應用型本科高校學生檔案管理工作模式的創(chuàng)新思考

高校學生檔案管理是高校管理體系中的重要組成部分，是學生成長發(fā)展過程中不可或缺的重要步驟，也是學校管理服務的重要體現，更是企業(yè)選拔人才的重要依據。應用型本科主要以培養(yǎng)學生的實踐應用能力為辦學定位，因此對于學生的檔案管理提出了更高的要求。目前應用型高校學生檔案管理工作存在一些問題，不利于學生的長遠發(fā)展和高校管理工作的改革創(chuàng)新。因此積極探索高校學生檔案管理工作模式的創(chuàng)新途徑是非常有必要的。

一、應用型本科高校學生檔案管理改革創(chuàng)新的重要意義

（一）充實完善學生信息，促進學生全面發(fā)展

高校學生檔案涉及學生從小到大接受教育的資料，是學生身份的象征，也是學生綜合素養(yǎng)的重要體現。目前高校學生的檔案主要包括學生的基礎信息、學習成績匯總以及學生在校期間的獎懲情況等，僅依靠這些并不足以體現學生的實習工作能力以及道德思想建設等。對高校學生檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，有利于不斷完善學生的整體資料，將學生的個性化發(fā)展，包括學生的興趣愛好以及學生的特長和學生擅長的工作等加入學生的檔案資料中，促使學生的個人信息和教育背景更加全面，幫助學生更加順利地步入社會工作。另外，新課改要求強化德育教育，要求提升學生的道德修養(yǎng)，高校學生檔案管理的改革將學生的道德建設作為重要內容，供用人企業(yè)參考，可以間接提升學生思想道德建設，不斷充實自身的人文素養(yǎng)和文化內涵，端正品行，幫助學生形成正確的價值觀，約束學生的不良行為，促進學生的全面發(fā)展。

（二）提升學校管理水平，完善學校管理體系

高校學生檔案是學校發(fā)展過程中的重要教育教學資源，是學校管理體系中重要的環(huán)節(jié)，也是學校提升教學質量、完善教學體系的重要依據。學生檔案管理不僅體現了學生的綜合素養(yǎng)和綜合能力，還反映了學校教學水平和管理能力。高校學生檔案的完善和創(chuàng)新，能夠促進學校管理水平的不斷提升。建立健全完整的規(guī)章制度，創(chuàng)新管理方法，促使學生的檔案信息更加全面和完善，將學生在大學期間一些較為重要的信息補充完整，也能從側面反映出教師的教學水平以及高校育人能力。另外，學生檔案管理作為高校管理中的主要部分，是高效管理體系是否科學合理的有效表現形式。學生檔案管理的改革創(chuàng)新是高校管理系統(tǒng)規(guī)范有序運行的基礎，學生檔案資料是教師教育的重要依據，是學校完善教學體系、培養(yǎng)人才的重要導向，也是評估教學水平教學質量的重要標準，因此對高校學生檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，能夠穩(wěn)步推進高校開展多樣化的教學活動，促進高校各項管理工作有序進行，推動應用型高校實現長久持續(xù)的發(fā)展。

（三）助力企業(yè)人才選拔，賦能助力企業(yè)發(fā)展

應用型本科是為國家和社會培養(yǎng)高層次應用人才的重要陣地，是強化學生實踐能力、增強學生社會適應能力的主要場所。因此學生的檔案資料對于用人企業(yè)來說將是選拔人才的重要參考依據，有助于企業(yè)更加全面地了解學生的綜合信息，從而為學生匹配更加合適的工作崗位，不僅解決了大學生目前就業(yè)難的困境，緩解了當下社會中就業(yè)供需不平衡的現象，而且也為企業(yè)選拔真正優(yōu)秀的人才，為企業(yè)的發(fā)展注入了創(chuàng)新活力。傳統(tǒng)檔案管理較為滯后，主要表現在學生的檔案信息不全面，以及學生的檔案信息更新周期較長，一般是在學生臨近畢業(yè)才將學生在大學期間的信息資料統(tǒng)一歸納到學生檔案中，不利于用人企業(yè)對于在校生的動態(tài)了解。改革之后的學生檔案管理體系可以實時上傳學生的信息資料，便于企業(yè)隨時與高校開展校企合作，共同為人才培養(yǎng)計劃制定合理的教學安排，從而為社會培養(yǎng)一批實踐能力強以及真正為企業(yè)發(fā)展賦能助力的高質量應用型人才。

二、目前應用型本科高校學生檔案管理的不足與挑戰(zhàn) 

（一）高校重視程度不足，資金投入較少

目前高校針對學生檔案管理工作中主要存在重視程度不足、資金投入較少的問題。部分應用型高校并沒有意識到學生檔案管理對本校管理體系以及教學體系的重要性，只是將學生的檔案管理工作視為一項簡單的不需要任何智能性和技巧性的活動，甚至部分高校并沒有設置專門的檔案管理部門，也沒有根據學生的情況將學生檔案進行分類設置。由此說明高校在教育教學以及整體管理體系中并沒有用到學生檔案這個較為重要的教育管理資源，也形成了學生檔案價值意義作用不高的落后意識。另外，高校對于學生檔案管理工作的資金投入較少，對于檔案管理人員缺少精心的選拔和考核，對于檔案管理設備缺少及時的更新換代，也忽略了檔案管理方法的改革創(chuàng)新，資金投入的不足導致學生檔案管理工作缺少有力的支撐。高校教育管理的重點主要在學生的學習實踐能力的培養(yǎng)以及高校整體的發(fā)展規(guī)劃上，對于學生檔案管理工作不到位，缺少有效的監(jiān)督和系統(tǒng)性的管理，導致出現學生檔案信息不健全等現象，從根本上來說不利于高校長遠發(fā)展。

（二）管理人員專業(yè)性不強，管理方法不科學

高校對學生檔案管理人員的任用缺少認真挑選，導致學生檔案管理人員并不具備檔案管理的相關理論知識和實踐經驗，管理方法也較為簡單，缺乏科學合理的針對性，也就導致學生檔案管理效率較低且創(chuàng)新力度不足的現象。學生檔案管理在高校整體的教育管理體系中的作用越來越高，這就對檔案管理工作人員的專業(yè)性和技術性提出了更高的要求，要求管理人員不僅要具備檔案管理的理論知識，了解掌握高校學生檔案管理的具體操作流程，更要具備創(chuàng)新變革意識，能夠根據高校的教學需求以及社會的用人需求及時更新檔案管理的方式方法。目前高校的檔案管理人員尚且不能滿足最新的要求，不是檔案管理的專業(yè)人員，這就導致檔案管理人員在具體的實踐操作中出現管理形式僵硬、程序化，甚至出現學生信息資料補充不完善的問題，或者是由其他部門的管理人員兼任的現象，這就造成管理人員對于檔案管理工作缺少長期持續(xù)性，工作積極性不高，對工作的參與度和投入度也較低，導致學生檔案資料的利用率不高，嚴重影響檔案管理工作的整體進程。

（三）師生檔案意識薄弱，管理工作缺少動力

教師作為高校教育工作的重要引領者，學生作為檔案管理工作的重要受益者，對于學生檔案管理的意識薄弱，關注度較低，也并未積極參與到學生檔案管理工作中，導致學生檔案管理工作動力不足。首先，教師在教育教學中主要關注自身專業(yè)學術水平的提升以及課程設置和教學內容的完善，對于檔案管理工作不在意，也不關注，教師也缺少對學生檔案工作的了解，并未意識到學生檔案資料對教學模式和課程設置優(yōu)化的重要性，缺少對學生檔案信息的利用率，也就不能推動學生檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。另外，學生也存在對自身檔案資料的關注度較低的現象，一方面表現在學生并沒有意識到檔案資料會隨著自身的升學安排發(fā)生相應的調動，缺乏關注與重視意識，學生在填寫一些材料時存在信息有誤、字跡不清晰、填寫不規(guī)范等現象，影響了學生檔案的整體性和準確性。另一方面表現在學生未能將自己在大學生涯中的一些表現和參與活動等信息資料及時地保存和存檔，也就導致學生在后續(xù)檔案完善的過程中出現信息補充不全面、信息備份丟失的現象，對于學生參與就業(yè)產生了不利的影響。

（四）管理方式傳統(tǒng)落后，缺少創(chuàng)新方法引入

當下高校檔案管理還停留在較為原始的方式方法上，主要還是依靠紙質版的檔案管理模式，容易出現管理難度大、占用空間大以及學生檔案資料補充不及時等現象。信息化時代已然到來，部分高校的檔案管理工作還尚未轉型升級，未能發(fā)揮信息化大數據的優(yōu)勢，造成檔案資料出現丟失損壞的問題，而且紙質檔案所需力和物力較多，對比信息化的高效性和便捷性，傳統(tǒng)的檔案管理方式嚴重浪費了學校的教育資源，檔案管理工作效率較低。另外，部分高校雖然引入了數字化技術，但是缺少對管理人員的培訓，管理人員對于學生的電子檔案上傳不及時，使用不靈活，不利于學生電子檔案的系統(tǒng)化發(fā)展。還存在學生檔案信息缺少有效的信息資源整合的問題，未能形成以主管部門為主體，各專業(yè)部門為輔助的完整體系，導致學生的檔案信息得不到充分細致的整合，也就不能滿足學校的教學需求以及企業(yè)的用人需求。

三、目前應用型本科高校學生檔案管理的對策和意見

（一）加大資金投入，納入高校管理體系

高校應提升對檔案管理工作的重視程度，應深刻意識到學生檔案不僅關系到學生自身信息的完整性和安全性，更對學生日后的考試工作以及日常程生活起到重要的證明作用，因此高校完善檔案管理順應教育體系改革和社會發(fā)展需求。推動高校學生檔案管理工作順利進行，高校要加大對檔案管理的資金投入，在全校范圍內開展學生檔案整改工作，從而帶動師生以及工作人員的關注度和參與度。一方面，高校要將檔案管理工作納入高校整體管理體系中，設置明確的目標和具體的工作安排，確保檔案管理工作的順利進行。也要建立健全相應的學生檔案管理制度，確保管理人員以及工作人員嚴格遵守規(guī)章制度，保證學生檔案資料的完整性和規(guī)范性，引起管理部門的重視以及確保工作人員工作的嚴謹性。另一方面，也要加大資金支持力度，及時更新機器設備，建立內部學生信息共享平臺，更新優(yōu)化學生電子檔案的系統(tǒng)設置，吸納采用專業(yè)檔案管理人員，推進學生檔案管理工作更高效更順利地進行。

（二）組建專業(yè)團隊，提升員工工作能力

專業(yè)的工作人員是檔案管理工作改革創(chuàng)新的主要動力，因此高校必須組建高質量的人才隊伍，確保學生檔案的完整性以及管理工作的創(chuàng)新性。首先，成立專門的高校管理組，負責統(tǒng)籌學校的檔案管理工作。不同的系別與專業(yè)成立對應的管理團隊，負責檔案管理的細分工作，從而保證學生檔案工作形成系統(tǒng)性的管理體系，促使高校教學以及企業(yè)引才更加便捷高效。其次，對工作人員及時進行工作能力的培訓，提升工作人員的業(yè)務能力，保證工作人員能夠順應時代的潮流將現代化技術融入學生檔案管理工作中。最后，完善工作人員的管理制度和獎懲制度，對于工作能力出眾的工作人員，給予薪資獎勵以及榮譽稱號等，以此激勵廣大員工認真開展檔案管理工作。當然也應定期召開工作匯報或者座談會，保證工作人員之間能夠進行交流與借鑒，提升檔案管理工作的質量和水平。

（三）強化師生管理意識，完善檔案管理制度

老師和學生應作為檔案工作的重要參與者提升自身的檔案管理意識，積極參與檔案管理工作的完善和發(fā)展。首先，對于教師來說應提高參與度，參與到學生檔案資料的收集和整理中，督促學生做好信息保存工作，隨時向學生普及檔案資料的重要性。也要做好檔案資料的利用工作，與檔案管理人員共同合作，了解學生的教育背景和個人特點，根據學生的不同情況開展調查，深入了解學生的發(fā)展規(guī)律，從而根據學生的特點豐富教學模式、優(yōu)化課程設置。為學生提供更加高質量的教學內容，滿足學生的多樣化需求。其次，高校也要開展檔案工作的宣傳動員活動，及時向學生宣傳檔案管理的重要性，以及向學生普及具體的信息資料收集和保存工作，促使學生強化主體意識以及維護學生的合法權益。最后，完善檔案管理制度，對原有的管理制度進行合理地修改和完善，促使檔案管理更加規(guī)范化。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法，引入現代信息技術

信息化時代的到來，為我們的生活帶來了更多的便捷性，學生檔案管理也應緊跟時代的潮流，引入現代化科技，提升檔案管理的現代化水平。首先，高校要及時增添現代化設備，將學生的紙質檔案重新錄入，為學生建立電子檔案，并且將學生在大學生中的學習表現以及思想建設情況隨時上傳到學生的電子檔案中，保證學生檔案的完整性以及為用人企業(yè)提供重要的參考。其次，加強工作人員的現代信息技術培訓，確保工作人員更快上手。也要保證學生信息的安全性，建立內部使用的信息網站，保護學生信息安全。

四、結語

綜上所述，應用型高校學生信息檔案的管理工作有著非常重要的意義，必須引起高校以及師生的重視，完善當前的檔案管理制度，提升工作人員的工作能力，引入現代化的科技設備，共同打造高校完備的管理體系，從而更好地保護學生的合法權益，為學生提供更豐富的個人簡歷，提高學生的就業(yè)率，為社會培養(yǎng)更多的實用型人才。

本文來源：《人生與伴侶》http://m.00559.cn/w/xf/31052.html