，并降低其成本。

2.3  檔案管理安全環(huán)境的營造

在檔案管理的安全維護(hù)上，采取更加全面的有針對性的措施，以營造良好的環(huán)境。其一，立法工作強化，將檔案管理過程中所涉及的智力勞動成果納入知識產(chǎn)權(quán)法加以保護(hù)，并制定其他相關(guān)的法律法規(guī)，為檔案管理提供法律支持，另外，進(jìn)行維權(quán)意識普及教育，提高受侵害者的維權(quán)主動性；其二，建立健全檔案管理的行業(yè)機制，建立監(jiān)督體系，對大數(shù)據(jù)下的檔案管理環(huán)境進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?，引?dǎo)檔案管理工作規(guī)范化；其三，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺的基礎(chǔ)上，保證檔案管理者與提交者、檔案管理者與檔案用戶信息交互的安全，明確兩對關(guān)系雙方的權(quán)利和義務(wù)，最大程度上減少信息泄露被有意泄露的風(fēng)險；其四，在計算機上建立檔案信息安全保密防護(hù)體統(tǒng)，對于設(shè)備中的軟件加以保護(hù)，提高電腦的防火墻等級，避免受到黑客等不良分子的攻擊，降低信息被泄露的風(fēng)險。隨著檔案管理安全意識的不斷提高和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的安全環(huán)境營造將越來越有力。

3  結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代信息井噴式出現(xiàn)，各種現(xiàn)代化技術(shù)的革新為檔案管理工作之發(fā)展提供助力，檔案管理工作在挑戰(zhàn)中迎來機遇，雖然目前存在思維模式困境、技術(shù)困境、隱私與安全困境等問題，但隨著學(xué)界的不斷探索，和有針對性的相關(guān)措施之采取，檔案管理必然能建立起數(shù)據(jù)觀、檔案觀和服務(wù)觀，而技術(shù)也將不斷進(jìn)行革新，檔案管理愈發(fā)現(xiàn)代化，檔案管理的環(huán)境也會更加安全，進(jìn)而檔案管理的效益能夠充分發(fā)揮，檔案的價值將被充分挖掘。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.00559.cn/w/qk/21223.html