企業(yè)檔案管理中避免重復(fù)歸檔策略淺議

 在信息化高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，企業(yè)在日常經(jīng)營活動中每天都接收到大量的資料，這些資料以紙質(zhì)或電子的形式通過各種途徑傳遞到企業(yè)各崗位員工的手中，成為他們?nèi)粘９ぷ鞯膮⒖肌⒁罁?jù)、憑證，其中具有保存價(jià)值的一部分最終歸檔成為檔案資料。由于原始資料的來源廣泛，并且越來越多的工作需要各部門協(xié)作配合，常常出現(xiàn)同一資料多渠道接收、多部門交互使用的情況，一旦進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，則出現(xiàn)多部門重復(fù)提交同一檔案資料的問題。由于目前檔案歸檔“雙軌制”的要求，紙質(zhì)文件和電子文件都需要妥善保管，重復(fù)歸檔會造成檔案庫房空間的浪費(fèi)；由于重復(fù)歸檔造成同一文件出現(xiàn)多個版本，一旦其中一個版本出現(xiàn)缺損，會給檔案調(diào)閱人員造成一定困擾，使其無法判定該資料的真實(shí)面目。

鑒于重復(fù)歸檔對檔案管理和利用造成的不良影響，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一些策略避免重復(fù)歸檔，以提高檔案資料的準(zhǔn)確性?？梢詮臋n案收集、檔案管理和檔案利用三方入手，采取不同的策略來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，從而提升檔案管理質(zhì)量，提高檔案利用效率。

1、提高業(yè)務(wù)部門檔案收集意識，樹立大檔案觀念

1.1業(yè)務(wù)部門檔案收集意識誤區(qū)

企業(yè)的業(yè)務(wù)部門是文件資料形成、使用和傳遞的基層環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門重復(fù)收集提交文件資料是造成重復(fù)歸檔的重要原因之一。當(dāng)前業(yè)務(wù)部門存在的普遍現(xiàn)象是以單獨(dú)業(yè)務(wù)的辦理為單元保存文件資料，比如審計(jì)部門對某項(xiàng)目進(jìn)行了審計(jì)，因?yàn)槭亲陨懋a(chǎn)生的文件，將該項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告作為部門文件留存在部門文檔中，并于年終歸入文書檔案；而項(xiàng)目管理部門根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)檔案要求將項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告歸入該項(xiàng)目獨(dú)立檔案中，待項(xiàng)目完成后統(tǒng)一歸入科技檔案。同一份審計(jì)報(bào)告在檔案中出現(xiàn)了兩次，就業(yè)務(wù)部門自我利用而言比較方便，對其他部門查閱利用就容易出現(xiàn)困擾。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，究其根本原因在于業(yè)務(wù)部門雖然具有一定的檔案保管意識，但僅僅將檔案視為本部門業(yè)務(wù)工作的參考憑證，而沒有看到檔案作為整個企業(yè)信息資源的重要價(jià)值。

1.2樹立檔案全過程和大檔案意識的作用

為避免上述重復(fù)歸檔情況，業(yè)務(wù)部門首先應(yīng)該樹立檔案全過程管理意識和大檔案意識。檔案全過程管理要求業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理之初、文件資料產(chǎn)生之時就根據(jù)國家或企業(yè)相關(guān)規(guī)定確定其歸檔類目，由管理相應(yīng)類目的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔工作，其他協(xié)作部門只負(fù)責(zé)向其提供文件資料，不單獨(dú)向檔案管理部門提交資料。比如項(xiàng)目建設(shè)檔案的審計(jì)報(bào)告是項(xiàng)目檔案的組成部門，應(yīng)由審計(jì)部門提供給項(xiàng)目管理部門，項(xiàng)目管理部門整理后將項(xiàng)目建設(shè)資料整體移交檔案管理部門，而審計(jì)部門不再單獨(dú)向檔案管理部門提交資料。這樣做可以將同一資料的出口控制在一個部門，避免出現(xiàn)重復(fù)提交檔案資料的情況。大檔案意識要求業(yè)務(wù)部門將自身的業(yè)務(wù)資料視為整個企業(yè)信息資源的有機(jī)組成部分，將其他部門的檔案資料作為自身業(yè)務(wù)參考的信息資源，各部門各業(yè)務(wù)要開放信息資源使其可共享、可流動，杜絕那種認(rèn)為歸檔工作沒必要、檔案留在自己身邊更有利于今后查考利用的錯誤觀念。如此當(dāng)進(jìn)行業(yè)務(wù)參考時，即可隨時直接調(diào)取查閱對方的信息資源，不需要自己再去復(fù)制和留存一份，從而避免了部門重復(fù)歸檔，從源頭上杜絕了檔案的重復(fù)制作和提交。

業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將歸檔工作納入部門的考核獎懲體系，制定歸檔工作實(shí)施細(xì)則，根據(jù)歸檔工作的時效、質(zhì)量等進(jìn)行相應(yīng)的獎懲，提高他們對檔案工作重要性的認(rèn)識調(diào)，動檔案工作人員的積極性。

2、明確檔案管理部門職責(zé)，互相協(xié)作統(tǒng)一管理

提高業(yè)務(wù)部門科學(xué)的歸檔意識，樹立檔案全過程管理意識和大檔案意識，能夠從源頭上避免重復(fù)歸檔。而作為檔案工作中樞機(jī)構(gòu)的檔案管理部門，對避免重復(fù)歸檔具有決定性的作用。

2.1檔案管理部門歸檔工作現(xiàn)狀

檔案管理部門在統(tǒng)一機(jī)構(gòu)下根據(jù)檔案性質(zhì)不同一般分為科技檔案、文書檔案、人事檔案和財(cái)務(wù)檔案等，在許多單位這些檔案由不同人員負(fù)責(zé)管理，各自接收各自的資料，相互之間是否有重復(fù)并不清楚。由于不同類別檔案之間在歸檔范圍上有所重合，如果檔案各處室之間交流不暢，容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔，比如某工程的批復(fù)文件，歸入文書檔案和科技檔案都有其合理性；文書檔案中的人事任免文件和財(cái)務(wù)文件是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案中的重要組成部分。

2.2檔案管理部門避免重復(fù)歸檔的相關(guān)對策

2.2.1規(guī)范歸檔范圍及整理要求

規(guī)范歸檔范圍及整理要求，使檔案整理有據(jù)可依，比如規(guī)定在資料歸屬有爭議的情況下，優(yōu)先考慮按相關(guān)性進(jìn)行歸檔，比如科研項(xiàng)目批復(fù)按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定應(yīng)是項(xiàng)目科技檔案的一部分，故按其相關(guān)性的密切度優(yōu)先歸入科技檔案。此外，考慮確保文書檔案的完整性，可將文件名列入文書檔案目錄，注明該文件歸入科技檔案某卷，這樣既避免了重復(fù)歸檔，又照顧了從不同檔案進(jìn)行檢索的實(shí)際需要。

2.2.2規(guī)范檔案資料登記錄入

規(guī)范檔案資料登記錄入，統(tǒng)一檔案名稱格式，科學(xué)設(shè)定標(biāo)識和關(guān)鍵字，利用信息化技術(shù)避免重復(fù)歸檔。檔案管理人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，仔細(xì)鑒別檔案資料的全部內(nèi)容，對檔案內(nèi)容進(jìn)行概括命名，文書檔案的案卷名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，卷內(nèi)目錄要完整填寫順序號、文號、責(zé)任者、提名、日期、頁號、備注，基建檔案案卷題名應(yīng)包括單位或地區(qū)名稱、工程名稱、卷內(nèi)材料內(nèi)容及主要文種，科技檔案案卷則要準(zhǔn)確填寫項(xiàng)目名稱、代字、代號及組件、附件、階段代號和名稱。每一件檔案資料都要設(shè)定關(guān)鍵字，如年代、類目（行政、黨群、經(jīng)營、生產(chǎn)等）、項(xiàng)目名稱、階段等，一方面方便歸檔時將相關(guān)性密切的文件資料進(jìn)行組卷，另一方面也為歸檔后的復(fù)檢提供便利。比如檢索“某項(xiàng)目一標(biāo)段”，則調(diào)出一標(biāo)段全部資料，再查看關(guān)鍵字為“招標(biāo)”的某幾個文件，如產(chǎn)生日期、頁號等完全一致，則有可能該文件重復(fù)歸檔，可查閱實(shí)際文件進(jìn)行確認(rèn)。由上述方法可有效避免多人合作整理同一項(xiàng)目資料可能出現(xiàn)的重復(fù)歸檔問題。

2.2.3規(guī)范資料接收機(jī)構(gòu)和工作流程

規(guī)范資料接收機(jī)構(gòu)，應(yīng)縮小檔案接收部門，由多渠道遞交資料，而入口只設(shè)定一個檔案接收部門。這個唯一的檔案接收部門負(fù)責(zé)對收集資料進(jìn)行甄別，根據(jù)歸檔范圍及整理要求，將資料分入對應(yīng)的檔案門類進(jìn)行歸檔，避免各種檔案各自為政、交叉作業(yè)。檔案接收部門應(yīng)精簡工作流程，采用數(shù)字化技術(shù)將接收、審核、登記、錄入等環(huán)節(jié)集成操作，管理員通過對比數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息即可對資料是否留存、留存歸入去向進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，避免資料重復(fù)采集；加強(qiáng)管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保錄入信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、工作流程上下環(huán)節(jié)銜接，同時可利用圖文識別軟件等技術(shù)提高錄入速度和準(zhǔn)確率。檔案接收部門還應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀和國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類，并將分類以制度的形式固化下來，并向整個企業(yè)推而廣之，成為全員共識，能夠減少習(xí)慣思維的干擾。

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力提高檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織科技、文書、財(cái)務(wù)、人事等不同類型檔案的管理人員進(jìn)行交流，也可定期輪崗，擴(kuò)大檔案工作人員視野，鍛煉業(yè)務(wù)能力。組織工作人員提前主動進(jìn)入工程科研項(xiàng)目收集檔案資料，全程參與項(xiàng)目管理過程，熟悉各類工程科研情況，督促項(xiàng)目兼職檔案員做好收集整理工作，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

3、重視檔案利用反饋，推動檔案資源共享利用

3.1檔案資料的動態(tài)化現(xiàn)狀

檔案資料歸檔之后并不是完全固定下來，隨著時間推移、人們認(rèn)識的深入等原因，會有新的資料產(chǎn)生并要求歸檔，這中間存在一定的時間差，有可能造成重復(fù)歸檔；某一類檔案如基建項(xiàng)目檔案一般要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工多個階段，文件資料形成周期長、涉及面廣，也容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔現(xiàn)象。比如某一項(xiàng)目的批復(fù)由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人開會帶回，為復(fù)印件，后由檔案部門歸檔；兩年后項(xiàng)目竣工時，項(xiàng)目組從上級機(jī)關(guān)取得了批復(fù)原件并歸入科技檔案。顯然后者的原件比前者的復(fù)印件更具有權(quán)威性和保存價(jià)值，而兩份檔案資料相差兩年，重復(fù)歸檔一時之間難以發(fā)現(xiàn)。

3.2業(yè)務(wù)部門反饋對優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)的作用

為避免上述這種情況，檔案管理部門可以采取前文所說的關(guān)鍵字檢索的方法，定期篩查重復(fù)檔案。而業(yè)務(wù)部門在查閱信息資料時，由于其業(yè)務(wù)工作的需要，必然對檔案內(nèi)容作深入研讀，也就更加容易發(fā)現(xiàn)重復(fù)歸檔的問題；出于對檔案準(zhǔn)確性的客觀要求，檔案查閱人必不會放過重復(fù)歸檔問題，而是會通過反復(fù)比對等手段確定唯一的參考依據(jù)，實(shí)際上幫助檔案部門鑒定和剔除了重復(fù)的檔案資料。這種互相促進(jìn)的效應(yīng)需要得到高度重視并加強(qiáng)鼓勵和引導(dǎo)。檔案管理部門在檔案查詢利用環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)設(shè)置查閱人反饋環(huán)節(jié)，且將反饋環(huán)節(jié)設(shè)置為必填項(xiàng)，督促查閱人反饋意見；對有價(jià)值的反饋內(nèi)容應(yīng)該進(jìn)行獎勵，比如開放知識社區(qū)的閱讀權(quán)限、延長檔案借閱時間、提供編研資料參考等，或與部門考核獎懲體系掛鉤進(jìn)行獎勵，調(diào)動業(yè)務(wù)部門和全員參與檔案建設(shè)的積極性。

為切實(shí)推動檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門的互幫互助，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的工作聯(lián)系，想方設(shè)法為業(yè)務(wù)部門利用檔案提供方便的途徑和方式，確保其及時、準(zhǔn)確、全面地查找到所需要的檔案資料。通過檔案信息檢索的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的全面率、準(zhǔn)確和快速。以檔案信息資源為紐帶，構(gòu)建檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門之間協(xié)同聯(lián)動、分級授權(quán)、開放透明的檔案信息共享機(jī)制，更好地推動檔案資源共享利用，發(fā)揮其應(yīng)有的寶貴價(jià)值。

綜上所述，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案宣傳工作力度，提高全員檔案意識，培育人人參與檔案建設(shè)的良好氛圍；高度重視檔案工作，將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、檔案部門落實(shí)、業(yè)務(wù)部門協(xié)助的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各層級在網(wǎng)絡(luò)中的工作職責(zé)；應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，規(guī)范制定檔案管理辦法及有關(guān)規(guī)章制度，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，形成完整的檔案利用和管理體系；利用信息化手段做好檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，提高檔案專兼職人員素質(zhì)，有效發(fā)揮檔案的信息功能，為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

 

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.00559.cn/w/qk/21223.html