淺析高校二級學(xué)院辦公室建設(shè)-成功教育

摘要：高校二級學(xué)院辦公室具有管理、服務(wù)、樞紐、參謀的工作職能，發(fā)揮著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、參與決策等重要作用。本文通過對辦公室工作職能的分析，從辦公室工作人員的素質(zhì)要求及辦公室管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化與創(chuàng)新等方面進(jìn)行系統(tǒng)闡述，淺析提高辦公室工作水平的方法途徑。

關(guān)鍵詞：學(xué)院辦公室  管理  以人為本  科學(xué)管理

學(xué)院作為大學(xué)的二級單位直接承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究及學(xué)科建設(shè)等重要任務(wù)。院級辦公室作為學(xué)院管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞機(jī)構(gòu)，是聯(lián)系學(xué)校與學(xué)院、學(xué)院與師生等關(guān)系的紐帶，起著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、參與決策等作用。院級辦公室工作水平的高低，直接影響著學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展，本文重點(diǎn)研究如何做好院級辦公室工作。

一、院級辦公室工作的職能

1、管理職能

管理職能是指在工作中具有組織、協(xié)調(diào)、規(guī)范、指揮的職能。在工作實(shí)踐中，辦公室的工作包括了方方面面，在每一項(xiàng)工作中都要涉及人或物的管理工作。通過組織與協(xié)調(diào)，規(guī)范與指揮，進(jìn)行職責(zé)劃分與事務(wù)處理，提高工作的效率和有序性。

2、服務(wù)職能

服務(wù)職能是指服務(wù)意識、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)藝術(shù)等方面的內(nèi)容。服務(wù)職能是由辦公室的工作性質(zhì)所決定的。每項(xiàng)日常具體工作都體現(xiàn)著服務(wù)，服務(wù)是辦公室的核心工作。服務(wù)意識是指按照“以人為本”的指導(dǎo)思想，“管理就是服務(wù)”,它反映了管理工作的本質(zhì)特征，反映了對自己所從事的管理工作的認(rèn)識和態(tài)度，屬于意識形態(tài)，顯得尤為重要。

服務(wù)態(tài)度是指，在服務(wù)意識的基礎(chǔ)之上，對本職工作和領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作以及臨時(shí)性工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神。完整的服務(wù)態(tài)度就是全局的觀念、整體的觀念。

服務(wù)藝術(shù)是指，在實(shí)際工作中與人交往、交流的表情、語言表達(dá)能力以及原則性與靈活性的掌握。服務(wù)藝術(shù)對一個(gè)學(xué)院的形象有著重要的影響，一句話、一件事，不論是否能夠辦理，都會在教師或?qū)W生的心中留下深刻的印記。辦公室工作要努力提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，提高廣大教師和學(xué)生的滿意度。

3、樞紐職能

樞紐職能是指做好人事、教學(xué)、科研等關(guān)系到學(xué)院事業(yè)發(fā)展的各種信息采集、收集、匯總、反饋，上傳下達(dá)的功能。院級辦公室在工作中，有一項(xiàng)重要的職能就是對各種信息的收集、匯總、反饋工作。這些信息的掌握將對學(xué)院未來的規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。在當(dāng)今社會中，各級領(lǐng)導(dǎo)的決策是依據(jù)各種信息所形成的數(shù)據(jù)而進(jìn)行的。辦公室要確保對各種信息正確收集分類和暢通傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。

4、參謀職能

參謀職能是指對學(xué)院的整體工作，或某一項(xiàng)工作進(jìn)行預(yù)先的規(guī)劃、謀劃、提出建議方案等項(xiàng)工作。例如，學(xué)院未來的發(fā)展規(guī)劃，辦公室就需要根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況提出未來發(fā)展規(guī)劃的草案，供教職工討論研究；又如，教學(xué)改革或創(chuàng)新，辦公室需要組成工作小組，負(fù)責(zé)研究提出建議方案；再如，有關(guān)的人事工作，舉辦學(xué)術(shù)會議，規(guī)章制度的建設(shè)，辦公室都要提出有關(guān)的建議性方案或草案，供領(lǐng)導(dǎo)決策。

因此院級辦公室在做好日常工作的同時(shí)，對學(xué)院的建設(shè)、發(fā)展、以及具體工作的參謀作用是十分重要的。

二、以人為本，全面提高辦公人員素質(zhì)

行政辦公人員在辦公室的工作中處于主導(dǎo)地位。各項(xiàng)工作都要通過工作人員來開展和完成。因此工作人員對工作的熟悉程度、責(zé)任心、工作能力和水平將決定工作完成的質(zhì)量。

1、過硬的思想政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是指政治立場、思想意識、道德品質(zhì)和工作作風(fēng)，它是行政管理的靈魂。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和學(xué)院的綜合協(xié)調(diào)，辦公室人員就必須不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和黨性修養(yǎng)，提高思想認(rèn)識水平。了解高等教育發(fā)展規(guī)律，熟悉學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，比較全面的了解學(xué)校中心工作和學(xué)院總體工作，立足全局，干好本職，提高工作水平。

2、良好的職業(yè)道德素質(zhì)

（1）服務(wù)意識

服務(wù)意識是對辦公室工作人員的一項(xiàng)重要要求。服務(wù)意識著重體現(xiàn)的是服務(wù)理念，服務(wù)意識體現(xiàn)在每一項(xiàng)具體的工作中，而服務(wù)理念是對本職工作的認(rèn)識水平。作為辦公室的工作人員，應(yīng)當(dāng)首先樹立起服務(wù)理念，這是十分重要的。作為管理工作來說，雖然有組織、協(xié)調(diào)、規(guī)范、指揮的職能，但是在具體的工作之中，體現(xiàn)的是服務(wù)。服務(wù)理念的樹立，對實(shí)踐工作中的服務(wù)意識具有重要的指導(dǎo)意義。

（2）協(xié)作精神

院級辦公室內(nèi)部有著明確的職責(zé)分工，常規(guī)性的、系統(tǒng)性的、日常性的工作有專人負(fù)責(zé)，職責(zé)不清將會造成工作混亂，互相推諉，無人負(fù)責(zé)。對外來講，辦公室的工作就是一個(gè)整體的工作，辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的，但更多的要互相配合和協(xié)作才能完成。協(xié)作精神就顯得十分重要。協(xié)作精神屬于思想上的，不是硬性的規(guī)定，也是對辦公室工作人員的基本素質(zhì)要求之一。

（3）學(xué)習(xí)與創(chuàng)新意識

面對不斷出現(xiàn)的新形勢與新任務(wù)，行政工作人員不能墨守成規(guī)，應(yīng)積極學(xué)習(xí)并善于接受新事物，探索嘗試新的工作方式和方法，創(chuàng)新思維，運(yùn)用高新技術(shù)及方法，高質(zhì)量、高效率地完成工作。

3、扎實(shí)的職業(yè)技能

（1）文字功底

文字能力是辦公室工作人員最基本的一項(xiàng)職業(yè)技能。文字能力是指起草公文和總結(jié)報(bào)告的能力。公文的起草和總結(jié)報(bào)告的撰寫反映著工作人員的理論水平和對工作認(rèn)識的程度。在公文中應(yīng)當(dāng)以最少文字的反映清楚事項(xiàng)的基本內(nèi)容；總結(jié)報(bào)告則反映工作的特色和取得的經(jīng)驗(yàn)。工作人員熟練的運(yùn)用文字，做到主題鮮明，詳略得當(dāng)，才能確保機(jī)關(guān)的政令暢通、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，使參謀助手、信息樞紐等職能發(fā)揮的淋漓盡致。

（2）外語水平

隨著高校教育改革的不斷深化，人才培養(yǎng)、科研合作與師資建設(shè)的國際化成為高校事業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)之一。在這種發(fā)展形勢下，作為高校中最基層的管理服務(wù)和綜合保障單位，院級辦公室義不容辭的挑起“提升國際化管理服務(wù)水平和支撐能力”的重任。全英文授課的教務(wù)管理，外籍教師的管理服務(wù)，外國專家的來訪接待，國際學(xué)術(shù)活動的會務(wù)組織等日常工作，對辦公室工作人員的外語水平提出了更高的要求。外語水平有兩個(gè)方面的基本要求，一是寫作水平，二是口語水平。隨著辦公室的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)呈逐漸高學(xué)歷、年輕化發(fā)展，工作人員的外語寫作水平有了普遍的提高，但是在外語口語方面還有著較大的欠缺。熟練運(yùn)用外語進(jìn)行書面表達(dá)與口語表達(dá)，提高涉外工作管理服務(wù)水平，也是對辦公室工作人員在新形勢下的要求。

（3）計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力

在科技飛速發(fā)展的當(dāng)代，熟練使用計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們必須掌握的基本技能之一。學(xué)院辦公室更要運(yùn)用這一現(xiàn)代化辦公手段，拓寬信息溝通渠道，為領(lǐng)導(dǎo)提供更為及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的信息資訊，為師生提供更為便捷、高效的管理服務(wù)，也為工作人員自身提供更為廣闊的發(fā)展空間。在熟練使用計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，工作人員可以進(jìn)一步探索嘗試，將大量復(fù)雜繁瑣的事務(wù)性工作進(jìn)行總結(jié)，將“紙上工作”移到“網(wǎng)上工作”，節(jié)省了時(shí)間與辦公用品的消耗，提高了工作效率和服務(wù)對象的滿意度。

三、科學(xué)管理，努力建設(shè)一流工作團(tuán)隊(duì)

為了做好院級辦公室的工作，除了對工作人員素質(zhì)的要求以外，對辦公室的整體工作也應(yīng)當(dāng)有明確的要求。

（1）規(guī)范管理

加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，使辦公室的各項(xiàng)工作規(guī)范化、程序化、有序化。對教學(xué)工作、科研工作、人事工作、財(cái)務(wù)工作、資料管理有相應(yīng)的管理辦法，使辦公室的各項(xiàng)工作做到有規(guī)章和規(guī)定可依，保證各種信息溝通的渠道暢通，努力使高校辦公室的各項(xiàng)工作規(guī)范、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)忙而不亂。

（2）職責(zé)明確

職責(zé)明確是指在院級辦公室中，主任、副主任、工作人員之間的工作關(guān)系。這是一種領(lǐng)導(dǎo)被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，辦公室主任應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)辦公室全面的工作，副主任協(xié)助主任開展工作，工作人員負(fù)責(zé)具體的管理工作。

（3）教育培養(yǎng)

在院級辦公室的工作中對工作人員的教育培養(yǎng)是非常重要的。教育就是為了適應(yīng)今后工作的需要，進(jìn)一步提高工作人員的學(xué)歷層次，接受新的學(xué)習(xí)教育，甚至可以出國進(jìn)修深造。培養(yǎng)就是為學(xué)院、學(xué)校培養(yǎng)后備干部，有意識把一些年輕的同志放在一線工作，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，在工作目標(biāo)上、工作質(zhì)量上提出更高的要求，讓他們有機(jī)會展現(xiàn)自己的才能，并推薦參加學(xué)校舉辦的各種培訓(xùn)班，提高工作能力和理論水平。

（4）改革創(chuàng)新

辦公室的工作是日常的、瑣碎的、重復(fù)性的。如果滿足于現(xiàn)狀，機(jī)械性的進(jìn)行工作，久而久之就會產(chǎn)生惰性，很難適應(yīng)學(xué)院工作的快速發(fā)展，辦公室的整體工作就會落后于學(xué)院整體發(fā)展的需要。所以，改革創(chuàng)新既可以激發(fā)工作人員的積極性，又可以適應(yīng)學(xué)校、學(xué)院總體發(fā)展的需要。辦公室的改革創(chuàng)新包括制度建設(shè)方面、工作程序、績效考核等多方面的創(chuàng)新。同時(shí)應(yīng)鼓勵辦公室工作人員積極提出合理化建議，在工作中思考，在思考中提升。

總之，做好院級辦公室的工作是一項(xiàng)長期的任務(wù)。這些年來，學(xué)院已經(jīng)把辦公室的建設(shè)工作納入到學(xué)院總體建設(shè)的規(guī)劃中。同時(shí)，對于辦公室工作人員，也納入學(xué)院隊(duì)伍建設(shè)之中，并積極倡導(dǎo)工作人員開展工作研究，鼓勵年輕的同志積極提高學(xué)歷層次，增強(qiáng)管理工作能力，提高服務(wù)質(zhì)量，將院級辦公室工作提高到一個(gè)新的工作水平。