淺析高校會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的控制研究

    改革開放以來，我國社會快速前進(jìn)，經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，高校也隨之得到持續(xù)發(fā)展。與此同時，高校的財務(wù)會計(jì)也發(fā)生了一定的變化，開始呈現(xiàn)出對象復(fù)雜化、內(nèi)容多樣化，且具有極高的要求[1]。通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，加強(qiáng)高校財務(wù)會計(jì)的水平，不但是外部環(huán)境發(fā)展的需要，同時也是高校財務(wù)會計(jì)工作能夠達(dá)到時代發(fā)展需求的一個內(nèi)部條件。會計(jì)工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電算化發(fā)展是達(dá)到系統(tǒng)、規(guī)劃、正確的高校財務(wù)會計(jì)的重要渠道，是提升財務(wù)管理能力的重要條件。  

一、會計(jì)電算化信息系統(tǒng)概述

（一）會計(jì)電算化信息系統(tǒng)

    會計(jì)信息系統(tǒng)指的就是一個經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)，其主要的作用就是提供財務(wù)信息。具體有幾個部分構(gòu)成，例如財務(wù)處理程序、憑證、賬簿、報表以及記賬方式等，其具體的法律依據(jù)為會計(jì)規(guī)章制度、會計(jì)法以及法規(guī)等，并且根據(jù)一定的手段與程序?qū)?jīng)濟(jì)行為中有實(shí)際作用的信息數(shù)據(jù)加以搜集、處理、儲存以及傳送等，最終構(gòu)成一個有利于決策與管理的會計(jì)數(shù)據(jù)資料。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們越來越依賴信息技術(shù)，傳統(tǒng)的手工操作被計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)所替代是一個潮流趨勢，并且構(gòu)成會計(jì)電算化信息系統(tǒng)。

    所謂的會計(jì)電算化信息系統(tǒng)指的就是在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提條件下，計(jì)算機(jī)以及各種輔助設(shè)備作為處理信息數(shù)據(jù)的工具，互相聯(lián)系，且在會計(jì)法律法規(guī)的背景下，所構(gòu)成的形式獨(dú)特的一個會計(jì)信息系統(tǒng)。這個系統(tǒng)的基本構(gòu)成要素有：操作人員、計(jì)算機(jī)硬件與軟件、有關(guān)的信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)的會計(jì)法律條例等，該系統(tǒng)是一個計(jì)算機(jī)與人有機(jī)融合的系統(tǒng)[2]。

（二）會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的具體特點(diǎn)

     第一，自動化、集中化以及標(biāo)準(zhǔn)化。在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將原始的會計(jì)數(shù)據(jù)輸入時，計(jì)算機(jī)的程序是默許的，規(guī)格基本是一致的，信息數(shù)據(jù)處理具有標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)計(jì)算機(jī)的程序，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時的處理，可以對最新的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的更新，會計(jì)數(shù)據(jù)的規(guī)模越來、越復(fù)雜，就越能發(fā)揮會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的集中化特點(diǎn)。在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化之后，會計(jì)信息數(shù)據(jù)就能實(shí)現(xiàn)共享，數(shù)據(jù)在記錄之后，利用計(jì)算機(jī)對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取與處理，無需人工加以干預(yù)。

    第二，高精度、高效性以及精準(zhǔn)性。由于計(jì)算機(jī)本身具備較強(qiáng)的邏輯判斷力與較高的精準(zhǔn)性，因此在會計(jì)信息數(shù)據(jù)處理時不僅可以加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理的過程，并且還可以保證輸出信息的準(zhǔn)確，進(jìn)而提升會計(jì)信息的可靠性與真實(shí)性。

    第三，無紙化與磁性化。在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)當(dāng)中，其信息數(shù)據(jù)的存儲方式是文件存儲，不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲，而是利用磁性介質(zhì)對數(shù)據(jù)加以存儲。利用磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲的資料，和其它電子數(shù)據(jù)相同，具有一個特性，即增加、刪除、修改等不會留下痕跡[3]。另外，調(diào)用、反復(fù)的使用都比較便利。

    第四，會計(jì)檔案的簡單化。在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)，檔案數(shù)據(jù)通常是利用磁性介質(zhì)加以保存的，不但能夠節(jié)省空間，在管理與查閱方面也比較方便。

    第五，會計(jì)內(nèi)部控制的程序化。會計(jì)數(shù)據(jù)管理由最初的人工手工操作發(fā)展到現(xiàn)今的會計(jì)電算化信息系統(tǒng)，財務(wù)會計(jì)管理程序步入了標(biāo)準(zhǔn)化管理，利用計(jì)算機(jī)程序?qū)?jì)數(shù)據(jù)加以處理，致使會計(jì)內(nèi)部控制呈現(xiàn)程序化的發(fā)展趨勢。

    在高校中，會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制分成三個部分，分別是一般控制、應(yīng)用控制以及內(nèi)部審計(jì)控制等，在這三個部分中又分成若干部分，具體情況下下圖1所示。

二、高校會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

（一）缺乏足夠的會計(jì)電算化信息系統(tǒng)控制

    當(dāng)前，各大高校所使用的會計(jì)電算化軟件不一致，其軟件系統(tǒng)還普遍存在著安全性與實(shí)用性較差、系統(tǒng)不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，部分高校所使用的軟件系統(tǒng)甚至是非正版的會計(jì)軟件。而這種有缺陷的軟件系統(tǒng)將給高校的財務(wù)會計(jì)工作帶來一定的影響。

    1.系統(tǒng)安全運(yùn)作控制較差。要想會計(jì)電算化信息系統(tǒng)正常、穩(wěn)定運(yùn)作，就必須加強(qiáng)系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理。然而在會計(jì)電算化的工作當(dāng)中，一些高校會計(jì)部門僅僅是對之前手工系統(tǒng)會計(jì)工作人員進(jìn)行整合，并沒有聘請專業(yè)的電算化系統(tǒng)管理人員，對電算化系統(tǒng)沒有進(jìn)行有效的維護(hù)，同時也沒有對網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行進(jìn)行有效的監(jiān)督與管理[4]。一旦發(fā)生問題不能及時對其進(jìn)行維修，無法確保會計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

    2.系統(tǒng)功能設(shè)定不夠科學(xué)。在傳統(tǒng)的會計(jì)操作中，利用手工的方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，其中每一個環(huán)節(jié)都是緊密相連的，一旦其中發(fā)生問題只能通過賬務(wù)調(diào)整的方式加以處理。但是在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)中，具有“反結(jié)賬”以及“反記賬”等作用，一旦發(fā)生問題能對其進(jìn)行多次的修改，并不會有痕跡留下，就某種意義上而言，具有一定的優(yōu)越性，例如操作靈活多變，然而該作用的設(shè)定與《會計(jì)法》中的有關(guān)規(guī)定不相符，同時還加大了會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的難度[5]。

    3.軟件無法達(dá)到電算化審計(jì)方面的規(guī)定。伴隨著會計(jì)電算化的進(jìn)步，電算化的軟件類型逐漸增加，然而開發(fā)商僅僅是關(guān)注軟件的設(shè)計(jì)與研發(fā)，并未意識到要給會計(jì)電算化審計(jì)預(yù)留一定的測試空間，不利于審計(jì)線索功能的提供，對會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來一定的影響。

（二）日常業(yè)務(wù)控制力度不足

    1.業(yè)務(wù)流程控制方面。在高校的會計(jì)電算化中，其業(yè)務(wù)流程具體是對程序加以檢查，在出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)時，利用計(jì)算機(jī)中的控制程序檢查并控制業(yè)務(wù)的完整性與合法性。然而在高校日常業(yè)務(wù)控制中，存在著諸多的問題，例如思慮不周，檢查不全面，通常是在發(fā)生問題時才展開檢查與補(bǔ)救的措施，進(jìn)而導(dǎo)致高校會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的落后。

    2.財務(wù)審批制度方面。在高校會計(jì)電算化的日常業(yè)務(wù)控制當(dāng)中，財務(wù)審批是其中最為重要的一個部分，高校必須采取權(quán)限、范疇、程序責(zé)任等方面的審批體制，假使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)沒有依據(jù)有關(guān)規(guī)定中的程序加以審批，不依據(jù)收支規(guī)范進(jìn)行把關(guān)，就難以對高校的資金項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的控制與管理，以便避免浪費(fèi)的出現(xiàn)[6]。當(dāng)前，高校中出現(xiàn)浪費(fèi)資金的現(xiàn)象，大部分是由于不健全的審批制度以及沒有貫徹執(zhí)行制度而導(dǎo)致的。

（三）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督力度不足

    1.審計(jì)技能較差。內(nèi)部審計(jì)在高校的會計(jì)內(nèi)部控制中發(fā)揮著不可取代的作用。然而，目前很多高校的會計(jì)工作人員并不了解會計(jì)電算化信息系統(tǒng)，思想落后，沒有掌握會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的工作方式與內(nèi)部控制的手段，進(jìn)而造成會計(jì)電算化信息系統(tǒng)無法發(fā)揮監(jiān)督與管理的作用。

    2.會計(jì)電算化審計(jì)落后，趨于形式化。高校會計(jì)電算化的發(fā)展，使得審計(jì)工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的審計(jì)方式已經(jīng)難以達(dá)到會計(jì)電算化內(nèi)部控制的條件，缺少配套的電算化審計(jì)系統(tǒng)，導(dǎo)致高校電算化審計(jì)工作落后。此外，審計(jì)部門是高校內(nèi)部的部門，對會計(jì)電算化進(jìn)行監(jiān)督也就是對自身進(jìn)行監(jiān)督，而這種情況往往會導(dǎo)致相關(guān)工作人員在遇見問題之后，采取“大事化小，小事化了”的方式，不能從根本上解決問題，使高校的會計(jì)電算化審計(jì)工作趨于形式化。 

（四）缺少相對應(yīng)的內(nèi)部管理制度

    在高校中運(yùn)用會計(jì)電算化信息系統(tǒng)，使得會計(jì)核算形式與內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了一定的改變，傳統(tǒng)的手工操作系統(tǒng)中的內(nèi)部控制管理體制已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的發(fā)展需要。在當(dāng)前的大背景下，缺少一個和會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制相匹配的內(nèi)部控制管理體系，以便對高校的會計(jì)電算化工作進(jìn)行規(guī)劃化管理。  

三、改進(jìn)高校會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部控制的重視程度

    高校會計(jì)內(nèi)部控制水平的提升，能夠確保電算化信息的安全可靠，并且可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力的理論依據(jù)。在《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范》中指出，單位領(lǐng)導(dǎo)人必須對自身單位的內(nèi)部會計(jì)控制的構(gòu)建與實(shí)行承擔(dān)一定的責(zé)任。在高校中，領(lǐng)導(dǎo)人是其會計(jì)控制的首要責(zé)任人，必須提升自身對會計(jì)管理的思想理念，以身作則，強(qiáng)調(diào)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，進(jìn)而有效提升在高校內(nèi)部控制中會計(jì)電算化的關(guān)鍵作用[7]。

（二）制定并完善會計(jì)電算化的制度法規(guī)

    會計(jì)電算化在快速發(fā)展，且逐漸朝信息技術(shù)一體化方向發(fā)展時，有關(guān)會計(jì)電算化的犯罪行為已經(jīng)變成新型犯罪之一。當(dāng)前，由于有關(guān)會計(jì)電算化方面的制度法規(guī)還不夠健全，難以對該類犯罪行為加以控制與管理。比如進(jìn)行會計(jì)電算化操作過程中，針對沒有經(jīng)過準(zhǔn)許與會計(jì)電算化信息相接觸的行為，在法律法規(guī)方面并沒有提出較為明確的說明；就一些超越操作權(quán)限的會計(jì)電算化操作行為，并未提出相關(guān)的法律規(guī)定。所以，應(yīng)該加強(qiáng)并完善對有關(guān)會計(jì)電算化方面的法律規(guī)定，以便對會計(jì)電算化進(jìn)行有效的管理與控制，一方面是應(yīng)該明確指出會計(jì)電算化犯罪的實(shí)際行為以及處罰對策；另一方面應(yīng)該制定對會計(jì)電算化系統(tǒng)保護(hù)的法律條例。

（三）提升會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)的控制

    要想會計(jì)電算化在高校中充分發(fā)揮其優(yōu)勢，提升財務(wù)管理方面的服務(wù)質(zhì)量，就必須做到以下三點(diǎn)：（1）必須選擇正版軟件，不能使用沒有通過殺毒或者是檢驗(yàn)的軟件系統(tǒng)，對于一些外來的磁盤，必須通過檢查且確保合格之后方能上機(jī)使用。（2）在登錄系統(tǒng)的過程中，設(shè)定一個口令，避免不相關(guān)的人員非法入侵系統(tǒng)。（3）針對會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)的各個模塊、各個子系統(tǒng)，同樣必須設(shè)定一個口令，避免非法人員的入侵，進(jìn)而確保高校的財務(wù)會計(jì)工作不會受到影響。

（四）提升會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制

    會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全往往會受到各種因素的影響，進(jìn)而導(dǎo)致系統(tǒng)發(fā)生故障，例如自然災(zāi)害、程序結(jié)束操作不正常等等。為了確保計(jì)算機(jī)的安全運(yùn)行，預(yù)防因?yàn)橥庠谝蛩囟斐傻南到y(tǒng)運(yùn)行錯誤，必須采取有效的、相對應(yīng)的措施，具體有：（1）明確內(nèi)部操作的規(guī)定與制度，并非會計(jì)人員不能進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作。（2）對計(jì)算機(jī)操作設(shè)定權(quán)限。(3)嚴(yán)格控制操作人員的身份密碼。（4）對操作和接觸的日志進(jìn)行有效的管理與控制。（5）信息數(shù)據(jù)的存儲和處理必須分開。盡可能的避免外部因素對計(jì)算機(jī)帶來不安全隱患，確保計(jì)算機(jī)的正常、穩(wěn)定的運(yùn)作。

（五）提升會計(jì)電算化的檔案管理

    在高校的財務(wù)會計(jì)管理工作中，傳統(tǒng)的管理手段即手工操作，通過報表、憑證以及賬簿等方式，將各種財務(wù)信息數(shù)據(jù)記錄在紙質(zhì)上，對會計(jì)的賬本、憑證的調(diào)整、修改、增加、刪除等，均能從不同的印章與簽字來對責(zé)任進(jìn)行劃分。然而在會計(jì)電算化實(shí)行之后，與傳統(tǒng)的工作相比，會計(jì)電算化在有形記錄方面比較少，各種各樣的信息與數(shù)據(jù)均依靠計(jì)算機(jī)才能輸入、查找、閱讀[8]。在實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化之后，數(shù)據(jù)的載體呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，信息數(shù)據(jù)來自于計(jì)算機(jī)程序與數(shù)據(jù)，且由最初存儲在不同的磁性介質(zhì)中。假使沒有進(jìn)行有效恰當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制，就加大了沒有經(jīng)過準(zhǔn)許對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改的可能性，并且在對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改之后不會有痕跡存在，極易對電磁介質(zhì)帶來一定的損害，極易發(fā)生數(shù)據(jù)信息的損毀與丟失。為了預(yù)防會計(jì)電算化信息的操作風(fēng)險，應(yīng)該提升會計(jì)檔案的控制與管理，高校的財務(wù)會計(jì)工作人員不但要對紙介質(zhì)的會計(jì)資料進(jìn)行保存，同時也必須對磁性介質(zhì)下儲存的會計(jì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存，此外，還必須對系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)作中的各個會計(jì)資料與文檔加以保存。

四、結(jié)束語

    在整個會計(jì)發(fā)展歷史當(dāng)中，會計(jì)電算化是一個極為重大的改革，它對會計(jì)工作帶來了極為深遠(yuǎn)的影響。在高校的財務(wù)會計(jì)管理當(dāng)中，會計(jì)電算化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，利用會計(jì)電算化信息系統(tǒng)處理會計(jì)數(shù)據(jù)，使工作效率得到明顯的提升，使得會計(jì)工作人員由繁雜的工作中脫離出來，加入到高校財務(wù)的決策與管理當(dāng)中，極大的提升了會計(jì)數(shù)據(jù)資料的搜集與處理的能力，使信息數(shù)據(jù)更加的真實(shí)、準(zhǔn)確以及可靠，進(jìn)而有效加強(qiáng)會計(jì)分析的決策水平。而加強(qiáng)高校會計(jì)電算化的內(nèi)部控制，可以促使會計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)劃化發(fā)展，進(jìn)而提升會計(jì)工作的質(zhì)量，從而確保高校財務(wù)會計(jì)管理的正常、有序進(jìn)行。

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