淺析人事檔案管理機制對高校人才隊伍的影響

人才問題，是學校各項事業(yè)發(fā)展的前提，是高校改革發(fā)展的最核心問題。所以，高校應當重點關注人才資源管理基礎工作，促進優(yōu)秀人才健康成長和發(fā)揮作用，實現(xiàn)學校事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。高校人事檔案管理是高校人事管理工作的一部分，如何創(chuàng)新檔案管理機制，使其更好的發(fā)揮為高校人才隊伍服務作用是本文分析的核心所在。

一、高校人事檔案管理工作機制創(chuàng)新的重要性和緊迫性

通常來講，高校人事檔案工作是人事部門根據國家政策與教育方針，實現(xiàn)人才培養(yǎng)以及干部選拔、任用，同時建立相關檔案，詳細記錄教師、干部人員的個人經歷、政治作風、工作實績與表現(xiàn)等信息，從各方面反映教職工基本情況。人事檔案管理作為高校人事管理不可分割的一部分，負責收集、歸檔、保管教職工個人職業(yè)生涯成長有關的文檔信息。中共中央、國務院針對檔案工作明確表示：檔案作為黨與國家財富之一，能夠真實再現(xiàn)歷史發(fā)展軌跡。檔案工作屬于專門事業(yè)，為社會主義現(xiàn)代化建設、歷史研究等工作奠定了基礎，不但服務于現(xiàn)今工作，同時能有效維護黨與國家歷史底蘊。在高?？焖侔l(fā)展過程中，人事檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義。^[1]重點表現(xiàn)在以下幾個方面：一是干部選賢舉能與人盡其才，二是教師合理引進與綜合培養(yǎng)，三是管理者特長充分發(fā)揮等。換言之，高校人事檔案管理是否科學合理，會影響到高校人才自身潛能的開發(fā)、教學質量與整體素質水平的提高，乃至學校人員隊伍全面、穩(wěn)定、長期發(fā)展的方方面面，因此，必須受到高度重視。只有結合人事檔案掌握人才各方面信息，如經歷、特長、道德素養(yǎng)等，才能真正熟悉并成功吸納人才。以此為前提，根據人才各方面信息進行綜合評估，實現(xiàn)選賢舉能、人盡其才，按照評估結果，為人才提供最合適的崗位，方可展現(xiàn)其價值，最終給學校建設提供助力。對于促進學校全面、穩(wěn)定、長期發(fā)展而言，意義非常重大。

根據人事檔案管理現(xiàn)狀來看，高校人力資源管理存在著諸多問題，還未達到人才強校戰(zhàn)略規(guī)劃相關要求。所謂管理創(chuàng)新，主要是以管理思想、觀念創(chuàng)新為起點，遵從全新思想與理念，改革檔案管理制度、優(yōu)化師資結構、全面提升教師主觀能動性、為優(yōu)秀人才的吸納及培養(yǎng)提供最理想的環(huán)境。結合現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理者思想守舊，一味考慮經費投入與設施修建，事實上，檔案管理人員是檔案館的核心主體，其能力和綜合素質決定了檔案管理質量。面對新時代發(fā)展要求，高校人事檔案管理必須和自身發(fā)展緊密關聯(lián)，給社會提供更優(yōu)質服務，通過強大人才資源作為后盾，培養(yǎng)核心競爭力，實現(xiàn)長期、穩(wěn)定發(fā)展。所以，為解決當前面臨的種種問題，高校人事管理應當完成人事檔案管理機制的創(chuàng)新，盡快融入高校綜合發(fā)展的新形勢中去。注重人力資源開發(fā)與培養(yǎng)，探索人才特征，并根據人才特征，為高校人力資源發(fā)展提供指導意見，才能給高校發(fā)展提供更多的動力。^[2]

二、高校人事檔案管理機制存在的主要問題

“人才引進”、“科研項目”以及“師資培訓”等是各高校投入最多時間與精力的工作，然而這些工作大多數僅僅停留在諸如“拍腦袋想當然”、“參考兄弟院校策略”、或者“依據慣例”上，并未結合人才自身實際的情況，如何發(fā)揮人事檔案數據分析在其未來發(fā)展預測方面的作用，有著極其重要的現(xiàn)實意義。出現(xiàn)這樣問題的原因歸根結底在于高校人事檔案管理中機制存在許多問題，具體如下：

1.長期以來，對高校人事檔案管理關注度過低，并不重視。從實際情況來看，大多數工作人員、甚至相關領導在對高校人事檔案管理的理解上過于片面，他們認為人事檔案僅僅是一些基礎的并不能為單位創(chuàng)造任何收益的事務工作，例如裁剪、裝訂、保管等，與教學科研等工作之間不存在直接關聯(lián)，僅僅是保管各類材料信息，做到保密保存，滿足查檔需求即可。正是因為這種片面的認知，導致人事檔案工作得不到關注，在崗人員亦覺得工作本身缺乏意義；相關部門對此早已習慣，在工作內容上的拓展上無熱情不主動，更談不上創(chuàng)新改革、也無法為學校教學、教研以及人才建設提具有參考意義的資料，沒有展現(xiàn)自身存在的意義。

2.人事檔案材料缺失問題嚴重、出現(xiàn)問題并未主動處理。因為缺乏足夠關注，導致人事檔案材料的收集過于被動，主要體現(xiàn)在歸檔制度不完善、執(zhí)行懈怠、被動接收材料等方面，幾乎不會主動索取也不會在有任何缺失的情況下主動補充，更不愿做出任何改變與調整，即便出現(xiàn)相關需求。所以，部分人事檔案始終無法補齊，缺失現(xiàn)象比較普遍，導致人事檔案的不完整，無法發(fā)揮其為人才隊伍提供綜合信息的作用。^[3]

3.管理效率不高，能力有限，技術相對落后。大部分高校人事檔案依然處于紙質文檔保管階段，在科技水平快速發(fā)展的今天，始終未能真正達到電子化管理水平。即便許多人事檔案室配置有電腦，但只是為了打印檔案目錄，沒有起到其他作用，不能對人員資料快速查詢，也不能完成信息分類、匯總等工作，從整體情況來看，技術水平普遍落后，使人事統(tǒng)計必須依賴人工處理模式，導致人力資源不合理利用，既提高資源成本，又給工作效率帶來了嚴重影響。在學校決策期間，人事信息始終未能展現(xiàn)應有的價值，使人才建設受到諸多限制。

4.缺乏強大的人事檔案管理團隊。因為關注度較低，許多高校為節(jié)約成本，并未安排專門的檔案管理員，大部分從業(yè)者帶有兼職性質，時間與精力有限，造成高校人事檔案建設始終未有起色，從而帶來一系列連鎖問題。即便指派相關人員進行人事檔案管理，但專業(yè)人員較少，檔案管理知識不足，能力水平較低，檔案管理采用“想當然”手段來實施，難以發(fā)揮真正作用。無論是從高校人事檔案建設來看，還是從人事檔案管理作用來講，均有百害而無一利，效果微乎其微，甚至沒有發(fā)揮應有的作用。

三、高校人事檔案管理工作創(chuàng)新的指導思想和措施

為推動高校人事檔案管理事業(yè)取得更大進步，檔案工作人員必須具備開創(chuàng)性思維，本著嚴謹務實的態(tài)度處理各項業(yè)務，方可展現(xiàn)檔案管理價值。^[4] 高校人事檔案管理應當將人作為主體，不斷強化管理工作者自身能力與專業(yè)技能，加強管理隊伍的建設，提升管理人員的綜合素質水平，才能實現(xiàn)人才資源最大化的發(fā)展目標。

（一）理念創(chuàng)新

規(guī)范化、科學化作為檔案工作不斷走向成熟的基本前提，高校必須盡快完善人事檔案管理相關制度，比如收集、保管等制度，確保各項工作有序進行。

（二）堅持以人為本

高校人事檔案管理工作帶有服務性質，直接面向學校所有組織機構與教職工。對于檔案工作人員，必須注重服務質量，給所有服務對象留下良好的工作印象，才能更好的體現(xiàn)崗位的意義和價值。為保證服務質量，發(fā)揮人事檔案強大作用，必須做到“以人為本”。全面充分發(fā)揮人事檔案的作用，需要將優(yōu)質服務理念始終貫穿在工作中，確保人事檔案能夠客觀、真實的反映各類信息，才能為學校各組織機構提供最準確、有效的人員信息數據。

（三）遵從信息化發(fā)展理念，實現(xiàn)數字化建設

進入信息化發(fā)展時代，科技水平的發(fā)展日新月異。信息化建設不但影響人類歷史發(fā)展速度，同時給人們各方面帶來了翻天覆地的變化。隨著網絡環(huán)境日益成熟、電子文件快速發(fā)展與應用，檔案也隨之朝數字化方向不斷完善。^[5]在高校人事檔案資源數字化建設過程中，必須提前完成相關規(guī)劃，遵循長期發(fā)展思路，循序漸進達成目標，促使短期、長期目標能夠充分協(xié)調，共同實現(xiàn)預期規(guī)劃。必須盡可能開發(fā)人事檔案的價值，根據實際需求建立強大的管理軟件，使相關信息得到有效管理與維護，尋求電子檔案創(chuàng)建通道，依托網絡技術，在安全的網絡環(huán)境下真正做到數據資源的快捷利用。如構建全國或區(qū)域聯(lián)網形式的檔案管理系統(tǒng)，促使人事管理工作上升至全新高度，使提高工作效率進一步提升，從而在各領域發(fā)揮更大作用。

（四）科學合理的進行人力資源開發(fā)

人力資源作為無形、有形資源融合產物，也被叫做第一資源。通過各類資源對比不難發(fā)現(xiàn)，它具備基礎性、戰(zhàn)略性以及決定性特征，一直以來始終占據著主導地位。而在人力資源開發(fā)過程中，主要將人類智慧、知識等作為資源，經過深入挖掘與整合，全面發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、使用、調劑人才，促使各方面資源發(fā)揮最大作用。人力資源開發(fā)水平與高校發(fā)展息息相關，提升人力資源的開發(fā)利用有助于增強高校綜合實力。近些年，高校紛紛將重心放在教師與管理團隊建設之上，人才引進政策也越來越成熟，人才競爭已成為當今時代重要標志。高校不僅需要吸納人才，而且肩負人才培養(yǎng)重任，因此，人力資源能否得到有效開發(fā)，直接決定其核心優(yōu)勢能否形成。為達成人才強校戰(zhàn)略發(fā)展目標，高校必須注重人力資源開發(fā)工作，結合自身特征、優(yōu)勢與需求，完成人力資源科學配置，給人才發(fā)展提供最理想的平臺環(huán)境?？紤]到自身發(fā)展需求，高校應當針對性培養(yǎng)一批綜合實力過硬的教研人員，使他們成為創(chuàng)造型、傳授型等方面的中堅力量，借此形成與眾不同的品牌形象，打開知名度，吸納更多有志之士，讓學校更具活力。^[6]高校教研科技人才濟濟，在科教興國方面扮演者重要角色，而人事檔案則是人才資料“縮影”，對于人力資源開發(fā)有著重要意義。所以，高校人事檔案資源必須得到合理開發(fā)與充分運用，只有如此，才能更好的發(fā)揮為各類人才服務的真正價值，進而給學校發(fā)展奠定基礎、創(chuàng)造條件。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.00559.cn/w/qk/21223.html