醫(yī)院基建檔案管理工作的反思和探究

隨著社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療水平的不斷提高，我國各地各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，在醫(yī)院的新建、整修和擴(kuò)建的施工過程中，形成了醫(yī)院基本建設(shè)檔案（以下簡稱醫(yī)院基建檔案）。醫(yī)院基建檔案是基本建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、報(bào)批、設(shè)計(jì)、勘察、施工、使用、改造、修繕等過程中形成的檔案材料，可分為醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃部分（主要包括說明醫(yī)院的土地使用情況、地形地質(zhì)情況、整體規(guī)劃設(shè)計(jì)情況等的圖表和文字）、門診樓和住院樓建筑部分（主要包括有關(guān)主體建筑物的設(shè)計(jì)規(guī)劃、施工進(jìn)度、改造修繕等的文字和圖紙類統(tǒng)計(jì)資料）、公共建筑部分（包括有關(guān)辦公樓、食堂、鍋爐房、停車場、液氧站等的建筑圖紙和文字材料）、公用設(shè)施部分（包括有關(guān)醫(yī)院的供電、供暖、供氣和給排水等構(gòu)筑物、地上和地下的管道線路、整體綠化、人防工程等方面的材料）。由此可見，醫(yī)院基建檔案是一個(gè)數(shù)量龐大且較為復(fù)雜的系統(tǒng)，涉及到醫(yī)院主體的建設(shè)的方方面面，本文就將在闡述醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性的基礎(chǔ)上，反思現(xiàn)如今管理工作中出現(xiàn)的各種問題，并提出一定的改革對策。

一、醫(yī)院基建檔案管理的重要性

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)管理、長遠(yuǎn)發(fā)展和建設(shè)有著重要作用，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1、為醫(yī)院基本建筑物的管理和維修提供方便。

建筑物和構(gòu)筑物在使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)故障，如成都市第三人民醫(yī)院在上世紀(jì)八十年代時(shí)一次住院大樓外地下給水管道因年久失修而破裂滲漏，造成病房供水壓力不足，影響了樓內(nèi)幾百位病人的用水，也造成了大量的水資源浪費(fèi)。但是因?yàn)橹安恢匾暬ú牧系氖占恚鄙僭敱M的給水管道分布圖，維修工人只好在較大范圍內(nèi)破土動(dòng)工，耗時(shí)兩天才找到控制閥門，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，還影響了醫(yī)院的正常工作秩序。由此可見，如果醫(yī)院注意保存相關(guān)圖紙和文字材料，在維修和完善的過程中，就能及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的找出問題、解決問題，不影響醫(yī)院的正常運(yùn)營。 

2、在醫(yī)院的擴(kuò)建、改造過程中起到指導(dǎo)作用，醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供保證。

醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院建設(shè)的第一手材料，它記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史痕跡和現(xiàn)狀。在之后的擴(kuò)建和改造過程中，往往需要之前的規(guī)劃圖、線路圖等材料作為參考和指導(dǎo)，如醫(yī)院新建或者翻修建筑時(shí)，有時(shí)需要拆除一些老舊建筑物，還會(huì)涉及到一些隱蔽在地下的管道、線路，這些工程都需要根據(jù)以前的基建材料來進(jìn)行，否則會(huì)造成諸如延長工期、管道破裂等不必要的麻煩。

3、在工程質(zhì)量訴訟中起到證據(jù)作用。

在有關(guān)工程建設(shè)的質(zhì)量問題的訴訟中，基建材料是一種重要的歷史憑證，在解決產(chǎn)權(quán)歸屬、經(jīng)濟(jì)糾紛等問題方面起到關(guān)鍵性的作用，影響著案件的調(diào)查、取證、審理和判決。如江蘇省南通市某醫(yī)院的醫(yī)療大樓在1995年前后發(fā)生多次質(zhì)量故障，醫(yī)院將承建單位告上法庭。在取證過程中，醫(yī)院的檔案管理人員和代理律師根據(jù)需要及時(shí)提供相關(guān)材料, 并主動(dòng)參與幫助查閱有關(guān)的會(huì)議記錄及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人對該工程講話記錄等，經(jīng)過兩年的努力，最終以醫(yī)院勝訴告終，挽回了大部分經(jīng)濟(jì)損失。

4、可以為同類建設(shè)項(xiàng)目提供借鑒經(jīng)驗(yàn)。

同一個(gè)地市的地形、地貌、水文條件等地質(zhì)結(jié)構(gòu)和氣侯一般差異較小，很多基建材料可以為同類建筑所采納借鑒和利用，達(dá)到事半功倍的效果。如昌邑市人民醫(yī)院在進(jìn)行放療中心建設(shè)時(shí)，由于地表原建筑物的地質(zhì)資料保存完好，直接參考和利用原建筑物的地質(zhì)資料，得到了業(yè)務(wù)部門的認(rèn)可，這樣不僅可以節(jié)省時(shí)間，而且又節(jié)約了地質(zhì)勘察費(fèi)，提高經(jīng)濟(jì)效益和工作效益。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)如今很多醫(yī)院對基建檔案在醫(yī)院的管理建設(shè)中起到的重要作用認(rèn)識(shí)不足，沒有利用和發(fā)揮好它的價(jià)值，在檔案管理工作方面還存在一定的問題，，具體有如下幾個(gè)方面。

1、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理者意識(shí)淡薄，對基建檔案不夠重視。

有些醫(yī)院在建設(shè)過程中就沒有形成和收集基建材料的意識(shí)，不重視基建檔案整理工作，檔案管理人員與負(fù)責(zé)基建人員工作不協(xié)調(diào)，有的醫(yī)院甚至沒有相關(guān)的機(jī)構(gòu)或人員來進(jìn)行基建檔案的管理工作，更沒有完整的規(guī)章制度來保護(hù)并搞好竣工檔案的整理和保存。

2、在收集檔案資料時(shí)存在各種缺陷和問題。

首先，醫(yī)院在施工過程中，忽視基建檔案的收集整理，沒有安排專職人員，有的是施工員或工程師兼職，他們既缺乏有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，又缺乏足夠的精力，這就造成材料收集的不及時(shí)、不完整，各種圖表的內(nèi)容空缺，無說明性文字，一些重要資料和數(shù)據(jù)的殘缺丟失，例如，有的工程項(xiàng)目缺少建筑材料的出廠憑證或者缺質(zhì)檢認(rèn)定書、有的項(xiàng)目缺少具體的施工負(fù)責(zé)單位等，這些材料的缺失都可能導(dǎo)致項(xiàng)目竣工后存在質(zhì)量安全隱患或者日后在責(zé)任認(rèn)定方面的模糊等問題，以后一旦出現(xiàn)事故，就沒有依據(jù)和原始憑證，查找資料，澄清責(zé)任，為將來利用資料留下隱患。其次，書寫材料不規(guī)范，表達(dá)不確切，含義模糊，還有些圖紙的質(zhì)量較差，不易長期保存。重點(diǎn)工程檔案材料是反映該項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)的原始記錄，具有永久保存的價(jià)值。但存在著圓珠筆書寫，以復(fù)印件充數(shù)的現(xiàn)象，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。[1]最后，基建檔案的移交和后續(xù)補(bǔ)充工作不到位。醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，基建材料也應(yīng)該形成一定的系統(tǒng)，有的醫(yī)院卻只重視了最原始的基礎(chǔ)材料，之后的改建、翻修、擴(kuò)建等材料或沒有或放置混亂，在需要利用資料的時(shí)候找不到最新的材料，依然影響問題的解決。

3、檔案管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱，學(xué)習(xí)和進(jìn)修的意識(shí)也較弱。

我國的檔案學(xué)起步較晚，相關(guān)培養(yǎng)機(jī)構(gòu)也較少，因此檔案學(xué)的專業(yè)人才較為欠缺，現(xiàn)有的醫(yī)院基建檔案工作人員一般是兩類人，一類是缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的老員工，有的醫(yī)院甚至安排一些退休職工或者院領(lǐng)導(dǎo)家屬來管理檔案，他們的檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)欠缺，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)層次低，加之年齡等因素沒有動(dòng)力和精力去學(xué)習(xí)和提升工作能力，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件制作，用電腦操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺；還有一類是有相關(guān)檔案學(xué)知識(shí)的新進(jìn)人才，又存在著經(jīng)驗(yàn)不足，對醫(yī)院發(fā)展歷史和現(xiàn)狀了解不夠等問題。

三、醫(yī)院基建檔案管理工作的改革對策

結(jié)合醫(yī)院檔案的特點(diǎn)和多年的實(shí)踐，針對以上分析的種種問題，我們可以從以下幾個(gè)方面入手推進(jìn)基建檔案管理工作的改革。

1、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，引起醫(yī)院工作人員的集體重視。

搞好基建檔案工作，必須從思想上重視，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從宣傳、資金、人員引進(jìn)和培訓(xùn)等多方面給予關(guān)心和支持，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集整理歸檔保管和開發(fā)利用工作。領(lǐng)導(dǎo)者基建檔案意識(shí)強(qiáng)，醫(yī)院基建檔案工作就能得到重視、關(guān)心和支持。同時(shí)，還應(yīng)加大宣傳力度，努力營造良好的檔案工作外部環(huán)境和氛圍，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)，端正大家對基建檔案工作的態(tài)度，取得廣泛支持。

2、建立健全基建檔案管理制度。

完善的制度是工作順利完成的保障和指導(dǎo)方針，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)依據(jù)國家《檔案法》、國家檔案局和國家計(jì)委制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定范圍全面、科學(xué)合理、分工明確、獎(jiǎng)罰分明的基建檔案管理制度。首先要建立專門的機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行檔案的存放整理和監(jiān)管，如果條件不允許，也應(yīng)該由一位院領(lǐng)導(dǎo)來兼職負(fù)責(zé)；其次是制定相關(guān)的條例或者工作實(shí)施規(guī)定，并將基建檔案的管理工作納入醫(yī)院工作的考核體系中，明確基建檔案管理的范圍，歸檔分類的基本要求，基建檔案的移交與整理保存的基本標(biāo)準(zhǔn)，借閱使用的要求，專業(yè)檔案管理人員的職責(zé)等內(nèi)容，通過制度的形式將工作內(nèi)容和范圍明確，責(zé)任到人，并嚴(yán)格執(zhí)行，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率完整率和準(zhǔn)確率。[2]

3、加強(qiáng)與施工單位的交流合作，共同保障檔案的管理工作順利完成。

醫(yī)院在招標(biāo)時(shí)，應(yīng)該優(yōu)先選擇施工經(jīng)驗(yàn)豐富的正規(guī)公司承建項(xiàng)目，在簽約時(shí)就明確基建材料的重要性，要求施工單位在工程建設(shè)過程中重視基建檔案，醫(yī)院本身也應(yīng)該安排具有專業(yè)知識(shí)的人員參與施工過程，專門進(jìn)行資料的收集整理，施工中出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)要及時(shí)更新材料。另外也應(yīng)采取一定的行政、經(jīng)濟(jì)的手段來督促施工單位、建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作。在基建工程竣工時(shí)，對竣工資料逐項(xiàng)核對檢查，如有缺頁、字跡模糊不清、簽章手續(xù)不完備、三筆現(xiàn)象(紅筆、鉛筆、圓珠筆)、竣工圖任意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍(lán)圖等不符合要求的現(xiàn)象，一律退回。檔案收集不完整，工程不予驗(yàn)收；竣工材料不全或質(zhì)量不合格，工程驗(yàn)收人員不予驗(yàn)收；在竣工材料驗(yàn)收完畢后，由驗(yàn)收人員填報(bào)移交清單并簽名。[3]

4、提高檔案管理人員的地位，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

首先，提高檔案管理人員的地位和工資待遇，在醫(yī)院綜合考評時(shí)，對優(yōu)秀的或者工作努力的檔案管理員給予獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)；其次，應(yīng)該引進(jìn)一定數(shù)量的專業(yè)人才，并督促和鼓勵(lì)他們帶領(lǐng)老員工努力提升自己，幫助和指導(dǎo)老員工學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，樹立榜樣，發(fā)揮榜樣的作用。再次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案管理員的學(xué)習(xí)和進(jìn)修，提供多種機(jī)會(huì)和途徑，對現(xiàn)有檔案管理人員可通過委培、進(jìn)修和培訓(xùn)等繼續(xù)教育的方式,，在培訓(xùn)的過程中，不僅要讓他們學(xué)到知識(shí)和技能，更要讓他們明確作為一名基建檔案管理人員需要具備的素質(zhì)，不時(shí)反思自身不足，自覺地完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。

5、利用現(xiàn)代技術(shù)，推進(jìn)基建檔案走向現(xiàn)代化、電子化、信息化。

隨著電腦的普及和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代辦公趨向電子化和信息化，電腦軟件繪圖代替了紙筆繪圖，書面文字也多采用電腦打印，這不僅有利用資料的整理和長期保存，也方便以后的查找工作，能有效提高資料利用率和工作效率。因此，對于新建項(xiàng)目的檔案管理，我們應(yīng)該充分利用電腦技術(shù)，制成電子檔，對于一些年代久遠(yuǎn)的基建資料，則可以通過電子掃描的方式將其形成電子文件保存下來。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳馳兵.醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題與對策[J].城建檔案，2008年第8期：38；

[2]譚 偉，賈曉平.淺析醫(yī)院基建檔案管理[J].黑龍江科技信息，2009年第5期：334；

[3] 吳馳兵.醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題與對策[J].城建檔案，2008年第8期：39。