人事檔案管理中數據挖掘技術的運用研究

當前是一個計算機信息技術時代，人們無時無刻不再與信息打交道，高校在人事檔案管理工作上要與時俱進，跟上時代前進的腳步。數據挖掘技術作為一項新興技術，被廣泛應用在各個行業(yè)領域中，創(chuàng)造出了眾多的社會經濟效益。與傳統(tǒng)人事檔案管理方式相比較，通過將數據挖掘技術與人事檔案管理工作融合在一起，能夠有效優(yōu)化改善檔案管理工作情況，降低人事檔案管理人員的工作任務量，并且全面提升檔案管理水平，實現(xiàn)對檔案資料信息的最大程度開發(fā)利用和收集整理。

1  數據挖掘技術在人事檔案管理中運用的重要性

1.1  提高檔案管理效率，減少管理成本支出

在人事檔案管理工作過程中，通過合理運用數據挖掘技術能夠有效提升檔案管理效率，縮減檔案管理成本支出，創(chuàng)造出更多的社會經濟效益。與傳統(tǒng)人工檔案管理方式相比較，數據挖掘技術的應用能夠最大程度提升檔案資料信息的處理速度，實現(xiàn)對不同信息數據的歸類整理，深入挖掘出檔案信息存在的實際價值。由于受到檔案管理工作觀念的影響，檔案管理人員往往會憑借自身工作經驗展開對檔案內容鑒定作業(yè)，這樣會導致一些高價值的檔案資料流失，不利于充分發(fā)揮出人事檔案資料信息的作用。而基于數據挖掘技術輔助下，高校或者企業(yè)都能夠實現(xiàn)定量化的人事檔案管理，保障檔案鑒定工作的規(guī)范性和科學性，避免高價值檔案信息的遺漏丟失。

1.2  保障檔案管理安全，提高檔案信息保密性

眾所周知，人事檔案資料信息都是具有一定價值的，檔案管理人員需要認真做好檔案資料的安全保存工作，為高層領導作出人事管理決策提供科學依據。檔案管理人員要充分認識到檔案安全管理的重要性，要結合實際工作情況采取有效安全保密措施，提高檔案資料信息的保密性，確保檔案資料能夠被正常提取使用。檔案管理人員通過將數據挖掘技術與檔案管理工作結合在一起，能夠有效避免檔案信息遭到不法分子盜取利用，侵害到相關工作人員的隱私權益。數據挖劇技術的應用能夠充分保障檔案管理的信息安全，對每個檔案資料進行規(guī)范保管工作，提高檔案信息儲存的安全保密性。

2  人事檔案管理與數據挖掘技術概況

人事檔案管理實質是指開展一系列對各種檔案資料的管理活動，例如，檔案收集整理、檔案分類保存以及檔案鑒定分析等，每個檔案管理環(huán)節(jié)都是極為重要的。在高校人事檔案管理工作過程中，會形成教職工個人學習發(fā)展經歷、業(yè)務能力以及工作表現(xiàn)等內容的信息資料，高校檔案管理部門工作人員會詳細記錄好不同教職工的具體信息情況，這些檔案信息資料是學?？疾爝x拔人才的重要科學依據。因此，高校檔案管理人員要正確認識到人事檔案管理工作的中啊喲新，認真做好檔案信息收集整理與保管工作，充分保障學校人事檔案的完整性和安全性。在現(xiàn)代高校檔案管理事業(yè)建設中，信息化是檔案管理的核心發(fā)展內容，高校必須適當加大對檔案管理信息化建設的投資力度，積極引進應用先進的計算機信息技術，有效加強對檔案信息資料的開發(fā)利用和安全儲存，實現(xiàn)學校檔案信息的數字化發(fā)展。

數據挖掘是當前社會人工智能和數據庫領域研究工作發(fā)展的熱點內容，其實質是指從海量數據信息中有效挖掘出具有潛在價值的信息，科學做出歸納性的分析推理，為學?；蛘咂髽I(yè)高層領導提供可靠依據，降低決策管理風險。數據挖掘技術被廣泛應用在各個行業(yè)領域中，創(chuàng)造出了眾多的價值作用。數據挖掘技術主要是通過科學分析每個信息數據，并從海量數據中明確總結出數據規(guī)律發(fā)展的技術。在數據挖掘技術應用過程中，主要分為了三個工作步驟，分別是數據收集準備、數據規(guī)律尋找以及數據規(guī)律表示。其中，數據的收集準備是指從相關數據庫中選取中需求數據，將這些數據有效整理成挖掘數據集；數據規(guī)律尋找是指通過運用某種方法有效將數據集隱藏的規(guī)律尋找出來；數據規(guī)律表示則是指通過以用戶能夠準確理解的方式將數據規(guī)律表示呈現(xiàn)出來。

3  數據挖掘技術在人事檔案管理中的實踐運用

3.1  檔案科學分類歸檔

在人事檔案管理工作中，檔案分類是一項重要工作，其通過按照管理部門制定的相關標準制度內容，完成對不同檔案信息資料的科學劃分工作，這樣就能夠有效實現(xiàn)將不同性質、種類的檔案分類歸檔。檔案管理人員通過在檔案分類工作中高效運用數據挖掘技術，有利于減少自身工作任務量，提高對檔案歸類整理的綜合水平，促使檔案信息資料檢索變得更加快速有效。數據挖掘技術在人事檔案分類分析作業(yè)中，主要發(fā)揮出了其挖掘系統(tǒng)數據庫的分析功能，該項功能能夠將所有數據對象進行科學劃分種類。檔案管理人員可以結合自身的信息需求，利用數據挖掘技術快速尋找到相關用戶信息數據，同時根據信息實際性質特點進行分類歸檔。就比如，當用戶通過內部網絡安全訪問學校檔案館時，基于數據挖掘技術輔助下計算機能夠自動保留好用戶對檔案信息資料的訪問記錄，并且結合用戶個性情況和信息完成科學分類工作。

3.2  檔案高效收集整理

檔案管理人員在進行檔案收集整理工作中，可以通過利用先進的數據挖掘技術展開對檔案數據庫中數據的深入研究分析作業(yè)，同時科學建立起全面完善的數據模型，結合數據模型和測試樣本之間的特點進行對比，一旦發(fā)現(xiàn)了數據模型與測試樣本之間存在著相似之處，檔案管理人員就能夠利用測試模型中的分類方法分類管理對象。在實踐運用數據挖掘技術開展檔案收集整理活動中，檔案管理人員需要運用該項技術對檔案數據庫中的各項數據進行科學分析工作，以此確保描述方案內容的科學性和合理性，通過準確描述出一致存在的數據和概念模型，然后再對比測試，當檔案管理人員在多次測試后發(fā)現(xiàn)模型具備了較高的準確性，就能夠將該模型有效設置為標準，對不同對象展開分類整理。每個檔案管理人員都要清楚了解到信息收集是檔案管理活動的重要組成部分，高校檔案管理部門要想實現(xiàn)檔案管理的人性化發(fā)展，就必須認真做好檔案信息的手機整理工作。就比如，檔案管理人員可以通過利用計算機網絡技術，在網絡平臺上向信息收集對象發(fā)布調查問卷，引導不同對象在問卷中輸入信息，然后這些信息就會被輸入到數據庫中，供檔案管理人員使用。當新用戶的個人信息需要輸入到檔案數據庫中，計算機程序會主動結合檔案資料和檔案管理人員信息需求進行分析工作，有效明確信息輸入用戶性質和類型，確保檔案服務內容的高質量性和有效針對性。

3.3  檔案資料安全保存

在人事檔案管理工作中，檔案管理人員要高度重視檔案安全保存和保密工作，避免員工檔案信息資料遭到泄露流失，損害到員工的個人合法權益。檔案管理人員可以通過利用數據挖掘技術安全保存員工個人數據信息，有效防止人才出現(xiàn)流失現(xiàn)象。與此同時，在檔案管理各項活動中合理運用數據挖掘技術，能夠大大提升檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案信息資料的電子化形式保存，檔案管理人員和用戶查閱檔案信息更加安全和高效。高校檔案管理部門要將檔案管理與人事管理工作有效結合在一起，加強檔案管理的信息化建設工作，充分發(fā)揮出數據挖掘技術的作用，實現(xiàn)人事檔案管理的個性化發(fā)展，推動高校檔案事業(yè)建設穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展進步。

4  結語

綜上所述，高校要想保障人事檔案事業(yè)建設順利的發(fā)展，最大程度發(fā)揮出檔案信息資料的價值作用，就必須積極組建起專業(yè)化的人事檔案管理人才隊伍，引進應用先進的計算機先進技術。每個檔案管理人員都必須充分掌握運用好數據挖掘技術，幫助自身提高對檔案信息資料的管理質量和效率，方便用戶快速檢索查閱相關檔案信息，加強對用戶信息的收集整理和安全保全，這昂才能夠推動學校檔案管理工作的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.00559.cn/w/qk/21223.html