醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題和創(chuàng)新型管理模式探究

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院在各項活動中形成和保存下來的歷史記錄，可以大體分為與醫(yī)療活動相關(guān)的記錄和日常管理建設(shè)活動記錄，前者主要包括醫(yī)生和救護車出診記錄、患者病歷，醫(yī)生的科研成果，醫(yī)院工作人員外出教學、學習進修記錄，醫(yī)療糾紛和事故責任認定的相關(guān)資料，藥品和醫(yī)療器械的采購、使用和管理的相關(guān)材料，醫(yī)院制作的預(yù)防保健知識的宣傳材料等；后者主要包括醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部法律法規(guī)和政策方針、醫(yī)院各項管理規(guī)定、各級醫(yī)生、護士和其他行政工作人員的人事檔案、黨建材料和會議記錄、文化活動的資料、會計檔案、基建檔案以及記錄其他與醫(yī)療活動沒有直接關(guān)系的活動的材料。這些記錄材料一般以文字性文件、賬簿、圖紙、報表、論文著作、光盤錄像等形式表現(xiàn)出來。由此可見，醫(yī)院綜合檔案具有概括性強、涉及面廣、表現(xiàn)形式多樣、真實客觀、數(shù)量龐大、錯綜復雜、不斷發(fā)展等特點，是醫(yī)院歷史文化的沉淀，是醫(yī)院制定工作決策和工作計劃的可靠依據(jù)，是指導并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料，為促進醫(yī)院的科學、平穩(wěn)、可持續(xù)發(fā)展提供保障。

當前，醫(yī)院綜合檔案的重要作用越來越受到人們的重視，在檔案的管理工作中出現(xiàn)的問題也為人們所關(guān)注，本文就將分析醫(yī)院綜合檔案管理工作存在的問題，并通過反思，結(jié)合實踐，為構(gòu)建創(chuàng)新型管理模式的提出一些建議。

一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題

1、醫(yī)院對不同類型的檔案的重視程度不同，造成檔案的涉及面不夠全面。

醫(yī)院往往對于和醫(yī)療活動相關(guān)的檔案比較重視，患者病歷檔案、醫(yī)生出診記錄等材料既是醫(yī)療工作的基本依據(jù)，又可以為教學和科研提供基本素材，還可以為醫(yī)生的提拔晉升提供參考，更重要的是在發(fā)生醫(yī)療事故和糾紛時，它可以作為證據(jù)材料出現(xiàn)，是調(diào)查取證的重要依據(jù)。因此，幾乎所有醫(yī)院對這類檔案的管理都十分重視，投入大量的精力、物力和人力，很多醫(yī)院都配有專門存放病歷材料的檔案室。相比之下，綜合檔案中的會計檔案、文化活動記錄、基建檔案、設(shè)備管理檔案等就得不到應(yīng)有的注意，這些檔案存在著或殘缺丟失或記錄不規(guī)范不準確或擺放混亂難以查找等多種問題，雖然在一定時期內(nèi)不會對醫(yī)院造成直接的明顯的嚴重的影響，但一旦需要使用就會給相關(guān)工作帶來麻煩，甚至影響到醫(yī)院的正常工作。比如，醫(yī)院會計檔案不完整可能導致醫(yī)院的賬目不清、經(jīng)費流失，影響醫(yī)院的收益；又比如，有些歷史悠久的老醫(yī)院如果水電暖等線路管道老化，出現(xiàn)滲漏，基建檔案又不完整，在排查和維修時就會遇到各種不便，給病人的治療和生活都會造成一定的影響。

概言之，醫(yī)院對和醫(yī)療工作直接相關(guān)和能為醫(yī)院帶來直接效益的檔案比較重視，但是對于對于綜合檔案中的基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、聲像資料、實物檔案等的重視程度不夠，導致醫(yī)院檔案涉及面不夠全面，制約著醫(yī)院有關(guān)部門及人員對檔案資源利用的積極性和醫(yī)院檔案的真正價值的最大化發(fā)揮。

2、檔案管理機構(gòu)建設(shè)和管理制度不完整不健全。

由于近年來醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院的病房經(jīng)常出現(xiàn)緊張局面（尤其是一些大醫(yī)院），致使檔案用房嚴重不足，加之不夠重視，保存檔案的基本設(shè)施配套建設(shè)跟不上，有些醫(yī)院連專門的綜合檔案存放室都沒有，也沒有專門的主管領(lǐng)導或者工作人員負責，各類檔案（如病歷、科研、財務(wù)、人事等檔案）都分散在各個部門，雜亂無章。另一方面，檔案管理制度的不健全是很多醫(yī)院存在的問題，是造成檔案收集難、整理難、保存難的最主要因素。首先，沒有規(guī)范和明確綜合檔案收集標準和范圍，許多本應(yīng)納入系統(tǒng)的檔案得不到完整保存，尤其是在人員變動和交接工作時更易造成檔案的流失。其次，由于醫(yī)院檔案管理制度沒有切合實際具體細化，職能部門對本部門的檔案管理職責理解不清晰，有的科室為了自己的方便對本部門的檔案隨意扣壓、外借、丟棄，對待借來的檔案也不在意，使用之后不及時歸還，影響到其他科室和整個醫(yī)院的檔案管理。 再次，沒有統(tǒng)一的檔案目錄標準，職能部門只是根據(jù)各自的理解和使用習慣對檔案資料進行簡單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。最后，即使有的醫(yī)院制定了一些相關(guān)規(guī)定，在執(zhí)行過程中的監(jiān)督力度不夠，沒有專門的人員，檔案管理不計入工作考評，制度和條例形同虛設(shè)，難以解決存在的種種弊端。

3、檔案管理人員的相關(guān)知識缺乏，工作積極性不高，服務(wù)意識差。

在實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多基層醫(yī)院都是由辦公室其他行政人員兼職，他們往往缺乏檔案學知識，沒有相關(guān)的管理經(jīng)驗，又常因本職工作量大而無法將全部精力放在檔案業(yè)務(wù)工作上, 更無法按計劃進行日常檔案管理工作, 使醫(yī)院綜合檔案管理工作常處于應(yīng)急、應(yīng)付和被動工作的狀態(tài)。另一方面，部分醫(yī)院檔案管理人員的觀念還未從傳統(tǒng)的實體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，工作中仍然從維護檔案的物質(zhì)安全和提供檔案實體服務(wù)為主，并未意識到自己的第一職責是高效率為檔案使用者提供檔案信息。坐等使用者上門是主要的服務(wù)方式，而結(jié)合醫(yī)院中心工作、提供主動服務(wù)，針對醫(yī)院室藏檔案內(nèi)容開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式難以付諸實施。[1]

4、醫(yī)院工作人員重收集整理，輕開發(fā)利用。

醫(yī)院的檔案管理人員比較重視檔案的收集和保存，忽視了檔案信息的開發(fā)和編研，檔案管理人員與臨床一線工作脫離，不了解一線工作的具體需要，信息的交流和反饋不及時不全面，信息資源編輯停留在檔案材料匯編、編寫大事記、組織機構(gòu)沿革等最基本、最簡單的參考資料上，很多珍貴的資料被束之高閣，“ 編”多“ 研”少，內(nèi)容簡單，形式單一，大多都是一些文件匯編、目錄匯編、數(shù)字匯編，重點不突出。而真正知識性、學術(shù)性、帶有研究價值的編研成果較少，不能準確地對醫(yī)療、教學、科研工作起指導作用，造成檔案的潛在價值也不能得到充分的發(fā)揮。[2]

二、構(gòu)建醫(yī)院綜合檔案新型管理模式的途徑探究

隨著醫(yī)療改革的日益深化，醫(yī)院對檔案服務(wù)的要求在不斷提高，醫(yī)院檔案涉及面和內(nèi)容也將更廣泛，更多樣化。在解決好現(xiàn)有問題的基礎(chǔ)上，如何跟上時代發(fā)展步伐，更好地完善醫(yī)院的綜合檔案管理體系，這是新時期醫(yī)院綜合檔案管理急需解決的問題。下面筆者就將結(jié)合時代要求和具體問題，以創(chuàng)新思想為指導，為構(gòu)建新型管理模式提出一些建議。

1、管理意識的創(chuàng)新

首先，院領(lǐng)導要加強自身和全院職工的創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，因為創(chuàng)新意識是內(nèi)驅(qū)力，只有醫(yī)院的領(lǐng)導和全院工作人員都具備了真正的創(chuàng)新意識，才會真正產(chǎn)生改革傳統(tǒng)，進取創(chuàng)新的想法，觀念的創(chuàng)新的實現(xiàn)創(chuàng)新的第一步。接下來要讓這種創(chuàng)新意識深入到醫(yī)院的各個工作崗位中，綜合檔案管理這個環(huán)節(jié)尤其要受到重視，檔案管理人員要在明確自身工作重要性和必要性的基礎(chǔ)上，努力更新思想觀念，及時掌握國內(nèi)外案學術(shù)、技術(shù)的最新發(fā)展動態(tài)，不斷更新知識，主動學習先進的管理經(jīng)驗，改善知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)造能力, 成為高素質(zhì)的復合型檔案管理人才，使檔案工作在探索中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

2、管理內(nèi)容的創(chuàng)新

醫(yī)院綜合檔案包羅萬象，要囊括醫(yī)院工作的方方面面，除了要收集和整理上文提到的各種檔案，醫(yī)院還應(yīng)順應(yīng)時代潮流、醫(yī)院發(fā)展和患者的實際需求豐富檔案的內(nèi)容，建立一些有針對性的特色檔案。比如整理名醫(yī)檔案，醫(yī)院可以通過業(yè)績考核、科研成果統(tǒng)計、患者投票、院內(nèi)評比等方式選出醫(yī)術(shù)精、醫(yī)德高的醫(yī)務(wù)人員，將他們的個人基本情況、擅長領(lǐng)域、科研成果、坐診時間、出診費用等信息收集起來，整理成名醫(yī)檔案，向患者公開，這種信息的透明化和對等性，不僅便于患者有針對性的選擇就醫(yī)，也可以提升醫(yī)院的聲譽和知名度；還有些醫(yī)院建立了特色服務(wù)檔案，記錄醫(yī)院為患者開展的各種人性化特色服務(wù)。比如山西省腫瘤醫(yī)院就本著服務(wù)患者的原則，相繼開展了“淋巴瘤康復俱樂部”“無喉患者發(fā)音重建”、“粉紅絲帶關(guān)愛乳癌患者”、“放療護送隊”等活動使病人在接受治療的同時享受到身心的愉悅，充分體現(xiàn)了對病人無處不在的人文關(guān)懷。檔案管理人員利用文字、相機、錄像等多種手段記錄了詳細記錄了這些活動的策劃、組織和良好效果，在省內(nèi)外其他醫(yī)院前來取經(jīng)時為他們提供了圖文并茂的詳盡材料，促進了醫(yī)療機構(gòu)的交流和共同進步。

    收集特色檔案，豐富檔案的分類是豐富醫(yī)院文化、加強醫(yī)院核心競爭力的保障之一，對醫(yī)院的長遠發(fā)展有著指導意義，是醫(yī)院對外宣傳的一個重要窗口。

3、管理制度的創(chuàng)新

完善管理制度是檔案管理工作順利進行的保障，醫(yī)院要在健全管理制度、落實科室和個人責任、加強執(zhí)行和監(jiān)督力度的基礎(chǔ)上，引入檔案學學科知識，在檔案管理的的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，檔都要做到條理清晰、目的明確，從初步收集、整理到最后歸檔都應(yīng)統(tǒng)一使用和國際接軌的先進管理方法，并且要不斷反思和嘗試，與時俱進，爭取形成一套符合檔案學學科規(guī)律和醫(yī)院自身實際，且在不斷發(fā)展完善的動態(tài)管理制度，將綜合檔案管理工作全面系統(tǒng)地納入準化、規(guī)范化、制度化管理的軌道。

4、管理手段的創(chuàng)新

在如今的信息化時代，計算機和互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中也起到了不可或缺的作用，計算機已成為現(xiàn)代辦公必不可少的工具。由于醫(yī)院綜合檔案的紛繁復雜、不斷更新，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)的要求，醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理不僅可以滿足大規(guī)模檔案的存放，也便于日后的查找和修改補充，現(xiàn)已是大勢所趨。醫(yī)院要給檔案室配備先進、完善的軟硬件設(shè)備，建立一套靈活的結(jié)構(gòu)化布線體系和覆蓋面廣、使用方便的計算機系統(tǒng)。對于新材料應(yīng)該采用傳統(tǒng)收集和電子收集這兩種方法，對于年代久遠，不易錄入的圖表也應(yīng)該利用掃描儀制作成電子版保存。同時，還要建立一支會應(yīng)用現(xiàn)代化操作設(shè)備的高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，在加強他們的檔案管理專業(yè)素質(zhì)的時候也要兼顧培養(yǎng)他們的醫(yī)學常識、計算機使用技能、數(shù)據(jù)庫管理技能、網(wǎng)絡(luò)安全知識等。最后，也是十分重要的一點是，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，保護電子檔案安全，對于檔案信息系統(tǒng)應(yīng)通過注冊檢查、身份驗證、加密技術(shù)、系統(tǒng)日志、權(quán)限檢查、數(shù)據(jù)備份、防火墻等方式，并設(shè)置系統(tǒng)恢復功能。[3]還應(yīng)該使用國家認定的專業(yè)正規(guī)軟件，防止因黑客、病毒的侵襲造成的電子檔案丟失和泄漏，造成不必要的損失。

參考文獻：

[1]楊 丹.談醫(yī)院綜合檔案室的檔案利用 [J].海峽科學，2010年第7期：73；

[2]鄧 影.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考[J].海峽科學，2011年第4期：77；

[3]王曉萍.醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2011年4月第11卷第4期：149。